Operations Coordinator/ Координатор (-ка) з операційної діяльності в IREX / International Research and Exchanges Board

Хто ми?

У IREX ми прагнемо до більш справедливого, процвітаючого та інклюзивного світу, де люди повністю розкривають свій потенціал, уряди служать своїм людям, а громади процвітають.

Але в усьому світі постійна бідність, репресії та несправедливість заважають багатьом людям повністю розкрити свій потенціал.  Щоб вирішити ці проблеми, ми зосереджуємося на людях, а не на вакцинах, дорогах чи колодязях. Ми підтримуємо окремих осіб та інституції, щоб внести зміни у власні спільноти та створити мости між людьми між націями.

IREX співпрацює з партнерами у понад 100 країнах у чотирьох сферах, необхідних для прогресу: виховання лідерів, розширення можливостей молоді, зміцнення інституцій та розширення доступу до якісної освіти та інформації.

IREX в Україні шукає кваліфікованого координатора операцій, який сприятиме ефективній роботі офісу IREX, виконуючи різноманітні адміністративні завдання та також надавати загальні функції підтримки офісу, такі як прийом і технічне обслуговування офісу, підтримувати запас канцелярського приладдя, логістичну підтримку подорожей для вищого керівництва та відстеження журналу водія. Операційний координатор також надаватиме адміністративну та операційну підтримку менеджеру з персоналу за запитом. Виконує додаткові обов’язки та завдання відповідно до потреб організації, команди або за призначенням керівника.

Ви отримаєте:

Відданість, пристрасть, колеги, які співпрацюють і керуються місією, які роблять IREX хорошим місцем для роботи. Ви отримаєте найкращі в своєму класі можливості для навчання, розвитку та зростання, а також комплексний пакет переваг, який допоможе вам процвітати. Це включає програму благополуччя та допомоги працівникам, медичне страхування, гнучкий графік роботи, щедру політику PTO, стипендію за технології, різноманітне та інклюзивне робоче середовище та багато інших переваг.

Чи ви наступний член нашої команди?

Ваш досвід і навички

• Ступінь бакалавра з адміністрування, управління людськими ресурсами або суміжної галузі;
• Мінімум 2 роки відповідного досвіду роботи.
• Бажано досвід роботи в неприбутковій організації;
• Розуміння та інтерес до процесів реформ в Україні;
• Продемонстрована орієнтація на обслуговування клієнтів;
• Продемонстрований рівень володіння Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint і Excel)
• Чудова увага до деталей і сильні організаційні навички, включаючи планування часу, здатність розставляти пріоритети для багатьох завдань у швидкому робочому середовищі та здатність залишатися гнучким, дотримуючись суворих дедлайнів.
• Вільне володіння українською мовою.
• Відмінні навички усного та письмового спілкування;
• Бажано добре володіти англійською мовою.
• Потрібно продемонструвати дійсний доказ необмеженого дозволу на роботу в Україні.

Ваші щоденні завдання

• Відповідає та надає основну інформацію на загальні запити;
• Забезпечує своєчасне обслуговування загального обладнання (наприклад, Xerox, принтери);
• Зберігає запас усіх канцелярських товарів і замовляє нові матеріали, коли виникає потреба;
• Координаціямає зовнішнє сховище для своєчасного отримання коробок, а також запитів і оновлення списку відстеження, якщо це необхідно;
• координує з офісною клінінговою компанією графік прибирання або додаткові запити;
• зберігає вихідні реєстр пошти;
• Веде реєстр карток доступу до офісу, ключів, карток замовлень для нового персоналу, за потреби зв’язується зі службою безпеки офісу, коли це необхідно, координує допуск персоналу та гостей
• Контакти з адміністрація офісу з питань обслуговування офісу, ремонту тощо;
• Збирає та відправляє кореспонденцію;
• Перекладає документи з української на англійську, з англійської на українську за запитом;
• >
• Представляє та контролює постачальників звичайних офісних операцій – таксі, відправлення, сторонні складські приміщення;
• Служить контактним пунктом для постачальників вантажів – замовляє картки клієнтів для нових співробітників тощо;
< li>Забезпечує матеріально-технічне забезпечення поїздок для персоналу та вищого керівництва, а також для конференцій/тренінгів;
• Відстежує журнал водія та прибиральника офісу;
• Підтримує менеджера під час заходів, відпусток персоналу, конференцій, організацій.
• Підтримує менеджера в управлінні запасами.
• Координує своєчасні щомісячні платежі постачальникам і консультантам.
• Контактує з орендодавцем щодо питань обслуговування офісу.
• >Виконання невеликих операцій, пов’язаних із закупівлями та укладанням контрактів.
• Інші обов’язки за призначенням.

IREX вживатиме розумних пристосувань відповідно до Закону про американців з обмеженими можливостями 1990 року та поправки до Закону про американців з обмеженими можливостями 2008 року.

Ми проводимо перевірку репутації всіх успішних кандидатів.

Ця посада базується в Києві.

Ця посада не відповідає вимогам для імміграційного спонсорства.

БЕЗ ТЕЛЕФОННИХ ДЗВІНКІВ, БУДЬ ЛАСКА

EOE – Equal Opportunity Роботодавець

Ми є роботодавцем рівних можливостей і прагнемо до різноманітності.

Заохочуємо всіх осіб, незалежно від особистих характеристик, подавати заявки. AA/EOE/M/F/Vet/Disabled

Зацікавлених кандидатів просимо надсилати резюме та супровідні листи на  [email protected]  якнайшвидше, вказавши назву посади в рядку теми. Співбесіди проводитимуться на постійній основі. Вакансія відкрита до заповнення.