Асистент/-ка з фінансів (Finance Assistant) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

OBJECTIVES:

Updating financial spreadsheets with daily transactions

Preparing monthly balance sheets

Tracking and reconciling bank statement

Keep updated and well organized all supporting documents

Respect and follow-up the ACTED’s financial procedures

Deal with transfers and exchanges of money

Manage the petty cash

Manage banking payments

Cash flow follow-up (PRATIC)

Assist the internal auditor by gathering, compiling and analyzing financial, logistical and administrative information

DUTIES & RESPONSABILITIES

1. Manage Finance Transactions 

• Update financial spreadsheets with daily transactions, premises table
• Record accounts payable and accounts receivable in Excel and SAGA
• Prepare balance sheets
• Track and reconcile bank statements
• Process invoices and follow up with Logistics department, suppliers and partners as needed
• Provide administrative support during budget preparation
• File the invoices of the mission
• Carry out the double filing of accounting vouchers on a monthly basis
• Checking partner’s documents for compliance them with ACTED procedures
• Archives accounting documentation in accordance with ACTED procedures

Manage the Petty Cash Payments

• Manage the advance cash and update the cash ledger
• Check purchase approval and release required funds 
• Enter advance requests in the advance book
• Receive and check the eligibility of invoices submitted for payment (compliance with purchase order, required information)
• Enter purchase invoices in cash book
• Pay Cash Advances (mainly for staff’ travel)
• Close the cash account every month: physical counting, printing of accounting documents, check of supporting documents
• Translate supporting accounting/ payment documents as needed
• Offer possible accounting advance procedure improvements.

Monthly Bundle from the Capital:

• Organize timely preparation of the bases’ monthly accounting 
• Check accounting document information, including consistency between vouches and cash books, physical counting and balances
• Check the bases’ electronic accounting consistency: accounting codes, project codes, budget lines, titles
• Check and ensure invoice eligibility
• Check accounting voucher submissions (translation, numbering, layout)
• Запропонувати виправлення, які необхідно внести у випадку помилок, фінансовому менеджеру країни 

Забезпечити дотримання процедур закупівлі:

• Провести контроль якості тендерної процедури
• Забезпечити контроль якості рахунків-фактур
• Перевірити характер документа та його подання (фотокопія, оригінал, проформа, переклад, дата, підпис, печатка, використані терміни, точність розрахунків тощо)

Зберігати та архівувати документи:

• Зробіть фотокопії всіх рахунків-фактур.
• Подайте оригінали відповідно до бюджету (контракту) та бюджетної статті.
• Перевірте, чи є всі рахунки-фактури для кожної бюджетної статті та кожного договір
• По можливості покращити якість оформлення документів: переклад, дата (згідно з файлом бази даних), додавання розрахункової довідки (квитка) тощо.
• Після щомісячного закриття бухгалтерського обліку перевірте коди бухгалтерського обліку, коди проекту та коди бюджету. бази
• Заповнюйте все дуже сумлінно 
• У рідкісних випадках перерозподілу витрат перекласифікуйте рахунки-фактури відповідно до їхніх нових бюджетних статей, якщо це необхідно, особливо якщо вони використовувалися в різних операціях (перерозподіл початкові статті бюджету)

Брати участь у квартальних і річних аудитах

• Наприкінці контракту або щорічно готувати файли для надсилання до головного офісу (остаточна перевірка рахунків-фактур та їх наявності, заповнення файлу ризиків, якщо необхідно)
• Підготувати базу документів на запит зовнішніх/внутрішніх аудиторів 
• Завершити розсилку файлів шляхом додавання етикеток і належного пакування

КЛЮЧОВІ ПОКАЗНИКИ ЕФЕКТИВНОСТІ

• Точність бази капіталу щомісяця пакет
• Ступінь автономності фінансової команди
• Точність записів SAGA
• Точність готівкових платежів

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які підлягають проходженню військової служби, під час прийняття на службу мають надати оновлені військово-облікові документи.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після тестового терміну (3 місяці).