Multisectoral Project Manager / Багатосекторний Проєктний Менеджер в Premiere Urgence Internationale

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

Місто роботи: м. Харків

МЕТА

Багатосекторний  Проєктний Менеджер відповідає за реалізацію та нагляд за всіма проєктними заходами, а також керує кадровими та фінансовими ресурсами, виділеними для проєктних заходів. Він/вона обирає канали комунікації, забезпечує комунікацію та обмін інформацією. Він/вона впроваджує всі інструменти, необхідні для оцінки результатів проєктів. Він/вона гарантує, що моніторинг проводиться в рамках і за допомогою визначених інструментів. Він/вона відповідає за консолідацію та подання звітів відповідно до визначеної періодичності. 

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

• Програми: він/вона забезпечує якісну реалізацію та моніторинг програми (програм) відповідно до політики ПУІ та структури інтервенції й угоди, підписаної з донором. 

• Управління персоналом: він/вона керує командою (працівниками ПУІ та, можливо, денними працівниками). 

• Звітування перед донорами: він/вона готує остаточні звіти та координує їхню підготовку, що формуються на базі. 

• Логістика та адміністрування: він/вона забезпечує дотримання матеріально-технічних та адміністративних процедур діяльності, за яку він/вона відповідає. 

• Представництво: він/вона представляє організацію перед партнерами, органами влади та місцевими діячами, які беруть участь у реалізаціїпрограм. 

• Безпека: він/вона сприяє дотриманню правил безпеки на базі та передає всю інформацію щодо безпеки своєму безпосередньому керівнику. 

• Стратегія: він/вона сприяє розробці нових інтервенцій на основі виявлених потреб. 

КОНКРЕТНІ ЦІЛІ ТА ПОВ’ЯЗАНІ З НИМИ ВИДИ ДІЯЛЬНОСТІ

1. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВПРОВАДЖЕННЯ ПРОГРАМИ ТА ЇЇ МОНІТОРИНГ 

• Він/вона контролює якісне впровадження програми під своєю відповідальністю та забезпечує досягнення цілей, визначених у проектній(-их) пропозиції(-ях) відповідно до угоди, схваленої донором, планів дій та бюджету. 

• Він/вона гарантує, що бенефіціари та місцеве населення розуміють цілі проєкту(ів) і бере активну участь у впровадженні. 

• Він/вона планує діяльність і забезпечує дотримання розкладу діяльності. Зокрема, він/вона контролює визначені показники, аналізує та передає своєму безпосередньому керівнику зібрану інформацію та повідомляє про будь-які труднощі, що виникли під час впровадження, і пропонує вдосконалення або переорієнтацію, якщо необхідно. 

• Він/вона забезпечує впровадження моніторингу та/або оцінювання, сприяє подальшій роботі/оновленню внутрішніх інструментів моніторингу та підтримує програмні команди у зборі інформації для звітів. 

• Він/вона забезпечує капіталізацію всіх документів, інструментів і тренінгів, створених у рамках проєкту(ів), і забезпечує дотримання пропозицій проєкту. 

• Він/вона переглядає звіти, написані програмними командами на рівні бази, забезпечує узгодженість даних, якість написання, дотримання цілей, інформацію про показники тощо та надає їм офіційний відгук. 

• Він/вона передає внутрішні та зовнішні звіти своєму безпосередньому керівнику, дотримуючись термінів внутрішнього затвердження (ситуаційний звіт) і зовнішніх термінів угоди (звіти про проєкт).

• Він/вона гарантує, що наскрізний правовий захист і наскрізне впровадження принципів гендерної політики враховуються в програмі (програмах). 

2. КЕРІВНИЦТВО ПРОГРАМНОЮ КОМАНДОЮ 

• Він/вона підтримує програмні команди для якісного випровадження діяльності. 

• Він/вона визнає «Внутрішні правила процедури місії ПУІ» та гарантує, що вони відомі у його/її команді, та що вона дотримується їх. Він/вона гарантує, що команда, за яку він/вона відповідає, знає план безпеки та дотримується правил безпеки. 

• Він/вона бере активну участь у підборі кадрів (співбесіда, тестування тощо). Він/вона гарантує, що кожен працівник проходить письмову оцінку принаймні один раз за тривалість трудового договору та один раз на рік і, принаймні, до того, як він/вона припинить виконувати свої обов'язки. Він/вона бере участь у прийнятті рішення про припинення трудового договору з особою зі своєї команди. 

• Він/вона встановлює механізми координації своєї команди та керує нею. 

• Він/вона визначає навчальні потреби своєї команди та бере участь у розвитку її навичок (організаційна та методологічна підтримка, підходи до здоров’я та медичні протоколи, наскрізний захист та гендерний підхід, організація навчальних курсів тощо). 

3. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРЕДСТАВНИЦТВА ПУІ ПЕРЕД ОРГАНАМИ ВЛАДИ ТА ДІЯЧАМИ РЕГІОНУ 

• Він/вона представляє організацію, на прохання Керівника з адміністративно-програмної діяльності, перед місцевими діячами, залученими до впровадження програм (муніципалітети, міністерські делегації, інші інституційні організації, НУО, донори тощо), і забезпечує підтримку хороших відносин з усіма ними. 

• За погодженням зі своїм безпосереднім керівником, активно бере участь у координаційних та секторальних зустрічах, що пов'язані з певною діяльністю. 

• У разі візиту донора бере активну участь у підготовці та проведенні візиту. 

4. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЛОГІСТИЧНОГО ТА АДМІНІСТРАТИВНОГО МОНІТОРИНГУ ПРОГРАМИ (ПРОГРАМ) 

• Він/вона задовольняє свої потреби відповідно до наявних/встановлених бюджетів. 

• Він/вона сприяє аналізу пропозицій постачальників для закупівель із високими технічними характеристиками. 

• Він/вона бере активну участь у проведенні тендерів, якщо це необхідно, у координації з керівником з логістичної діяльності та фахівцем із закупівель у головному офісі. 

• Він/вона щотижня повідомляє Керівника з адміністративно-програмної діяльності про свої потреби в транспортних засобах та комунікаційних матеріалах для реалізації програми (програм). 

• Він/вона забезпечує, у координації з Керівником з адміністративно-програмної діяльності, контроль за матеріально-технічними аспектами його/її програми (доставка, розподіл, зберігання тощо). 

• Він/вона гарантує, що він/вона має оновлений місячний бюджет для програми/програм, за який він/вона відповідає, і бере участь в аналізі, виявляє будь-які розбіжності та пропонує зміни координатору бази. 

• Він/вона гарантує, що вся інформація, необхідна для підготовки прогнозу грошових потоків, що стосується управління його/її програмами, щомісяця надається координатору бази. 

5. СПРИЯТИ РОЗРОБЦІ НОВИХ ПРОПОЗИЦІЙ 

• Він/вона бере участь у визначенні потреб разом із своїм безпосереднім керівником. 

• При визначенні нових операцій, він/вона разом із Керівником з адміністративно-програмної діяльності бере участь у підготовці проєктних пропозицій та розробці програми (програм). 

• Він/вона бере участь у розроці стратегії місії. 

НЕОБХІДНІ ЗНАННЯ ТА НАВИЧКИ

НАВЧАННЯ

НЕОБХІДНІ: Освіта більше 5-ти років (наприклад, ступінь магістра) за певними спеціальностями (Охорона здоров’я, соціальні науки, менеджмент проєктів або рівноцінний досвід).

БАЖАНІ: Гуманітарні виклики / виклики розвитку; менеджмент проєктів. 

ПРОФЕСІЙНИЙ ДОСВІД

НЕОБХІДНІ: 1 рік роботи у гуманітарній сфері; проєктний менеджмент / моніторинг інструментів; організація; відмінні письмові навички. 

БАЖАНІ: Досвід у моніторингу / оцінці.

ЗНАЧННЯ ТА НАВИЧКИ 

НЕОБХІДНІ: Комунікаційні навички; знання менеджменту проєкту; знання процедур інституційних донорів. 

БАЖАНІ: Знання процедур «EuropeAid».

МОВИ

Англійська, українська.

ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ 

НЕОБХІДНІ: Пакет програм Office 

БАЖАНІ: База даних («Access» чи інша), програма «Gantt Project»

НЕОБХІДНІ ОСОБИСТІ ЯКОСТІ

• Здатність працювати незалежно, проявляти ініціативу та брати відповідальність у межах проактивного підходу 

• Організованість, методичність та дотримання термінів 

• Дипломатичність та вміння вести переговори 

• Стресостійкість та вміння розставляти пріоритети 

• Здатність інтегруватися у місцеве середовище, брати до уваги його характеристики

УМОВИ

Дата початку: грудень 2024

Тривалість - 4місяці

Локація : м. Київ

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

• Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською мовою. 
• Тест та інтерв'ю буде також виключно англійською мовою.
• PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття.

**********************

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work -  Kyiv

GENERAL OBJECTIVE

The Multisectoral Project Manager is responsible for the implementation and supervision of all project activities and manages PUI's human and financial resources dedicated to project activities. He/she sets up the communication channels, and ensures communication and information sharing. He/she will put in place all the tools necessary to measure the impact of the projects. He/she will ensure that monitoring is conducted within the framework and with the tools defined. He/she is responsible for the consolidation and submission of reports according to a contractually defined periodicity. 

TASKS AND RESPONSIBILITIES

• Programmes: He/she ensures the qualitative implementation and monitoring of the programme(s) in compliance with the PUI policy and intervention framework and the agreement signed with the donабо. 

• Людські ресурси: він/вона керує командою (працівниками PUI та, можливо, щоденними працівниками).  

• Звітування перед донорами: він/вона пише та координує написання остаточних звітів, які надходять на базу.  

• Логістика та адміністрування: він/вона забезпечує дотримання логістичних та адміністративних процедур діяльності, за яку він/її відповідає. 

• Представництво: Він/вона представляє асоціацію з партнерами, органами влади та місцевими учасниками, які беруть участь у реалізації програм. 

• Безпека: він/вона сприяє дотриманню правил безпеки на базі та передає всю інформацію про безпеку своєму безпосередньому керівнику.  

• Стратегія: Він/вона робить внесок у розробку нових втручань на основі визначених потреб. 

1. ЗАБЕЗПЕЧУЄ ВПРОВАДЖЕННЯ ТА МОНІТОРИНГ ПРОГРАМИ 

• Він/вона контролює якісне виконання програми під його/її відповідальність та забезпечує виконання цілей, визначених у проектній(их) пропозиції(ах) відповідно до контракту, затвердженого донором, планів дій та бюджету. 

• Він/вона гарантує, що бенефіціари та місцеве населення розуміють цілі проекту(ів) і активно брати участь у реалізації. 

• Він/вона планує діяльність і забезпечує дотримання розкладу діяльності. Зокрема, він/вона контролює визначені показники, аналізує та передає своєму лінійному керівнику зібрану інформацію та повідомляє про будь-які труднощі, що виникли під час впровадження, і пропонує вдосконалення або переорієнтацію, якщо необхідно. 

• Він/вона забезпечує впровадження моніторингу та/або оцінювання, сприяє подальшому/оновленню інструментів внутрішнього моніторингу та підтримує команди програми у зборі інформації для звітів. 

• Він/вона гарантує, що всі створені документи, інструменти та навчальні курси будуть використані великими літерамив рамках проекту(ів) і переконатися, що проект відповідає пропозиціям. 

• Він/вона переглядає звіти, написані програмними командами на місцевому рівні, забезпечує узгодженість дані, якість написання, дотримання цілей, інформація про показники тощо та надає їм офіційний зворотний зв’язок. 

• Він/вона передає внутрішні та зовнішні звіти своєму безпосередньому керівнику, дотримуючись термінів внутрішньої перевірки (ситуаційний звіт ) і зовнішні договірні терміни (звіти про проект).

• Він/вона забезпечує трансверсальний захист і трансверсальний гендерний мейнстримінг враховуються в програмі(ах). 

2.    КОНТРОЛЮВАТИ КОМАНДУ ПРОГРАМИ  

• Він/вона підтримує команди програми в якісному виконанні заходів. 

• Він/вона визнає внутрішні правила процедури PUI для місії та гарантує, що вони відомі та дотримуються в його/її команді. Він/вона гарантує, що команда, за яку він/її відповідає, знає план безпеки та дотримується правил безпеки. 

• Він/вона бере активну участь у підборі кадрів (співбесіда, тестування тощо). Він/вона гарантує, що кожна особа проходить письмову оцінку принаймні один раз за контракт та на рік і принаймні перед тим, як він/вона залишить свої обов’язки. Він бере участь у прийнятті рішення про припинення трудового договору з особою свого колективу. 

• Він/вона встановлює механізми координації своєї команди та організовує її нагляд.  

• Він/вона визначає навчальні потреби своєї команди та бере участь у розвитку її навичок (організаційних та методична підтримка, підходи до здоров’я та медичні протоколи, наскрізний захист та гендерний підхід, організація навчальних курсів тощо) 

3. ЗАБЕЗПЕЧИТИ ПРЕДСТАВНИЦТВО PUI ПЕРЕД ОРГАНАМИ ТА АКТОРАМИ ЦЬОЇ ОБЛАСТІ 

• Він/вона представляє асоціації, на прохання польового координатора, місцевим суб’єктам, залученим до впровадження польових програм (муніципалітетам, міністерським делегаціям, іншим інституційним структурам, НУО, донорам тощо), і забезпечує підтримку хороших відносин з усіма ними. 

• За погодженням зі своїм лінійним керівником він/вона бере участь у координаційних та галузевих нарадах щодо теми акції та є активним учасником. 

• У разі візиту донора він/вона бере активну участь у підготовці та проведенні візиту. 

4. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЛОГІСТИЧНОГО ТА АДМІНІСТРАТИВНОГО МОНІТОРИНГУ ПРОГРАМИ(І) 

• Він/вона задовольняє свої потреби відповідно до наявних/встановлених бюджетів.  

• Він/вона бере участь в аналізі пропозицій постачальників для закупівель із високими технічними характеристиками.  

• Він/вона бере активну участь у проведенні тендерів, якщо це необхідно, у координації з координатором логістики та спеціалістом із закупівель у головному офісі.  

• Він/вона щотижня повідомляє польовому координатору про свої потреби в транспортних засобах і комунікаційних матеріалах для реалізації програми(й). 

• < p style="font-weight: normal; font-style: normal">Він/вона забезпечує, у координації з польовим координатором, контроль за матеріально-технічними аспектами його/її програми (доставка, розподіл, зберігання тощо). 

• Він/вона гарантує, що вся інформація, необхідна для підготовки прогнозу грошових потоків, що стосується управління його/її програмами, щомісяця надається польовому координатору. 

5. СПИСОК У РОЗРОБЦІ НОВИХ ПРОПОЗИЦІЙ 

• Він/вона бере участь у визначенні потреб разом зі своїм лінійним керівником.  

• Під час визначення нових операцій він/вона разом із польовим координатором бере участь у підготовці проектних пропозицій і розробці програм(и). 

• Він бере участь у розробці стратегії місії.

НЕОБХІДНІ ЗНАННЯ ТА НАВИЧКИ

НАВЧАННЯ

ОБОВ'ЯЗКОВО: Дослідження +5 років (наприклад, магістр 2) у відповідних дисциплінах (охорона здоров’я, соціальні науки, управління проектами, … або еквівалентна комбінація експериментівts) 

БАЖАНО: Гуманітарні проблеми/проблеми розвитку; Управління проектами. < /p>

ПРОФЕСІЙНИЙ ДОСВІД

ОБОВ'ЯЗКОВО: 1 рік професійного гуманітарного досвіду; Інструменти управління/моніторингу проектів; організація; Відмінні навички письма.

БАЖАНО: Досвід моніторингу/оцінки. 

ЗНАННЯ ТА НАВИЧКИ 

ОБОВ'ЯЗКОВО: Навички спілкування; Знання управління проектами; Знання інституційних донори процедур.

БАЖАНО: Знання процедур EuropeAid. 

МОВИ

англійська, українська 

ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ 

ОБОВ'ЯЗКОВО: Запакувати Office.

БАЖАНО: База даних (доступ або інший), проект Ганта.

ОБОВ'ЯЗКОВІ ОСОБИСТІ ХАРАКТЕРИСТИКИ (ВХІДНІСТЬ В КОМАНДУ, ВІДПОВІДНІСТЬ ДО РОБОТИ ТА ПРИЗНАНЕННЯ) 

• Здатність працювати самостійно, проявляти ініціативу та брати на себе відповідальність у проактивному підході 

• Організованість, суворість і дотримання термінів 

Почуття дипломатії та переговорів 

• хороша стійкість до стресу та здатність розставляти пріоритети 

• Можливість інтегруватися в місцеве середовище з урахуванням його особливостей. 

УМОВИ

Час початку: Грудень 2024

Термін - 4 місяці (з можливістю продовження)

ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ :

• Зацікавлені кандидати, будь ласка, надішліть резюме  англійською мовою.
• Тест на цю посаду також буде англійською мовою. 
• Зв'язуватимуться лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку. PUI залишає за собою право закрити вакансію до останнього дня подання заявки.