HR and Admin Officer Україна Одеса в Norwegian Refugee Council

Опис вакансії Ця посада відкрита для кандидатів, які мають законне право працювати в Україні. Будь ласка, зверніть увагу, що ми не можемо надати дозволи на роботу чи візи для цієї посади. Очікується, що всі працівники NRC працюватимуть відповідно до основних цінностей організації: відданість справі, інноваційність, інклюзивність та підзвітність. Ці погляди та переконання повинні керувати нашими діями та стосунками. Роль і обов’язки Метою посади офіцера є повсякденне виконання обов’язків адміністратора в польовому офісі. Загальні обов’язки (макс. 10) Ці обов’язки мають бути однаковими для всіх посад з однаковою назвою. Обов'язки мають бути короткими та суттєвими. Подробиці містяться в плані роботи та розвитку. Забезпечте дотримання політики, інструментів, довідників і вказівок NRC. Реалізуйте делегований портфель функцій підтримки відповідно до плану дій. Готуйте та розробляйте звіти про стан відповідно до вимог менеджера з персоналу. Забезпечте належне оформлення документів. Пропагуйте та діліться ідеями щодо покращення адміністратор і HR функція в польовому офісі. Будь-які інші обов’язки, які будуть призначені CD/HR менеджером. Конкретні обов'язки. Ці обов'язки повинні бути адаптовані до особливостей місця роботи та контексту, етапу роботи, стратегічного фокусу та типу програмного втручання. Цей розділ переглядається щоразу, коли приймається на роботу новий працівник або суттєво змінюється контекст. Чернетки листів, супровідний лист для службової кореспонденції. Відповідайте на загальні запити точною інформацією. Надсилання прийому, розповсюдження та зберігання вхідних і вихідних листів, пошти та інших документів для офісу на місцях. Організація та планування зустрічей і зустрічей, коли і якщо це необхідно. Вітайте клієнтів/постачальників/відвідувачів NRC у професійній та дружній манері. Організація бронювання готелів і надання туристичних послуг для місцевого та міжнародного персоналу. Допомога з адміністративними завданнями та надання дослідницької та адміністративної підтримки окремим особам, якщо це необхідно. Переклад офіційних документів як письмових, так і в усному режимі в режимі реального часу (за потреби) Взаємодія з офіційним працевлаштуванням та місцевими органами влади (за потреби) Організація заходів та тренінгів для персоналу Ініціювання закупівель процедури з використанням системи Agresso Procurement. Забезпечте безперебійну роботу офісних грошових потоків, контролюючи щоденні офісні витрати, готуючи щотижневі та місячні касові звіти, касові запити та звіти про звітність на постійній основі. Забезпечити підтримку системи файлів для всіх адміністративних документів відповідно до NRC Filing Tree як у вигляді друкованих, так і електронних копій. Підготувати будь-яку документацію для області від імені NRC для державних органів. Критичні інтерфейси Під інтерфейсами NRC розуміє процеси та проекти, які взаємопов’язані з іншими відділами/підрозділами чи особами. Відповідними інтерфейсами для цієї посади є: Логістика, Фінанси, Закупівлі, HR Менеджмент персоналу Програми (CMG та HRM) Компетенції Компетенції важливі для того, щоб працівник і організація досягали бажаних результатів. Вони актуальні для всіх співробітників і поділяються на такі дві категорії: Професійні компетенції Це навички, знанняі досвід, важливий для ефективної роботи. Загальні професійні компетенції: Бажано вищий рівень освіти (університетський диплом) Досвід роботи офіс-менеджером/адміністратором у міжнародній організації Відмінні навички організації та планування Знання первинної бухгалтерії Відмінні навички усного та письмового спілкування англійською (обов’язково) та українською Добре володію Microsoft Office Попередній досвід роботи в складних і нестабільних умовах буде перевагою Контекст/ Спеціальні навички, знання та досвід: Відповідальний, пунктуальний, уважний до деталей, оперативний, добре вихований, порядний та бажання працювати Чудові навички міжособистісного спілкування Підтверджена здатність справлятися зі складним робочим навантаженням Здатність працювати незалежно та ініціативно Поведінкові компетенції (макс. 6) Це особистісні якості, які впливають на те, наскільки люди успішні у своїй роботі. Рамка компетенцій NRC визначає 12 поведінкових компетенцій, і наступні є важливими для цієї посади: Поводження в небезпечному середовищі Планування та досягнення результатів Розширення можливостей і зміцнення довіри Спілкування з впливом і повагою Ця посада відкрита для кандидатів, які мають законне право працювати в Україні. Будь ласка, зверніть увагу, що ми не можемо надати дозвіл на роботу або візову підтримку для цієї посади. Показати більше Показувати менше Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Управління персоналом Галузі Некомерційні організації