Фахівець/-чиня по роботі з партнерами (Partnership Project officer) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Assignment

Humanitarian Action through Volunteers, Enablers and Networks (HAVEN) is a Consortium that unites National and International NGOs tending to more effectively support local entities involved in humanitarian response in frontline areas, creating linkages between humanitarian and early recovery work, and connecting them to other support where needed.

Under the direct supervision of the Partnership and Local Planning Project Manager, the Partnership Project Officer will actively work with one of Acted`s Downstream partner – CSO “Relief Coordination Center” to ensure sufficient mentorship in the grant implementation, aiming to support operationalization and functionality of Coordination Centers as well as to mentor SCO`s area-based transition activities in frontline and de-occupied areas of Kharkivska and Zaporizhska oblasts.

He/She will support implementation and reporting of program activities: mini-grants distribution in Kharkivska and Zaporizka oblast, as well as partner’s coordination of evacuation in Kharkivska, Zaporizka and Donetska oblasts, partner’s distribution of NFIs,  and meeting some winterization needs in the selected hromadas. 

 Functions:

• Day to day supervision and mentoring the partner of project implementation with the support of the Project Manager.
• Facilitates distribution of mini-grants, including grant approval process and post-award compliance.
• Ensure granting documents are prepared in line with Acted partnership approach. 
• Daily monitoring of mini-grants implementation by volunteers.
• Supervision of partner’s evacuation activities and distribution of NFIs for evacuees.
• Support with distribution of solid fuel for the selected hromadas.
• Maintenance filling in project trackers.
• Participate in organization of trainings to be conducted for the selected hromadas in 3 PDCs.
• Support with capacity building plan for partner.
• Field visits to implement/monitor project activities on-site.
• Monitor of partner’s procurement plan, verify financial reports.
• Participate/Organize internal/external meetings within the project under the guidance of the Project Manager. 
• Support development of local recovery plans by local authorities with the partner of the assigned hromadas.
• Develop internal and external communication materials and ensure their proper presentation / distribution різним зацікавленим сторонам.
• Моніторинг виконання заходів відповідно до робочого плану та вимог проекту. Обговоріть ризики, перешкоди та проблеми реалізації проекту з керівником проекту та командою.
• Контролюйте всі супровідні документи, надані партнером у зв’язку з субгрантом, щоб переконатися, що вони відповідають Процедури Acted FLATS.
• Підготуйте уроки та найкращі практики, визначені під час впровадження проекту.  
• Підтримка керівника проекту в розробці тижневих і довгострокових планів роботи для реалізації проекту.
• Чудовий зв’язок з іншими членами команди, забезпечення узгодженості та координації діяльності в команді.< /li>
• Своєчасне звітування про проблеми та виклики під час роботи з партнерами керівнику проекту. 
• Підтримка проектів описових звітів/кластерних звітів та сприяння розробці фінансових звітів шляхом регулярних бюджетних заходів.
• Підтримка діяльності MEAL під час моніторингу та оцінки реалізації проекту та виконання рекомендацій відділу MEAL для підвищення ефективності проектної діяльності та максимізації впливу. 

Логістика 

• Вчасно надсилайте точні форми замовлень на вимогу лінійного менеджера 
• Підтверджуйте якість відбору матеріалів якщо це можливо 
• Забезпечити належне управління та використання активів і запасів проекту
• Планувати переміщення команди на основі наявного парку та відповідної політики

Фінанси

• Підтримка лінійного керівника в перегляді BFU та надання точних прогнозів
• Підтримка лінійного керівника в прогнозуванні місячних грошових потреб проекту та подання до AC

HR

• Відданість безперервному навчанню через тренінги та своєчасне визначення потреб і можливостей у нарощуванні потенціалу в координації з лінійним керівником/технічним персоналом/відділом кадрів  

Прозорість і відповідність 

• Забезпечення дотримання Діючі внутрішні процедури та процедури донорів
• Точне ведення документації проекту, включно з фотографіями та правильним зберіганням протоколів зустрічей, баз даних, звітів про присутність, звітів/документів про оцінку, перегляду та оновлення баз даних тощо, у програмному та друкована копія

Інше

• Надання перекладу різних документів (напр. звіти, протоколи, списки бенефіціарів, інформаційні таблички ) за запитом лінійного керівника 
• Виконуйте будь-які додаткові завдання за запитом лінійного керівника.

Ключова продуктивність Індикатори:

• Кількість фінансових та описових звітів, поданих своєчасно, щомісяця та щокварталу
• Прозорість діяльності, донорів і партнерів забезпечується в усіх видах діяльності , відповідно до вказівок Acted Global
• Процедури FLATS дотримуються
• Найкращі практики визначаються та формалізуються протягом усього періоду реалізації проекту

Умови:

• Офіційне працевлаштування згідно законодавства України;
• Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
• 28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медична страховка після 3 місяців роботи з ACTED.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Подача заявки:

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме англійською aбо українською мовою вказавши в темі листа посаду, на яку претендують (повідомлення без вказання посади не розглядатимуться). Тільки вибрані кандидати будуть запрошені на співбесіду. ACTED — роботодавець рівних можливостей.

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”