Junior Administrative Specialist (full time, Vinnytsia) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH шукає для програми «U-LEAD з Європою: Україна – Програма розширення можливостей, підзвітності та розвитку» кваліфікованого співробітника на посаду:

молодший адміністративний спеціаліст (повний робочий день, Вінниця)

(внутрішній Код SAP: молодший адміністративний спеціаліст)

За останні кілька років в Україні було розроблено та прийнято різні закони на користь амбітної реформи децентралізації, яка змінює відносини між національним, регіональним і місцевим рівнями та розбудовує інституційну спроможність. Успіх реформи децентралізації значною мірою залежить від координації та співпраці між різними зацікавленими сторонами, залученими до реалізації реформи на національному, регіональному та місцевому рівнях. Враховуючи нові важливі завдання, обов’язки та фінансові ресурси, які отримали органи місцевого самоврядування, впровадження реформи має супроводжуватися експертними консультаціями, тренінгами та різноманітними заходами підтримки. U-LEAD (Ukraine-Local Empowerment, Accountability and Development) – це спеціальний захід, який реалізується як мультидонорська акція ЄС та його держав-членів Німеччини, Польщі, Данії, Франції та Словенії для підтримки створення багаторівневого врядування, яке є прозорим, підзвітним і реагує на потреби населення України.

 Ми шукаємо високомотивованого молодшого адміністративного спеціаліста для підтримки функціонування Регіональний офіс U-LEAD у Вінницькій області.

 Сфери відповідальності та завдання:

• Забезпечує управління офісом, контроль активів на місці, допомагає в інвентаризації активів.
• Прийом документів, ведення, зберігання, переклад на англійську мову.
• Керує запрошеннями на заходи, організовані Вінницьким регіональним офісом та/або Оперативною групою/Робочою групою Групує, перевіряє заплановане відвідування, складає списки учасників, інформує учасників про матеріально-технічне забезпечення заходів, керує запитами учасників, розповсюджує та збирає заповнені стандартизовані форми оцінювання.
• Організація різних типів заходів у відповідній області, включаючи управління учасниками та логістику.
• Відстеження фінансів заходів, включаючи підготовку заявок на послуги, попередню перевірку рахунків за заходи та звіти.
• Точне внесення даних відповідної області до інфраструктури управління даними U-LEAD з європейською програмою (U-DATA) відповідно до інструкцій.
• Дотримується правил захисту персональних даних під час обробки списків учасників та внесення персональних даних до U-DATA.
• Організує логістику заходів, включаючи харчування, розміщення, проїзд учасників. Підтримує Програму в усіх організаційних аспектах у відповідній області.
• Готує запити на послуги у співпраці з особою, відповідальною за підготовку заходу.
• Впроваджує або допомагає КМУ у впровадженні встановлених процедур закупівель та укладання контрактів, забезпечуючи відповідність бренду U-LEAD та видимості.
• Збирає рахунки та виконуєзвіти (включно зі списками учасників) у встановлені терміни. Попередньо перевіряє та обробляє рахунки-фактури для подальшого управління КМУ.
• Файли подій/пов’язаних документів, робить цифрові копії файлів.
• Сприяє моніторингу витрат.
• Вносить дані про події, учасників, тренерів та інші дані до U-DATA разом із усіма супровідними документами (порядки денні, звіти, фотографії, стандартизовані форми оцінювання тощо). Координує роботу з керівником регіонального офісу, радниками з питань політики та експертами з питань стратегії, щоб забезпечити якість і точність даних, що вводяться до U-DATA, включаючи введення всіх запланованих подій на місяць наперед.
• Регулярно перевіряє та оновлює важливі події U-DATA у відповідній області, своєчасно повідомляючи про них U-LEAD.
• Забезпечує прийом документів, обробку, подання та переклад деяких із них на Англійською мовою.
• Діє як координатор безпеки для регіонального офісу та співпрацює з відділом управління ризиками GIZ.
• Регулярно спілкується з місцевими постачальниками послуг. 
• Ефективно спілкується та співпрацює з колегами в регіональному офісі, команді U-LEAD, а також з інших регіональних офісів та інших проектів GIZ в Україні. 
• Забезпечує непомітну поведінку по відношенню до третіх сторін у всіх внутрішніх питаннях.
• Внесок у підготовку та впровадження місцевих внесків RO.
• Регулярно спілкується та звітує перед керівником регіонального офісу та заступником керівника підрозділу RegOps. 

 Необхідна кваліфікація, професійний досвід і особисті навички:

• Ступінь бакалавра або його еквівалент.
• Принаймні 2 роки досвіду роботи в організації подій, офіс-менеджменті або в суміжних сферах.
• Сильні навички організації та планування.
• Здатність працювати під тиском.
• Клієнт та сервіс-орієнтоване ставлення.
• Сильний командний гравець.
• Дуже добре володіння українською та англійською мовами.
• Дуже добре володіння комп’ютером (MS Office Suite, Excel, PowerPoint тощо).
• Досвід управління проектами.

 Ми пропонуємо:  

• Офіційне працевлаштування, фіксована зарплата в євро, бонуси за результатами роботи та 13-та зарплата.
• Медична страховка, 29 днів відпустки щорічно.
• Мовні курси, тренінги жорстких та м’яких навичок.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можлива гнучка та віддалена робота (залежно від потреб проектів до 10 днів на місяць у межах кордону України). 
• Змістовна та цінна робота, міжнародне середовище.

Умови працевлаштування:

 Посада на повну зайнятість із 40-годинним робочим тижнем. Місце призначення – Вінниця. Кінець контракту - 31.12.2027 (з можливістю продовження) або повернення до роботи мобілізованого співробітника.

 GIZ є роботодавцем рівних можливостей і пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями для підвищення кваліфікації.

 Заявка:

 Ми з нетерпінням чекаємо на вашу заявку англійською мовою, що включає йоваше резюме та супровідний лист із поясненням вашої мотивації подати заявку на роботу до COB 02 грудня 2025, вівторок. Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для наступних етапів процесу набору.

 Кандидатів просять подати свої документи з такою назвою:

•  Прізвище Ім’я_CV

•  Прізвище Ім’я_Супровідний лист

 Надсилаючи заявку, ви даєте згоду на обробку персональних даних для процесів набору персоналу виключно відповідно до даних GIZ правила конфіденційності. Ознайомитися з цими положеннями можна за посиланням Заява про конфіденційність даних | Кар'єра-Портал | Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH