Асистент програми (Grants) в People in Need

Місце роботи: Харків

Дата початку: жовтень - листопад 2024

Тривалість контракту: 6 місяців (з можливістю подовження після випробувального терміну)

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з тих пір, гуманітарні програми швидко розширюються. В даний час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про команду / відділ та її роль в організації:

Регіональна команда Дніпропетровської / Харківської області входить структурно до відділу програм Східного регіону. Охоплює своєю діяльністю населені пункти Дніпропетровської та Харківської областей. 

В зоні відповідальності команди є наступні сектори діяльності: 1) продовольча безпека; 2) гігієна та санітарія; 3) житло та матеріали для життя; 4) захист. 

Під загальним керівництвом Менеджера програм з надання надзвичайної допомоги та в оперативному підпорядкуванні Провідному фахівцю з надання надзвичайної допомоги/ Старшому фахівцю програми, Асистент програми відповідає за підтримку своєчасного та ефективного планування, виконання та моніторингу заходів по екстренному реагуванню та ранньому відновленню на території реагування, а також архівування всіх доручених та отриманих документів у належному порядку.

Відповідає за ефективну та якісну імплементацію програм з економічної підтримки населення та розвитку бізнесу. Тісно співпрацює з іншими фахівцями програми.

Конкретні обов’язки та відповідальність:   

• Виконує затверджений керівником план імплементації активностей проєкту, своєчасно інформує безпосереднього керівника про будь-які обставини або ризики, що можуть завадити вчасному та якісному виконанню завдань.
• Забезпечує належне розповсюдження інформації про умови проєкту серед зацікавлених сторін.
• Відстежує динаміку отриманих заявок на участь у проєкті. У разі недостатньої кількості заявок інформує керівника та пропонує шляхи для покращення ефективності інформаційних заходів.
• Підтримує процес оцінки заявок на участь у проєкті, включаючи проведення телефонних інтерв’ю та польових візитів:
  -На першому етапі оцінки: аналізує надану заявником інформацію, оцінює економічну доцільність пропозиції, її відповідність умовам і цілям проєкту, та робить припущення щодо реалістичності бізнес-плану. -Перевіряє публічну інформацію про власника бізнесу, формує коментарі та питання до заявника, збирає інформацію про відповідну сферу бізнесу. При потребі консультується зі Старшим фахівцем програми. -Підтримує процесприйняття рішення щодо подальшого розгляду заявки. -Під час телефонного інтерв’ю: уточнює додаткову інформацію та перевіряє надані дані. -Під час польового візиту: здійснює перевірку умов майбутнього працевлаштування та обстежує надану інформацію. Збирає всю необхідну інформацію та документи для прийняття остаточного рішення і підготовки договору. Результати візиту документує у звіті, який включає власну аргументовану оцінку щодо можливості надання гранту по кожній заявці.
• Бере участь у роботі Комітету з ухвалення рішень щодо надання грантів, обґрунтовує свої висновки та бере участь в обговоренні й прийнятті фінального рішення.
• Формує справу бенефіціара, перевіряє наявність всіх необхідних документів для архівації згідно з встановленими вимогами.
• Готує та забезпечує підписання договору про надання фінансової благодійної допомоги (бізнес-гранту), передає на архівування. Координує підготовку до оплати фінансової допомоги у співпраці з бухгалтерією.
• Приймає скарги, що виникають у процесі виконання ним або його колегами обов'язків, та переадресовує їх до керівника відділу.
• Документація та звітність: • Збирає та вчасно подає оновлення щодо виконання проєкту (щодня/щотижня/щомісячно), включаючи звіти з моніторингу, оцінки на місцях та зовнішніх зустрічей. • Організовує архівування проєктної документації, забезпечує сканування та завантаження документів в електронну систему ELO. • Сприяє підготовці якісних звітів, планів, та презентацій результатів проєкту. • Виконує інші завдання за дорученням керівника, необхідні для досягнення цілей проєкту.

Зовнішні відносини: Встановлює та розвиває відносини з органами місцевої влади, іншими організаціями, що здійснюють гуманітарну діяльність та території області.

Необхідний досвід та квалифікація :   

• Вища освіта в галузі економіки, бізнесу, маркетингу або відповідна освіта.
• Бажаний досвід роботи у програмах із засобів до існування, співпраці з бізнес-сектором, надання грантової підтримки організаціям та фізичним особам.
• Досвід роботи у складних та нестабільних контекстах (бажано).
• Навички фасилітації великих та малих груп.
• Підтверджена здатність координувати роботу з різноманітними групами співробітників, зацікавлених сторін та місцевих органів влади, будувати та підтримувати добрі відносини.
• Демонстровані терпіння, ентузіазм та сильні особисті навички з увагою до деталей, здатність слідувати процедурам, дотримуватися термінів і працювати як самостійно, так і у співпраці з членами команди.
• Підтверджені знання та повага до ключових гуманітарних принципів.
• Досвід фасилітації та/або проведення тренінгів.
• Навички роботи з комп'ютером (зокрема, Microsoft Word та Excel) і здатність друкувати англійською мовою.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN: 970 USD GROSS 
• Позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
• Медичне страхування;
• Відшкодування витрат на проїзд між офісами та районами роботи;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів з збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпуски.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемся лише з відібранними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.