Молодший адміністративний спеціаліст в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH в Україні шукає кваліфікованих фахівців для проекту «Національна система торгівлі викидами в Україні» (далі «Проект») для свого офісу в Києві для заміщення посад. з:

молодшого адміністративного Спеціаліст (повна зайнятість, Київ)

(внутрішній код SAP: молодший адміністративний Спеціаліст) 

Проект GIZ ETS підтримує Уряд України в особі Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів України (МЕПР) у розробці та впровадженні ан схема торгівлі викидами (ETS), подібна або еквівалентна схемі торгівлі викидами ЄС (EU ETS). Підтримка GIZ в основному зосереджена на національному рівні та передбачає інтенсивну співпрацю з MEPR з різних тем. GIZ продовжуватиме надавати цю підтримку ще 1,5 роки. Проект надаватиме допомогу в 5 основних сферах: (1) розвиток потенціалу органу, відповідального за впровадження СТВ; (2) розробка цифрового інструменту обробки даних учасників ЕТС; (3) рекомендації щодо встановлення «ліміту» для української СТВ; (4) рекомендації щодо правил розподілу квот і (5) допомога в розробці та впровадженні пілотної фази ETS. Оскільки в червні 2022 року Україна отримала статус країни-кандидата на вступ до ЄС і має амбітну мету стати членом ЄС у найближчому майбутньому, допомога проекту в основному базуватиметься на відповідному досвіді, підходах та процедурах ЄС. Проект відкриває штатну посаду молодшого адміністративного спеціаліста для щоденної підтримки реалізації проекту. Ця посада молодшого адміністративного спеціаліста передбачає виконання функцій, перелічених нижче.

Обов’язки:

• забезпечення безперебійних щоденних офісних процедур та підтримка виконання завдань Проектів; 
• забезпечення адміністративної підтримки Проектів; 
• задоволення адміністративних потреб офісу з мінімальним втручанням; 
• забезпечення дотримання фінансових та адміністративних правил; 
• планування та організація (адміністративне) внутрішніх і зовнішніх заходів Проектів (онлайн/офлайн); 
• допомога в організації подорожей; 
• підтримка моніторингу та оцінки проекту. 

Завдання:

1. Координація 

• забезпечення обміну інформацією між персоналом проекту, партнерами та іншими установами; 
• підготовка та організація внутрішніх і зовнішніх зустрічей/семінарів/конференцій; 
• організація заходів або підтримка заходів, організованих партнерськими організаціями, перевірка запланованої відвідуваності, списків учасників, стандартизованих форм оцінювання; 
• ефективна комунікація та співпраця з колегами в проектах та інших проектах GIZ в Україні; 
• забезпечення стриманості щодо третіх осіб у всіх внутрішніх питаннях; 
• регулярно звітувати перед начальником. 

2. оголошенняміністерство 

• відповідати за організацію адміністративних та матеріально-технічних аспектів проектної діяльності (зустрічі, семінари тощо); 
• впровадження або допомога координаторам проекту у здійсненні процедур закупівель та укладення контрактів на товари та послуги; 
• забезпечення належного функціонування офісного обладнання; 
• забезпечення прийому документів, обробки, створення цифрових копій, зведення та переклад деяких з них англійською мовою; 
• подання документів відповідно до внутрішніх правил подання GIZ;
• відстеження поточних періодів тривалості кількох контрактів, надання та звітування про результати та графік платежів;
• допомога в поїздках управління персоналом проекту та партнерами проекту.

3. Фінанси та бухгалтерський облік, моніторинг та оцінка (M&E) 

• допомога в підготовці операційного та бюджетного планування проектів; 
• сприяння моніторингу витрат; 
• збір рахунків-фактур і звітів про виконання (включаючи списки учасників) відстеження термінів; 
• попередня перевірка та попередня обробка рахунків-фактур для подальшого керування Сервісним відділом; 
• перевірка відомостей про відрядження персоналу на затвердження начальником; 
• підтримка команди МіО за потреби; 
• регулярна перевірка та оновлення важливих подій систем МіО, своєчасне звітування про них керівництву Проектів; 
• введення даних, пов’язаних із подіями, учасниками, тренерами, а також інших даних у систему МіО разом із усіма супровідними документами (порядки денні, звіти, фотографії, стандартизовані форми оцінювання тощо); 
• дотримання правил захисту персональних даних під час обробки списків учасників та введення персональних даних у системи моніторингу.

Необхідна кваліфікація, досвід та компетентність: 

Кваліфікація 

• бажано отримати вищу освіту за відповідною спеціалізацією та кваліфікацію в галузі ділового адміністрування (еквівалент бакалавра або магістра ділового адміністрування). 

Професійний досвід 

• принаймні 3 роки досвіду роботи на аналогічній посаді. 

Інші знання, додаткові компетенції 

• дуже хороші практичні знання технологій ITC (пов’язане програмне забезпечення, телефон, факс, електронна пошта, Інтернет) і комп’ютерні програми (наприклад, MS Office, Excel, PowerPoint, MS Teams тощо); 
• ділове володіння українською та англійською мовами, знання німецької є перевагою; 
• поглиблене розуміння організації адміністративного планування, планування заходів та організації семінарів; 
• великий досвід управління та адміністративної підтримки; 
• бажання підвищувати кваліфікацію відповідно до завдань, які будуть виконуватися – відповідні заходи за погодженням з керівництвом; 
• надійність, конфіденційність, гнучкість і стресостійкість; 
• сильні організаційні та планувальні навички; 
• здатність працювати в умовах дефіциту часу; 
• ставлення, орієнтоване на клієнта та обслуговування; 
• хороші навички спілкування та ведення переговорів; 
• сильний командний гравець; 
• чвисокий ступінь лояльності, самоорганізації;
• чудове управління часом.

Ми пропонуємо: 

• офіційне працевлаштування;
• заробітна плата фіксована в євро, бонуси за результатами роботи та 13-та зарплата;
• медичне страхування, 29 днів відпустки на рік;
• мова заняття, тренінги жорстких і м’яких навичок;
• індивідуальна та групова психологічна підтримка;
• можлива віддалена та гнучка робота;
• значуща та цінна робота, міжнародне середовище.< /li>

Умови працевлаштування

Повна зайнятість з 40-годинним робочим тижнем. Строк дії договору до 31.01.2026. Призначення починається якнайшвидше. Місце служби: м. Київ. Відрядження (за кордон) та в різні регіони України слід очікувати відповідно до вимог проекту та згідно з правилами безпеки. 

GIZ є роботодавцем із рівними можливостями та пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями для підвищення кваліфікації. 

Заявка < /p>

Заявку, що складається з резюме кандидата та супровідного листа англійською мовою, що пояснює мотивацію подати заявку на роботу, необхідно надіслати на [email protected] до COB січня 27 , 2025, понеділок.

Відправкою заявка, щодо якої кандидат дає згоду на обробку персональних даних лише процеси найму. Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для наступних етапів процесу найму.