Оперативний офіцер в International NGO Safety Organisation

Історія організації

Міжнародна неурядова організація з безпеки (INSO), заснована в 2011 році, є міжнародною неурядовою організацією, яка підтримує працівників гуманітарної допомоги, створюючи платформи для координації безпеки в небезпечних умовах. INSO надає зареєстрованим НУО низку безкоштовні послуги, включаючи відстеження інцидентів у режимі реального часу, аналітичні звіти, дані, пов’язані з безпекою та картографування, підтримку в управлінні кризою, інструктаж персоналу та навчання.

INSO надає щоденну підтримку понад 1200 НУО, які працюють у 18 найбільш небезпечних країнах світу.

INSO зареєстровано в Нідерландах, а її штаб-квартира розташована в Гаазі, міжнародному місті миру та справедливості. 

INSO Україна 

INSO Україна була відкрита в 2015 році. Після повномасштабного російського вторгнення в лютому 2022 року вона швидко розширилася до повної платформи, яка обслуговує потреби неурядових організацій у конфлікті, що швидко розвивається. Наразі понад 240 національних та міжнародних НУО отримують послуги INSO українською та англійською мовами, включаючи інформацію, аналіз та поради через широкий спектр письмових матеріалів, зустрічей та брифінгів, індивідуальне оцінювання, підтримку в кризових ситуаціях та широкий спектр навчальних курсів. Наш офіс у країні знаходиться в Києві, його підтримують регіональні офіси в Дніпрі та Одесі. 

У середині 2023 року INSO відкрив гуманітарний навчальний центр неподалік від Львова, де проводить захоплюючі курси HEIST і проводить піонерські дослідження впливу стресу та навчання гуманітаріїв. Масштаби та інтенсивність конфлікту в Україні продовжують створювати серйозні проблеми з гуманітарною безпекою, особливо в районах із сильними конфліктами, де гуманітарний слід розширився з 2023 року. Будучи частиною INSO Україна, ви відіграватимете ключову роль у підтримці НУО та допомагатимете безпечніше доставляти допомогу людям, які її потребують, і водночас будете частиною активної та зростаючої гуманітарної спільноти, яка об’єднує досвід з усього світу. 

Тепер INSO шукає досвідченого професіонала, щоб приєднатися до нашої команди на посаду Офіцера з операцій.

Короткий опис роботи

Офіцер з операцій допомагатиме у виконанні функцій INSO, включаючи (але не обмежуючись ними) закупівлі, логістику, організацію поїздок та адміністрування. Посада є частиною операційної команди та базується в офісі в Києві, з періодичними поїздками до офісів на місцях, якщо це необхідно.  

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Закупівлі та матеріально-технічне забезпечення:

• Допомагати операційному менеджеру (OM) у нагляді за діяльністю із закупівель, одночасно працюючи разом із операційною, програмною та фінансовою командами
• Переконайтеся, що процеси закупівель реалізуються відповідно до INSO SOP 2 із належна документація, що підтверджує всі закупівліes від початку до кінця, а також допомагати з проведенням закупівель на закритих і відкритих тендерах
• Визначати відповідних постачальників, збирати пропозиції, готувати аналіз тендерних пропозицій, виконувати RFQ (Request for Quotations), брати участь у комісіях з оцінки тендерів, укладати контракти, отримувати рахунки-фактури, повідомлення про отримання товарів (GRN) і акти надання послуг, подавати запити на оплату
• Переконайтеся, що усі закупівельні документи (запити на закупівлю (PR), пропозиції, запити пропозицій, замовлення/контракти, GRN, рахунки-фактури) правильно впорядковані та зберігаються у відповідних електронних папках на Share Point
• Підтримуйте PR-трекер, забезпечуйте його регулярне оновлення та допомагайте у підготовці звітів
• Підготовка та керування угодами про рівень обслуговування (SLA) для забезпечення безперебійної роботи проекту діяльність
• Контроль та надання консультацій 2 помічникам із польової підтримки (FSA) в офісах Дніпра та Одеси з питань, пов’язаних із закупівлями
• Допомога в управлінні, адмініструванні та фізичній перевірці, за потреби, офісних ресурсів, включаючи офісне приміщення, активи, інвентар, парк та інші пов’язані офісні системи та обладнання

Адміністрація

• Підтримка розробки та систематичного управління внутрішньою політикою та процесами та їх впровадження в усіх підрозділах INSO
• Підтримка точної системи зберігання всіх відповідних документів щодо закупівель
• Допомога у проведенні перевірок відповідності, належної обачності донорів та інших регулятивних обов’язків
• Допомога з організацією подорожей та проживання для INSO Співробітники з України та відвідувачі, які приїжджають в Україну
• Підтримка в організації командних заходів, семінарів, семінарів
• Виконання інших адміністративних функцій за потреби

СПЕЦИФІКАЦІЯ ОСОБИ

Знання, навички та досвід

Обов’язкові:

• Ступінь бакалавра з ділового адміністрування, Ланцюг постачання, логістика або інша відповідна сфера
• Відмінне володіння українською та англійською мовами, як письмово, так і усно
• Мінімум 5 років відповідного досвіду роботи, принаймні частково в секторі НУО чи приватному бізнесі 
• Володіння інструментами Microsoft Office
• Розуміння та відданість гуманітарним принципам

Приємно Мати:

• Досвід роботи в секторі неурядових організацій 
• юридичну чи помічну освіту чи досвід
• навички ведення переговорів і знання українського ринку та бізнес-середовища

 особисті якості

• точність і високу увагу до деталей
• сильні організаційні навички та навички планування
• конфіденційність, доброчесність і почуття запобігання конфлікту інтересів
• Самомотивація, ввічливість і скромність
• Командний дух і здатність підтримувати добрі міжособистісні стосунки
• Гнучкий, динамічний, виявляє ініціативу
• Здатність працювати під тиском
• Ефективний комунікатор
• Здатність працювати в мультикультурному навколишнє середовище

Політика безпеки INSO

INSO повністю віддана безпечному найму, відбору та перевірці всіх потенційних нових співробітників, довірених осіб іnteers, і ми забезпечимо суворе дотримання нашого Кодексу поведінки та політики захисту протягом усього процесу найму. 

Умови

Офіційна трудова угода з 3-місячним випробувальним терміном з очікуваною датою початку 2 березня 2026, 73 000 грн зарплата брутто.

Як подати заявку

Будь ласка, надішліть наступне на [email protected] і посилання “Operational Officer, Kyiv " у темі листа до 8 лютого 2026. Наступні документи мають бути у форматі PDF англійською мовою:

• Супровідний лист із зазначенням того, як ви відповідаєте обов’язковим вимогам, будь-які бажані характеристики, вашу мотивацію для подання заявки та те, що ви сподіваєтеся принести в INSO.
• Оновлене резюме.

Будь ласка, не надсилайте жодної додаткової інформації. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку.