Finance & Subgrants Assistant/ Асистент (-ка) з питань фінансів та субгрантів в IREX / International Research and Exchanges Board

Хто ми?

 У IREX ми прагнемо до більш справедливого, процвітаючого та інклюзивного світу, де люди повністю реалізують свій потенціал, уряди служити своїм людям і процвітати громадам. 

 Але в усьому світі постійна бідність, репресії та несправедливість заважають багатьом людям повністю розкрити свій потенціал.  Щоб вирішити ці проблеми, ми зосереджуємося на людях, а не на вакцинах, дорогах чи колодязях. Ми підтримуємо окремих людей та інституції в створенні змін у їхніх власних спільнотах і створенні мостів між людьми між націями. 

IREX співпрацює з партнерами в понад 100 країнах у чотирьох сферах, необхідних для прогресу: виховання лідерів, розширення можливостей молоді, зміцнення інституцій і розширення доступу до якісної освіти та інформації.

Фінанси та Послуги асистента субгрантів будуть залучатися на повний робочий день для забезпечення безперебійної фінансової роботи офісу IREX у Києві та надання підтримки всім програмам, які реалізує IREX в Україні, шляхом надання допомоги команди з низки питань, пов’язаних із фінансами, закупівлями та субгрантами. Ця посада підпорядковується безпосередньо старшому менеджеру з фінансів і бюджету та тісно співпрацюватиме зі старшим бухгалтером, бухгалтером і старшим координатором з фінансів і субгрантів.

Ви наступний член нашої команди?

• Ступінь бакалавра
• Мінімум 1 рік відповідного досвіду
• Розуміння бухгалтерського обліку та бухгалтерські процедури
• Поглиблене знання MS Office
• Знайомство з бухгалтерським програмним забезпеченням, таким як 1C, QuickBooks, SAP Concur Expense & Invoice є плюсом)
• Чудовий кількісний і якісні аналітичні навички
• Дуже хороша увага до деталей, надійність, ретельність і точність з номери
• Навички самоорганізації, здатність працювати з великим обсягом транзакцій/документів і дотримуватись суворих дедлайнів
• Потрібно мати міцні міжкультурні та комунікаційні навички
• Повинен бути здатний виконувати багато завдань і зберігати спокійну, доброзичливу поведінку в стресових ситуаціях
• Вище середнього рівня англійської мови є обов’язковим
• Потрібно продемонструвати дійсне підтвердження необмежений дозвіл на роботу в Україні.

 Ваші щоденні завдання

Фінанси:

• Під наглядом старшого менеджера з фінансів і бюджету допомагайте у складанні щомісячних звітів про витрати (вносьте витрати в QuickBooks щодня; сканувати резервну документацію про витрати та додавати її до трансакцій QB раз на два тижні).
• Відстежувати та узгоджувати банківські виписки в QuickBooks.
• Збирати, зберігати та впорядковувати оригінали первинної документації (рахунки-фактури та акти прийому-передачі, угоди, контракти).
• Надання підтримки фінансовому та програмному персоналу в управлінні SAP Concur (Україна): огляд постачальників, закупівля Замовлення (повідомлення про закупівлі) і рахунки-фактури, проконсультуйтеся з місцевими програмними командами щодо закупівель, переконавшись, що вся документація відповідає політикам і процедурам IREX.
• Перевірте підтверджувальну документацію щодо платежів відповідно до місцевих і донорських правил (схвалення, рахунки-фактури, записки тощо)
• Trза потреби перекладіть супровідні бухгалтерські та платіжні документи.
• Підготуйте банківські платежі в програмі Internet Client Bank для подальшої обробки (відстежуйте наявність коштів у місцевій валюті; переконайтеся, що обмін валют є точним, щоб мінімізувати валютний прибуток/збиток ).
• Вести книгу реєстрації документів довіреностей на отримання товарів від постачальників, підготувати їх за запитом.
• Надати супровідну документацію для звітності донорів та запитів на аудит, як потрібний.
• Допомога в перегляді контрактів.
• Допомога фінансовій групі за потреби.
• Інші обов’язки за призначенням.

 Субгранти:

• Під керівництвом старшого менеджера з фінансів і бюджету надайте допомогу в управлінні субгрантами. Це включає такі завдання, як розробка субгранту, конкуренція, належна обачність, переговори, підготовка документів субгранту, адміністрування, моніторинг і закриття.
• Переконайтеся, що файли субгранту оновлюються та своєчасно завантажуються у внутрішнє онлайнове керування документами IREX. системи.
• Допомога в усій внутрішній координації діяльності, пов’язаної з розробкою та виконанням субгрантів, включаючи процедури внутрішньої сертифікації/допуску, фінансовий моніторинг і виплату своєчасні виплати.
• Допомагати старшому менеджеру з фінансів і бюджету в перегляді бюджетів і звітів про витрати, а також надавати відгуки та рекомендації щодо внесення змін.
• Допомагати у створенні різноманітної субгрантної документації, такі як угоди субгранту та зміни, інші необхідні документи.
• Інші обов’язки за призначенням.

 Ми проводимо репутаційні перевірки усі успішні кандидати.

Ця посада знаходиться в Києві, Україна.

Ця посада не відповідає вимогам для імміграційного спонсорства.

БУДЬ ЛАСКА, БЕЗ ТЕЛЕФОННИХ ДЗВІНКІВ

EOE – роботодавець рівних можливостей

Ми є роботодавцем рівних можливостей, у тому числі інваліди/ветерани.

Щоб застосувати: Зацікавлених кандидатів просимо надсилати резюме та супровідні листи на адресу  [email protected]  якнайшвидше, вказавши назву посади в темі. Співбесіди проводитимуться на постійній основі. Вакансія відкрита до заповнення.

Кінцевий термін подачі заявок:   Вакансія відкрита до заповнення. Заявки розглядатимуться на місцілінгва основа. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, відібраними для співбесіди.