Керівник/ця фінансового відділу в People in Peril

Про People in Peril:

People in Peril (раніше відомий як People in Need Slovakia) — це словацька неприбуткова організація, яка надає пряму допомогу тим, хто постраждав від війни, є жертвами природних катастроф або живе в бідності на межі суспільства. People in Peril був заснований у 1999 році групою журналістів, вражених наслідками конфлікту в Косово для мирних жителів, і відтоді організація надає гуманітарну та розвиткову допомогу по всьому світу. Наразі People in Peril є однією з провідних гуманітарних організацій у Словаччині, яка реагує на кризу в Україні як у Словаччині, так і за її межами, в Україні.

Для отримання додаткової інформації, відвідайте: https://clovekvohrozeni.sk/people-in-need-slovakia/

Загальний контекст у країні:

People in Peril присутній в Україні з трагічних подій на Майдані в Києві у лютому 2014 року, коли People in Peril долучився до медичних зусиль та евакуації мирних жителів із зон бойових дій. People in Peril продовжував надавати проєктну допомогу в Україні через програми з надання притулку, ВОДГ, захисту та психосоціальної підтримки до початку повномасштабної війни 24 лютого 2022 року. З перших днів вторгнення PIP SK допомагав людям, що тікали від війни — спочатку на кордонах, а поступово й всередині України. Від початку війни People in Peril надав допомогу на суму понад 7 мільйонів євро та допоміг понад 200 000 людей в Україні та Словаччині.

Наразі команда People in Peril в Україні складається з приблизно 20 осіб, які працюють у Закарпатській області, надаючи захист, притулок та психосоціальну підтримку внутрішньо переміщеним особам (ВПО) та їхнім приймаючим громадам.

Мета посади:

Керівник фінансового відділу здійснює нагляд за командою фінансів та бухгалтерії програми People in Peril в Україні. Він/вона відповідає за загальне фінансове управління, включаючи планування і бюджетування, бухгалтерський облік, фінансовий контроль, звітність. Він/вона забезпечує дотримання внутрішньої політики та вимог донорів, міжнародних стандартів бухгалтерського обліку та фінансових стандартів, а також  українського законодавства та регуляцій донорів.

Ключові обов'язки та відповідальність:

Фінанси та бухгалтерія

• Розробляти фінансові політики та процедури відповідно до міжнародних стандартів, законодавства, політик PIP і вимог донорів та забезпечувати їх дотримання у фінансовому департаменті та інших департаментах, що беруть участь у фінансах;
• Виконувати всі фінансові звітні вимоги для внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін, включаючи своєчасний та точний бухгалтерський облік, виконувати стандартні місячні та річні процедури закриття;
• Тісно співпрацювати з головним офісом PIP, дотримуючись технічних вказівок та звертаючись за підтримкою або порадою у разі необхідності;
• Забезпечити наявність ефективних систем фінансового управління та контролю і регулярний їх перегляд, що включає:

а)Витрати проєктів та затверджені бюджети;
 б)Забезпечення правильності документації для щорічних та податкових аудитів;
 в)Бюджетування витрат програми країни та спільних програмних витрат;
 г)Бухгалтерські та інформаційні системи управління;
 д) Управління грошовими коштами та грошовими потоками, включаючи управління банківськими рахунками та моніторинг валютних курсів (буде розроблено);
 е)Процедури витрат, особливо в рамках закупівель;
 ж)Контроль документації та процедури;
 з)Підтримка системи фінансового управління партнерів шляхом навчання та нарощування потенціалу;
 и)Перегляд фінансових систем, політик та процедур місцевих партнерів щодо відповідності вимогам донорів;
 й) Нагляд за підготовкою точних та своєчасних річних фінансових звітів для подання до місцевих органів влади;
 к) Координація внутрішніх і зовнішніх аудитів та їхній супровід.
 
Бюджетування та планування
 
1.           Надавати допомогу керівнику організації в управлінні ресурсами та проектами PIP шляхом: 
a.           Формулювання розподілу спільних витрат;
b.           Розподіл ресурсів на підтримку діяльності;
c.            Надання ефективної підтримки та керівництва персоналу програми та управлінській команді під час планування та розподілу коштів;
d.           Моніторинг виконання донорських угод та використання ресурсів;
e.           Виявлення розбіжностей між запланованими коштами та їх використанням, проведення аналізу та надання рекомендацій щодо вирішення або перерозподілу ресурсів.
2.           Підготовка річного бюджету Програми, а також бюджетів проектів у співпраці з Регіональним директором, Програмною та Операційною командами;
3.           Співпрацювати з Програмною групою для подання своєчасної та достовірної фінансової звітності донорам;
4.           Виявлення та ефективне управління фінансовими ризиками. Розробляти та впроваджувати заходи щодо їх пом'якшення;
5.           Розробляти та відстежувати головний бюджет для забезпечення належного покриття всіх бюджетних статей;
6.           Надавати точну інформацію та контролювати розробку бюджету для нових пропозицій;
7.           Надавати підтримку Програмній команді та партнерам у задоволенні потреб у фінансуванні, включаючи диверсифікацію джерел фінансування;
8.           Переконатися, що відповідальні за бюджет проекту розуміють і виконують свої обов'язки.

Дотримання політики

1.           Забезпечувати належне виконання всіх вимог донорів, зазначених у проектній угоді;
2.           Забезпечувати дотримання внутрішньої політики управління фінансами PIP;
3.           Оптимізувати використання ресурсів в офісі, щоб зробити діяльність максимально економічно ефективною;
4.           Тісно співпрацювати з відділами логістики та закупівель, а також з відділом кадрів, щоб переконатися, що всі документи для фінансової звітності мають належну якість і відповідають вимогам звітності.
 
Управління та розвиток персоналу
 
1.         Контролювати, щоб фінансова команда була належним чином укомплектована персоналом;
2.           Контролювати, щоб фінансова команда розуміла свої обов'язки та була здатна виконувати свої функції;
3.           Керувати фінансовою командою; визначати очікування, забезпечувати лідерство та технічну підтримку за необхідності, а також регулярно оцінювати прямі звіти;
4.           Впроваджувати стратегії розвитку персоналу та системи управління ефективністю в процес формування команди. Впроваджувати систему, орієнтовану на результат, та здійснювати подальші дії.

Необхідні навички та знання: 

• Вища освіта на рівні магістра в галузі фінансів.
• Щонайменше 2 роки практичного досвіду роботи в організації зі складною структурою.
• Досвід управління фінансовими проектами та дотримання вимог різних інституційних донорів.
• Мінімум 2 роки управлінського досвіду в корпоративному середовищі або в міжнародних неурядових організаціях (МНУО), включаючи розробку та впровадження стратегічних та операційних допоміжних послуг.
• Відмінні лідерські та міжособистісні навички.
• Здатність ефективно планувати та організовувати значне робоче навантаження, що включає різноманітні та складні завдання.
• Досвід підготовки до аудиту, супроводу аудиторських процесів, а також роботи в сфері оподаткування, податкових декларацій та податкових перевірок.
• Сильні аналітичні навички, здатність до стратегічного планування та прийняття рішень, а також вміння працювати з кількома пріоритетами одночасно.
• Вміння дотримуватися дедлайнів, передбачати потенційні перешкоди та пропонувати шляхи їх вирішення.
• Високий рівень володіння основними офісними програмами, зокрема Microsoft 365.
• Сильні навички ведення переговорів та представництва.
• Відмінні навички усного та письмового спілкування.
• Вільне володіння англійською мовою.
• Наявність ФОП (третя група).
   
  People in Peril пропонує:
   
  1.            Заробітна плата від 95 000 грн брутто/місяць залежно від вашого досвіду та зарплатної шкали PIP (повний робочий день);
  2.           Можливості для навчання, тренінгів та розвитку потенціалу;
  3.           25 днів оплачуваної відпустки щорічно; додаткові 3 дні у разі хвороби;
  4.           Відшкодування витрат на відрядження в межах України;
  5.           Активну участь у зростанні та розвитку організації як однієї з найбільших словацьких гуманітарних організацій в Україні.
• Місце роботи: Україна м. Ужгород (Закарпаття) або м. Київ 
• Умови роботи: контракт на повний робочий день (40 годин на тиждень)
• Тривалість контракту: 12 місяців з 3-місячним випробувальним терміном, можливість продовження після 12 місяців за наявності фінансування
•  Дата початку роботи: якомога швидше 
   
  Recruitment process:
  Зацікавлених кандидатів запрошуємо подавати заявки, надіславши резюме та коротку мотивацію на електронну адресу [email protected]  з темою листа «Head of Finance UA».
  Лише кандидати, які пройшли відбір, будуть запрошені на першу співбесіду.
  Будь ласка, зверніть увагу: через терміновість заповнення вакансії, набір буде здійснюватися на гнучкій основі, і People in Peril залишає за собою право набирати кандидатів раніше встановленого терміну.