HR and Admin Technical Assistant Україна Шостка в Norwegian Refugee Council

Опис посади Від усіх співробітників NRC очікується, що вони працюватимуть відповідно до основних цінностей організації: відданість справі, інноваційність, інклюзивність та підзвітність. Ці погляди та переконання повинні керувати нашими діями та стосунками. Роль і обов’язки Технічний помічник відділу кадрів відповідатиме за повсякденне виконання роботи відділу кадрів та адміністратора на рівні регіону. Загальні обов’язки: дотримуватись політики, інструментів, довідників NRC і рекомендації. Допомагати ряду підтримки з впровадженням портфеля функцій підтримки відповідно до плану дій. Самостійно впроваджувати процедури та дії в межах власної функції або основної компетенції, як делеговано. Відповідає за організацію та виконання завдань відповідно до пріоритетів і стандартів. Використовуйте ініціативу у повсякденному вирішенні проблем відповідно до погоджених процедур, пріоритетів і стандартів для сфери роботи. Співпрацюйте з відповідними відділами та координаційними центрами. Просувайте та діліться ідеями щодо вдосконалення у своїй сфері знань. Конкретні обов’язки Виконуйте всі адміністративні завдання забезпечення безперебійної роботи Шосткинського ВП: замовлення засобів прибирання, канцтоварів та витратних матеріалів; управління договорами оренди та охорони офісу в Шостці шляхом підготовки договорів, подання PR/PO, необхідних для платежів, виступаючи координаційним центром для Орендодавця офісу, підготовка змін до оренди (продовження, розірвання, інші зміни договору). Контроль за завданнями прибиральника у складанні листів, супровідних листів для службової кореспонденції. Відповідайте на загальні інформаційні запити з точною інформацією. Відправлення, отримання, розподіл та зберігання вхідної та вихідної кореспонденції. Організація заходів та зустрічей у Шосткинській громаді (пошук місця, організація харчування, оформлення платежу). Бронювання житла в Шостці для співробітників НРЦ та відвідувачів, якщо це необхідно. Надання наукової та адміністративної підтримки, коли це необхідно. Вчасно звірка грошового авансу, якщо його було зроблено. Збір підписів, сканування табелів робочого часу стосується Шостки. Надання/друк документів, необхідних для процесу адаптації для кожного новоприйнятого персоналу (трудова угода, обов’язкові правила, збір підписів, архівування, надсилання друкованих копій CO). Архівування заявок, пов’язаних із контрактом звільнення, подання на підпис наказу про звільнення та надсилання друкованої копії до CO. Підготовка наказів про відрядження, збір підписів, архівація. Оновлення трекера відпусток для персоналу Шостки, збір підписів під наказами на відпустку. Виконання інших відповідних завдань за запитом безпосереднього керівника / ASM / AM. Компетенції Професійні компетенції Ступінь бакалавра у відповідній галузі. Вища освіта буде перевагою. Мінімум 1 рік подібного досвіду роботи. Досвід роботи в гуманітарній організації буде перевагою. Досвід роботи в складному та нестабільному контексті. Початкове володіння англійською, вільне володіння українською, письмове та усне. Поведінкові компетенції Сильні організаційні навички та навички планування Сильні навички спілкування та ведення переговорів. Стійкість і здатність працювати в небезпечному середовищі зі складним навантаженням. Здатність працювати незалежно та на випередження.Show more Show less Посадовий рівень Не застосовується Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Управління персоналом Галузі Некомерційні організації