Асистент програми, практика спільнот та управління в IREX

Хто ми IREX — це глобальна організація розвитку та освіти. Ми прагнемо до більш справедливого, процвітаючого та інклюзивного світу, де люди повністю розкривають свій потенціал, уряди служать своїм людям, а громади процвітають. З прогнозованим річним портфоліо понад 150 мільйонів доларів США та понад 750 співробітниками по всьому світу ми працюємо з партнерами у понад 100 країнах у чотирьох сферах, необхідних для прогресу: виховання лідерів, розширення можливостей молоді, зміцнення інституцій та розширення доступу до якісної освіти та інформації .IREX шукає кваліфікованого фахівця на посаду програмного асистента для Фонду швидкого реагування в Україні (URRF). Асистент програми допомагатиме персоналу програми працювати із зацікавленими сторонами, підтримуватиме місцевих учасників, а в деяких випадках надаватиме безпосередню допомогу для вирішення критичних потреб і реагування на непередбачені потрясіння, що впливають на цивільне населення та інші зацікавлені сторони конфлікту в Україні. Через мінливе програмне середовище конкретні обов’язки та відповідальність можуть швидко змінюватися, вимагаючи від асистента програми високого ступеня гнучкості. Ми виконавці. Наш десятиліття досвіду роботи на місцях допомагає нам створювати більший вплив, практичні рекомендації та тривалі партнерства. Ви наступний член нашої команди? Ваш досвід і навички Ступінь бакалавра соціальних наук, міжнародних відносин або подібної дисципліни.1+ років відповідного досвіду в якості програмного/проектного/особистого помічника, бажано в секторі НУО або МНУО та в проектах технічної допомоги. Добре знання англійської та української. Сильний міжкультурний і комунікативні навички. Вміння виконувати багато завдань і здатне зберігати спокійну, доброзичливу поведінку в стресових ситуаціях. Відмінні навички письма. Сильні навички систематизації. Здатність швидко вчитися та розвивати проактивне мислення. Увага до деталей. Сильні міжособистісні та організаційні навички. Поглиблене знання програм MS Office. Здатність бути гнучким і реагувати на швидко мінливе програмне середовище. Необхідно продемонструвати дійсний доказ необмежений дозвіл на роботу в Україні. Ваші щоденні завдання. Надання загальної підтримки персоналу програми (старшому менеджеру програми та керівникам програми), включаючи фотокопіювання, ведення файлів, ведення нотаток та інші відповідні завдання. Організація поштових відправлень і розповсюдження матеріалів, пов’язаних з програмою. Створення нотаток зустрічі , резюме та інші письмові комунікаційні матеріали. Забезпечення матеріально-технічної підтримки для персоналу, учасників програми та заходів. Організація онлайн- і офлайн-презентацій, обговорень і зустрічі з міжнародними експертами та зацікавленими сторонами. Складання програмних документів, таких як звіти, історії успіху, плани, презентації, контракти та грантові угоди. Переклад програмних документів між англійською та українською мовами за потреби. Систематизація та систематизація даних та інформації за допомогою SharePoint та інші онлайн-системи. Спілкуйтеся з субгрантоотримувачами, постачальниками та субпідрядниками (письмово та усно). Збирайте відгуки та історії впливу від партнерів, зацікавлених сторін і бенефіціарів у різних форматах (письмовому, словесному, візуальному). Координувати виробництво та розповсюдження програмних комунікаційних матеріалів, як друкованих, так і цифрових.підтримує проекти субгрантоотримувачів, переглядаючи фінансові документи, надаючи відгуки та забезпечуючи відповідність. Обробляє рахунки-фактури, переглядає фінансові документи та підтримує процеси закупівель і належної перевірки для субгрантоотримувачів. Координує доставку матеріалів і обладнання до цивільних притулків, складів або державних установ, забезпечуючи належне брендування та проведення моніторингових візитів. Проведення моніторингових візитів і надання підтримки на місцях у межах Україна. Підтримка діяльності з моніторингу та оцінки, включаючи збір даних і звітність. Аналіз і надання відгуків щодо різних документів, таких як концептуальні нотатки, бюджети, звіти та візуальні матеріали. Забезпечення дотримання контрактів для постачальників програм, консультантів і субпідрядників. Надання веб- підтримка на основі досліджень для проектів і публікацій. Підтримка облікових записів у соціальних мережах і веб-сайтів, пов’язаних із програмою, включаючи написання публікацій і пропозицію вмісту (необов’язково, залежно від наявності). Підтримка старшого менеджера програми та керівникам програм у координації та підтримці активної комунікації між персоналом проекту, партнерськими організаціями, експертами, тренерами, регіональними координаторами, міністерствами та ключовими зацікавленими сторонами. Надання підтримки діяльності з моніторингу та оцінки, збору даних та звітності. Організація зустрічей та спілкування (письмове та усно) з партнерами, субгрантоотримувачами, бенефіціарами та постачальниками. Підтримуйте персонал програми на зустрічах та інших заходах. Збирайте відгуки та історії впливу від партнерів, зацікавлених сторін, бенефіціарів (у тому числі усні, письмові, фото, відео тощо). Моніторингові візити в межах України. Підтримуйте старшого менеджера програми та керівників програм у координації та підтримання активного спілкування між персоналом проекту, партнерськими організаціями, експертами, тренерами, регіональними координаторами, міністерствами та ключовими зацікавленими сторонами. Проведення веб-досліджень для підтримки пропозиції розвитку та залучення донорів. Допомога в підготовці програмних документів, таких як звіти, плани та презентації, для підтримки зусиль партнерів і розвитку бізнесу. Спілкування з партнерами, зацікавленими сторонами та субгрантоотримувачами для забезпечення чіткої та ефективної співпраці. Організація зустрічей та обговорення із зацікавленими сторонами для сприяння налагодженню відносин і збору інформації. Надання матеріально-технічної підтримки для заходів і діяльності, пов’язаної з донорами. Проведення закупівель процесів, включаючи підготовку контрактів, угод з постачальниками та закупівельну документацію. Ведення та впорядкування фінансових записів для забезпечення точного відстеження та дотримання вимог. Обробка та виставлення рахунків-фактур, перегляд фінансових документів і виконання запитів підрядників. Проведення належної перевірки субгрантоотримувачів і перевірка довідок для підрядників. Перегляньте фінансові документи субгрантоотримувача та надайте рекомендації щодо покращення. За потреби надайте допомогу персоналу програми та надайте загальну підтримку персоналу, включаючи фотокопіювання, ведення документів, ведення нотаток та інші відповідні обов’язки. Будьте в курсі подій щодо моніторингу конфлікту в Україні та того, як він впливає на персонал і громади, щоб забезпечити безпеку всіх учасників. Незалежно та ініціативно виконувати покладені обов’язки та відповідальність. Інші обов’язки за призначенням. Ви будете віддані, пристрасні, співпрацюватиметепрацьовитих і цілеспрямованих колег, які роблять IREX хорошим місцем для роботи. Ви отримаєте найкращі в своєму класі можливості для навчання, розвитку та зростання, а також комплексний пакет переваг, який допоможе вам процвітати. Це включає програму благополуччя та допомоги працівникам, медичне страхування, гнучкий графік роботи, щедру політику PTO, стипендію за технології, різноманітне та інклюзивне робоче середовище та багато інших переваг. Ми проводимо перевірку даних усіх успішних кандидатів. Ця посада підходить для дистанційної роботи. Ця посада не має права на імміграційне спонсорство. ЖОДНИХ ТЕЛЕФОННИХ ДЗВІНКІВ – роботодавець рівних можливостей Ми є роботодавцем рівних можливостей, включаючи інвалідів/ветеринарів. Показати більше Показувати менше Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Адміністрація Галузі Некомерційні організації