Офіцер з логістики (закупівлі, WH, автопарк, активи) в Polish Humanitarian Action / ПОЛЬСЬКА ГУМАНІТАРНА АКЦІЯ

Польська гуманітарна дія (PAH) наразі шукає спеціаліста з логістики для підтримки діяльності PAH, спрямованої на посилення зусиль з локалізації.

Загальна інформація:

• Організація: Polish Humanitarian Action (PAH), міжнародна неурядова організація зі штаб-квартирою у Варшаві з представництвом в Україні
• Посада: офіцер з логістики
• Місцезнаходження: Київ 
• Умови роботи: повний робочий день
• Тип роботи: трудовий договір
• Дата початку: квітень 2026
•  Тривалість:  строковий договір з 3-місячним випробувальним терміном до кінця 2026 року 

Про PAH:

Polish Humanitarian Action (PAH) – міжнародна неурядова організація, яка з 1992 року надає гуманітарну допомогу та допомогу розвитку по всьому світу. На даний момент втручання були проведені в 46 різних країнах. Маючи багаторічний досвід реалізації проектів у сфері водопостачання, санітарії та гігієни, продовольчої безпеки та засобів до існування, а також харчування та освіти, PAH зосереджує свою глобальну діяльність на забезпеченні сталого та стабільного розвитку регіонів, які потерпають від наслідків збройних конфліктів, стихійних лих та інших гуманітарних криз.

PAH присутня в Україні з серпня 2014 року, надаючи гуманітарну допомогу the most vulnerable of the conflict-affected population. PAH надає допомогу внутрішньо переміщеним особам, особам похилого віку та одиноким матерям, які працюють у сферах захисту продовольчої безпеки та засобів існування. Наразі PAH Україна розширює програму від гуманітарної допомоги до втручань, орієнтованих на раннє відновлення та розвиток, які надають постраждалому населенню можливості для сталого існування.

Для отримання додаткової інформації зверніться до Домашня сторінка - Polska Akcja Humanitarna

Основні обов'язки та відповідальність:

Закупівлі - 25%

• Забезпечити виконання процесів закупівель:
• Отримання, запис і відстеження форми заявок на закупівлю (PRF): отримання вхідних PRF, перевірка наявності необхідних підписів/авторизацій, дата, штампування та запис у реєстрі заявок, присвоєння кожному номеру за датою, місяцем і серіями, коли вони виникають. підготувати контрольні списки та підсумки аналізу пропозицій під час засідань Комітету з аналізу пропозицій під час відкриття, аналізу пропозицій та вибору постачальника. Аналізуйте пропозиції/пропозиції та передайте їх керівнику відділу, координуйте технічну оцінку чи консультацію перед розміщенням замовлень або представленням комітету із закупівель.
• Підготовка та відправка замовлень: підготуйте замовлення на закупівлю/контракти/рамкову угоду, введіть їх у систему відстеження закупівель і надайте керівнику відділу для перевіркиn та остаточне затвердження відомства. Під наглядом директора з питань безпеки підготуйте замовлення/контракти на закупівлю та надішліть їх постачальникам для прийняття. Слідкуйте за поставками відповідно до графіків доставки постачальника та відстежуйте поставки в матриці відстеження доставки. 
• Прискорення: керуйте зразками, наданими постачальниками, зв’язуйтесь із приймальними складами/офісами щодо надходження товарів і належним чином відстежуйте всі поставки. Допомога в підготовці щотижневих звітів про закупівлі.
• Платежі: підготуйте та зберігайте файли закупівель, необхідні відповідно до вимог щодо оплати товарів/послуг.
• Переконайтеся, що всі процеси закупівель належним чином задокументовані, а файли закупівель зберігаються відповідно до вимог Посібника з логістики та закупівель PAH 

 Партнерські закупівлі та складські/транспортні процеси – 25%

• Брати участь в оцінці партнера
• Здійснювати закупівлі для партнера на основі оцінки партнера
• Перевіряти та контролювати закупівлі партнера на кожному етапі процесу закупівель
• Підготовка уроки, засвоєні наприкінці періоду впровадження з партнером
• Здійснюйте регулярні візити до WH партнера, щоб перевірити стан WH та механізми процесів розподілу
• Надавайте консультації партнеру з будь-якої сфери логістики, якщо цього вимагає партнер
• Брайте участь у щотижневих зустрічах з партнерами. 
• У тісній співпраці з відділом фінансів і партнерства перевірити та підтвердити наявність бюджетних статей для закупівель.
• Участь у розбудові спроможності партнерів PAH з боку логістики

Управління складом та запасами - 10%

• Забезпечити впровадження мінімальних стандартів PAH щодо процедур логістики та політики країни дотримується у сфері управління складом
• Надає підтримку HOD у сферах, пов’язаних із бюджетами, технічними аспектами програми та механізмами реалізації за потреби 
• Систематично керує складом відповідно до стандартної процедури PAH
• Керує отриманням вхідних матеріалів і розміщує на складі відповідно до стандартної процедури PAH та відправляє матеріали в різні місця відповідно до вимог
• Координація з офіцером автопарку та транспортною компанією для організації вантажівок для своєчасної доставки матеріалів.
• Придбайте та керуйте складом, вантажівками, заберіть та підготуйте угоду та здійсніть оплату згідно з угодою.
• Підготуйте звіти про склад та інвентаризацію

Управління активами – 10%

• Запис активів PAH у Реєстрі активів
• Підготуйте належні документи про передачу будь-яких активів, призначених співробітнику
• Проводити періодичну фізичну перевірку
• Повідомляти про будь-які зникнення та пошкодження та проводити розслідування за потреби

Звітність і документація- 20%

• Збір даних, перегляд первинних звітів і консолідація системи відстеження закупівель на місцях і подання звіту щомісяця основі.
• Створення, узагальнення та компіляція тижнy, щомісяця, щокварталу Звіт про логістику та аналіз даних із ключовими висновками

Управління автопарком – 10%

• Стежте та контролюйте повсякденну діяльність автопарку 
• Повідомлення про будь-яку проблему з автопарком координаційному центру/LOGs Co/LOGs Manager
• Надає щомісячний звіт про автопарк для харківського офісу координатору автопарку пункт
• Співпрацюйте з іншими співробітниками, щоб переконатися, що під час будь-яких переміщень транспортного засобу дотримуються процедур безпеки.
• Регулярна перевірка транспортних засобів за допомогою координатора парку, щоб переконатися, що вони відповідають стандартам безпеки

 Офіцер з логістики буде обрано на основі кваліфікаційних вимог, описаних нижче:

• Вища освіта;
• Принаймні 1 рік досвіду роботи в Логістика/закупівлі в міжнародній або місцевій неурядовій організації;
• Гарні навички усного та письмового спілкування англійською мовою (середній рівень)
• Розуміння міжнародної гуманітарної роботи;
• Гарні навички міжособистісного спілкування;
• Гарні робочі знання Microsoft Office і Google Apps;
• Гарні організаційні навички та обережність із конфіденційною інформацією;
• Доведена здатність справлятися із складними завданнями робоче навантаження;
• Здатність працювати незалежно та ініціативно.

Що пропонує PAH:

• Можливість отримати досвід роботи в професійній та гнучкій міжнародній НУО, одній з найбільших організацій у Центральній та Східній Європі.
• Робота в динамічній та мотивованій команді.
• Добровільне медичне страхування, яке повністю покриває організація.
• Безкоштовні курси англійської мови та інші можливості для професійного зростання.
• Повний пакет соціальних пільг відповідно до законодавства України.
• Гнучкий порядок роботи.
• Доступ до конфіденційних сеансів психологічної підтримки за потреби.
• Додаткові вихідні дні у зв’язку з державними та релігійними святами в Україні.

 Рівні Можливості та недискримінація

Наша організація дотримується принципів рівності, поваги до людської гідності та недискримінації відповідно до законодавства України.

Ми не допускаємо дискримінації за ознаками віку, статі, гендерної ідентичності, сімейного стану, вагітності, батьківства, інвалідності, стану здоров’я, раси, кольору шкіри, етнічного чи національного походження, громадянства, мову, релігію чи інші переконання, сексуальну орієнтацію чи будь-яку іншу характеристику.

Усі кандидати оцінюються виключно на основі їхньої професійної компетенції та відповідності вимогам до посади.

 Працевлаштування осіб з обмеженими можливостями

Організація відкрита для працевлаштування осіб з обмеженими можливостями та забезпечує рівні можливості для участі в наймі

За потреби ми готові:

• надати розумні умови на робочому місці.
• адаптувати процес найму.
• розглянути можливість гнучкого робочого дня або віддаленої роботи;
• створити безпечні та доступні умови праці відповідно до індивідуальних потреб.

Якщо вам потрібні будь-які умови для доступності для участіe у процесі найму, будь ласка, вкажіть це у своєму супровідному листі.

Як подати заявку

Якщо ви зацікавлені в подачі заявки на цю посаду, будь ласка, надішліть нам такі документи, підготовлені АНГЛІЙСЬКОЮ:

• Коротке резюме (макс. 2 сторінки), включаючи відповідну інформацію про вашу освіту та досвід роботи.
• Зазначення вашої готовності розпочати роботу PAH.