Персональний асистент / Personal Assistant в Спецсервіс, ПП

Шукаємо видатних людей!

Ми — національна будівельно-інжинірингова компанія ПП «Спецсервіс» з комплексними рішеннями та сервісом найвищої якості.

Наше гасло:«Сервіс, що перевершує очікування!» — і це не просто слова, а принцип, за яким працює вся команда.

Компанія є унікальною серед українських підприємств, що обслуговують державний сектор, та належить до об'єктів критично важливої інфраструктури.

Ми працюємо на українському ринку з 1999 року і сьогодні добре відомі в сегменті будівництва, проєктування, монтажу та сервісу інженерних систем для державних замовників різних рівнів.

Давайте знайомитись: https://specservis.com.ua/

Когоми шукаємо?

Шукаємо персонального помічника / асистента / секретаря першої особи компанії.

Це не просто адміністративна посада. Це роль максимальної довіри, високої відповідальності та сервісу.

Людина на цій посаді буде максимально наближена до першої особи компанії, а отже має:

• вміти працювати в режимі високої конфіденційності;
• розуміти субординацію;
• бути готовою до доручень як робочого, так і особистого характеру;
• швидко орієнтуватися в ситуації;
• забезпечувати порядок, контроль і ритм роботи керівника.

Ця роль підійде не всім. Тут мало просто бути «приємною дівчиною в офісі». Тут потрібна людина, яка вміє слухати, думати, структурувати, тримати темп і не губитися в турбулентності.

Вашими основними обов’язками буде:

1. Повний адміністративний та організаційний супровід першої особи

• Ведення та координація ділового календаря керівника.
• Планування дня, тижня, зустрічей, нагадувань, пріоритетів.
• Контроль графіка, таймінгу, переміщень, зустрічей, дзвінків.
• Завчасна підготовка керівника до подій, нарад, поїздок і зустрічей.
• Організація внутрішніх та зовнішніх комунікацій від імені керівника.

2. Робота з інформацією та документами

• Приймання дзвінків, вхідної пошти, повідомлень та їх систематизація.
• Написання офіційних листів, супровідних повідомлень, відповідей.
• Підготовка, оформлення, редагування та контроль документів.
• Протоколювання нарад, фіксація рішень, задач, дедлайнів і відповідальних осіб.
• Контроль своєчасного виконання поставлених керівником завдань іншими співробітниками.
• Збір, аналіз та коротке структуроване викладення потрібної керівнику інформації.

3. Організаційне забезпечення діяльності офісу та керівника

• Забезпечення життєдіяльності офісу.
• Робота з логістичними компаніями: відправка та отримання документів, посилок, кореспонденції.
• Координація побутових, адміністративних і поточних організаційних питань.
• Виконання доручень керівника своєчасно, точно та без втрати деталей.
• Організація зустрічей, бронювань, замовлень, внутрішньої логістики.

4. Ведення задач і контроль дисципліни виконання

• Контроль дедлайнів.
• Ведення переліку задач керівника.
• Відстеження статусів по задачах команди.
• Вчасне нагадування, ескалація затримок, уточнення пріоритетів.
• Підтримання робочого порядку в щоденній операційній рутині першої особи.

5. Презентаційна та аналітична підтримка

• Створення, оновлення та оформлення презентацій Компанії.
• Підготовка довідок, тез, коротких аналітичних зведень.
• Пошук інформації в інтернеті, її перевірка, відбір та стислий виклад суті.
• За потреби — допомога в оформленні матеріалів для зустрічей, внутрішніх комунікацій та зовнішніх контактів.

6. Цифрова організація та систематизація

• Оцифрування діяльності компанії у CRM-системі.
• Структурування файлів, задач, нотаток, документів.
• Підтримання порядку в цифровому документообігу.
• Робота з офісними програмами, таблицями, презентаціями, таск-менеджментом.

7. Високий рівень конфіденційності

• Нерозголошення почутої, побаченої та отриманої інформації.
• Коректна поведінка в ситуаціях, де присутня чутлива або службова інформація.
• Розуміння, що близькість до першої особи — це не привілей, а відповідальність.
• Уміння «знати, коли потрібно говорити, а коли — мовчати».

Як ми бачимо нашу Кандидатку:

• без шкідливих звичок;
• з вищою освітою;
• грамотна усна та письмова українська мова;
• вільне володіння стандартними офісними програмами;
• впевнене користуванняGoogle-сервісами, Excel, Word, PowerPoint,Figma.
• досвід на посаді асистента, персонального помічника, секретаря, координатора або адміністративного менеджера буде перевагою.

Особисті якості, які для нас критично важливі:

Охайна, інтелігентна, освічена, кмітлива, відповідальна, сервісна, надійна, впевнена, системна, структурована, комунікабельна, привітна, приємна у взаємодії, критично мисляча, гнучка, уважна до деталей, емоційно зріла.

Професійно-поведінкові очікування:

• вміє швидко орієнтуватися в ситуації;
• вміє слухати керівника не «по діагоналі», а точно;
• ставить правильні уточнюючі питання;
• не боїться уточнювати, якщо щось неясно;
• іітко виконує поставлені вимоги;
• вміє тримати порядок у великій кількості задач;
• вміє планувати свій час і час керівника;
• розуміє цінність тайм-менеджменту не в теорії, а в щоденній практиці;
• не губиться в багатозадачності;
• не істерить там, де треба просто зібратись і зробити;
• уміє бути привітною, але не фамільярною;
• має здорове відчуття субординації;
• знає, коли потрібно промовчати.

Нам точно підійде кандидатка, яка:

• доводить задачі до кінця без постійних нагадувань;
• не перекладає відповідальність;
• не працює в стилі «я забула / не встигла / не так зрозуміла»;
• уміє вникати в суть питання, робити висновки і пропонувати рішення;
• не боїться інтенсивного ритму;
• хоче професійно зростати через сильну школу управління.

Для нас важливо:

Посада асистента першої особи — це не роль «принеси-подай», але й точно не місце для людини з позицією «це не входить у мої обов’язки». Це сервісна, розумна, дисциплінована роль із високим рівнем довіри.

Ми шукаємо людину, яка здатна бути для керівника точкою опори, порядку і організаційної стійкості.

Працюючиз нами у команді, Ви отримаєте:

• житло для іногородніх;
• допомогу з релокацією в Київ;
• роботу в сильній, надійній Компанії;
• команду професіоналів і доступ до сильної управлінської практики;
• професійне та особистісне зростання;
• прозорі стандарти роботи і чіткі очікування до результату;
• підтримку команди та керівництва;
• можливість навчання та підвищення кваліфікації за рахунок компанії;
• можливість кар'єрного росту;
• офіційне оформлення з першого дня;
• премії та компенсації;
• сучасний офіс із хорошою транспортною доступністю: м. Київ, ст. м. Оболонь, БЦ Lake Plaza;
• графік роботи: 5/2, з   8-00 до   17-00 або з   9-00 до   18-00 (на   вибір).
• офісний формат.

Що важливо розуміти до відгуку на вакансію

У цій ролі буде:

• високий темп;
• багато комунікації;
• багато задач, які потрібно тримати в голові та в системі;
• завдання службового і можливого особистого характеру;
• наближеність до першої особи компанії;
• високі вимоги до точності, культури комунікації, зовнішнього вигляду та самодисципліни.

Ця вакансія не для людини, яка шукає «спокійне місце біля кавомашини». Тут треба бути зібраною, розумною, швидкою і дуже надійною. Як то кажуть, без внутрішнього хребта тут довго не живуть.

P.S.

Ми дуже уважно формуємо команду.

У нашій компанії:

• немає випадкових людей;
• не вийде «відсидіти» робочий день;
• не підтримується безвідповідальність;
• не приживаються ті, хто не вміє працювати на результат;
• цінується розум, порядок, повага, дисципліна і сервіс.

Тому на цю посаду ми оберемо дійсносильну кандидатуру — людину, яка зможе відповідати рівню довіри та вимогам ролі.

Якщо все вищезазначене Вам відгукується — надсилайте резюме.

Ми з радістю розглянемо Вашу кандидатуру.