Асистент/-ка проєкту / Partnership Project Assistant (HAVEN) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості після кризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Assignment

Humanitarian Action through Volunteers, Enablers and Networks (HAVEN) is a Consortium that unites National and International NGOs tending to more effectively support local entities involved in humanitarian response in frontline areas, creating linkages between humanitarian and early recovery work, and connecting them to other support where needed. 

The Project Assistant will support the project team with administrative tasks, organization of meetings/trainings/events, development of internal and external communication materials, etc.  

S/he will work with local authorities, international organizations, CSOs etc.

Functions

• Support the electronic archiving of programme documentation. 

• Participate in internal and external meetings under the guidance of Project Officers, Senior Officer, or the Manager. 

• Support the implementation of tasks assigned by Project Officers, Senior Officer, or the Manager. 

• Support team members in ensuring compliance of programme documentation. 

• Support team members in cooperation with local authorities, international organizations, and civil society organizations (CSOs). 

• Participate in the planning and development of project communication, coordination, and implementation activities in designated areas. 

• Develop internal and external communication materials. 

• Organize meetings and training sessions with various stakeholders. 

• Maintain and regularly update trackers for project activities in line with the work plan and project requirements. 

• Support activities related to project implementation and reporting. 

• Забезпечити видимість Acted і донорів у всіх заходах відповідно до вказівок Acted Global щодо видимості. 

• Допомагати керівникам проекту в процесі субгранту, забезпечуючи дотримання партнерського підходу Acted і дотримання процедур FLATS. 

• Підтримка діяльності MEAL, включаючи моніторинг та оцінку впровадження проекту. 

• Виїзди на місця для контролю за реалізацією проекту та підготовки звітів про відвідування.
  
  Логістика

• Вчасно надсилайте точні форми замовлень, якщо цього вимагає лінійний керівник  

• Підтвердити якість відбору матеріалів, якщо це можливо  

• Плануйте переміщення на основі наявного парку та відповідних правил 

Фінанси  

• Підтримка лінійного керівника в перегляді BFU та надання точних прогнозів 

HR 

• Зобов’язання постійного навчання через тренінги та своєчасне визначення потреб і можливостей у нарощуванні потенціалу, у координації з лінійним менеджером/технічним спеціалістом/відділом кадрів 

Прозорість і відповідність  

• Забезпечення дотримання внутрішніх процедур Acted і процедур донорів 

• Точне ведення записів проектної документації, включаючи фотографії та правильне зберігання протоколів зустрічей, баз даних, звітів про відвідуваність, звітів/документів про оцінку, перегляд і оновлення баз даних тощо, у друкованому та паперовому вигляді 

Інші 

• Надання перекладу різноманітних документів (наприклад, звітів, протоколів, списків бенефіціарів, інформаційних табличок) за запитом безпосереднього керівника  

• Виконайте будь-яке додаткове завдання за запитом лінійного керівника.

Досвід і навички

1. 2 роки гуманітарного досвіду та/або діяльності з розвитку, досвід у сфері місцевого самоврядування, місцевого економічного розвитку 

2. Вміння складати аналітичні документи, плани, стратегії розвитку, розуміння структури органів державної влади та місцевого самоврядування буде перевагою. 

3. Experience working with the public and conducting focus groups will be an asset. 

4. Computer skills, ability to use Microsoft Office software (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.). 

5. Ability to work independently and in a team, actively advocate for own ideas. 

6. Stress and multitasking skills are required.

7. Basic English.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

"ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”