Молодший адміністративний спеціаліст в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH шукає кваліфікованого спеціаліста для проекту «U-LEAD з Європою: Україна – Програма розширення можливостей, підзвітності та розвитку на місцях» на посаду

Молодший адміністративний спеціаліст (повна зайнятість, Рівне)

(внутрішній код SAP: молодший адміністративний спеціаліст)

У За останні кілька років Україна розробила та прийняла різні закони на користь амбітної реформи децентралізації, яка змінює відносини між національним, регіональним і місцевим рівнями та розбудовує інституційну спроможність. Успіх реформи децентралізації значною мірою залежить від координації та співпраці між різними зацікавленими сторонами, залученими до реалізації реформи на національному, регіональному та місцевому рівнях. Враховуючи нові важливі завдання, обов’язки та фінансові ресурси, які отримали органи місцевого самоврядування, впровадження реформи має супроводжуватися експертними консультаціями, тренінгами та різноманітними заходами підтримки. U-LEAD (Ukraine-Local Empowerment, Accountability and Development) – це спеціальний захід, який реалізується як мультидонорська акція ЄС та його країн-членів Німеччини, Польщі, Данії та Словенії для підтримки українського уряду в реалізації реформа децентралізації.

Ми шукаємо високомотивованого молодшого адміністративного спеціаліста для підтримки роботи нашого регіонального офісу в Рівному.

Сфери обов’язків і завдань: 

• Офісне забезпечення, інвентаризація, контроль активів на місці.
• Прийом документів, ведення, зведення, переклад на англійську мову.
• Керує запрошення на заходи, організовані Рівненським регіональним відділенням та/або Оперативною групою, перевіряє заплановану відвідуваність, складає списки учасників, інформує учасників про логістику заходів, керує запитами учасників, розповсюджує та збирає заповнені стандартизовані форми оцінювання.
• Організація різних типів заходів у відповідній області, включаючи управління учасниками та матеріально-технічне забезпечення.
• Ведення фінансового обліку заходів, включаючи підготовку заявок на обслуговування, попередню перевірку рахунків та звітів заходів. li>
• Точне внесення даних відповідної області до U-LEAD з інфраструктурою управління даними Європейської програми (U-DATA) відповідно до інструкцій.
• Дотримується правил захисту персональних даних під час роботи зі списками учасників та внесення персональних даних до U-DATA.
• Організує логістику заходів, включаючи харчування, розміщення, проїзд учасників. Підтримує Програму в усіх організаційних аспектах у відповідній області.
• Готує запити на послуги у співпраці з особою, відповідальною за підготовку заходу.
• Впроваджує або допомагає ГУП у реалізації встановлених процедур закупівель і контрактів, забезпечуючи брендинг U-LEAD і відповідність видимості.
• Збирає рахунки-фактури та звіти про виконання (включаючи списки учасників) післякрайні терміни. Попередньо перевіряє та обробляє рахунки-фактури для майбутнього керування PMU.
• Файли подій/пов’язаних документів, робить цифрові копії файлів.
• Сприяє моніторингу витрат.
• Вносить дані, пов’язані з подіями, учасниками, тренерами та інші дані, до UDATA разом із усіма супровідними документами (порядки денні, звіти, фотографії, стандартизовані форми оцінювання тощо). Координує роботу з керівником регіонального офісу, радниками з питань політики та експертами з питань стратегії, щоб забезпечити якість і точність даних, що вводяться в U-DATA, включаючи введення всіх запланованих подій на місяць наперед.
• Регулярно перевіряє та оновлює важливі події U-DATA у відповідній області, своєчасно повідомляючи про них U-LEAD.
• Забезпечує управління офісом, контроль активів на місці, допомагає в інвентаризації активів.
• li>Забезпечує прийом, обробку, подання та переклад деяких із них англійською мовою.
• Діє як координатор безпеки для регіонального офісу та операційної групи та співпрацює з офісом управління ризиками GIZ.
• Регулярно спілкується з місцевими постачальниками послуг.
• Спілкується та ефективно співпрацює з колегами в регіональному офісі, команді U-LEAD, а також з інших регіональних офісів та інших проектів GIZ в Україні.
• Забезпечує обачну поведінку по відношенню до третіх сторін у всіх внутрішніх справах.
• Регулярно спілкується та звітує перед керівником регіонального офісу. 

Необхідна кваліфікація, компетенції та досвід:

• Ступінь бакалавра або еквівалент.
• Принаймні 2 роки роботи досвід організації подій, офіс-менеджменту або в суміжних галузях.
• Сильні організаційні навички та навички планування.
• Здатність працювати під напругою.
• Ставлення, орієнтоване на клієнта та обслуговування .
• Сильний командний гравець.
• Дуже добре володію українською та англійською мовами.
• Дуже добре володію комп'ютером (MS Office Suite, Excel, PowerPoint тощо).

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Фіксована заробітна плата в євро, бонуси за результатами роботи та 13 зарплата.
• Медичне страхування, 29 днів відпустки на рік.
• Мовні курси, тренінги hard and soft skills.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка, можлива дистанційна і гнучка робота.
• Значуща та цінна робота, міжнародне середовище. 

Умови працевлаштування

Призначення починається якнайшвидше. Це повна зайнятість у декретній відпустці з 40-годинним робочим тижнем. Посада в Рівненській РО U-LEAD з Європою з мобільною роботою. Місце призначення Рівне або область. Строк дії договору до 30.04.2025. Можлива пролонгація.   

GIZ є роботодавцем із рівними можливостями та пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями для підвищення кваліфікації.

Заявка 

Заявка резюме кандидата та супровідний лист англійською мовою, що пояснює мотивацію подати заявку на вакансію, надсилати на адресу [email protected] до COB 18 2 жовтня024, п’ятниця.

Надсилаючи заявку, кандидат дає згоду на обробку персональних даних виключно для процесів найму. 

Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для наступних етапів процесу найму.