Асистент/-ка з фінансів (Finance Assistant) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

OBJECTIVES:

Updating financial spreadsheets with daily transactions

Preparing monthly balance sheets

Tracking and reconciling bank statement

Keep updated and well organized all supporting documents

Respect and follow-up the ACTED’s financial procedures

Deal with transfers and exchanges of money

Manage the petty cash

Manage banking payments

Cash flow follow-up (PRATIC)

Assist the internal auditor by gathering, compiling and analyzing financial, logistical and administrative information

DUTIES & RESPONSABILITIES

1. Manage Finance Transactions 

• Update financial spreadsheets with daily transactions, premises table
• Record accounts payable and accounts receivable in Excel and SAGA
• Prepare balance sheets
• Track and reconcile bank statements
• Process invoices and follow up with Logistics department, suppliers and partners as needed
• Provide administrative support during budget preparation
• File the invoices of the mission
• Carry out the double filing of accounting vouchers on a monthly basis
• Checking partner’s documents for compliance them with ACTED procedures
• Archives accounting documentation in accordance with ACTED procedures

2. Manage the Petty Cash Payments

• Manage the advance cash and update the cash ledger
• Check purchase approval and release required funds 
• Enter advance requests in the advance book
• Receive and check the eligibility of invoices submitted for payment (compliance with purchase order, required information)
• Enter purchase invoices in cash book
• Pay Cash Advances (mainly for staff’ travel)
• Close the cash account every month: physical counting, printing of accounting documents, check of supporting documents
• Translate supporting accounting/ payment documents as needed
• Offer possible accounting advance procedure improvements.

3. Monthly Bundle from the Capital:

• Organize timely preparation of the bases’ monthly accounting 
• Check accounting document information, including consistency between vouches and cash books, physical counting and balances
• Check the bases’ electronic accounting consistency: accounting codes, project codes, budget lines, titles
• Check and ensure invoice eligibility
• Check accounting voucher submissions (translation, numbering, layout)
• Запропонуйте фінансовому менеджеру країни виправлення, які необхідно внести у разі помилок 

4. Забезпечте дотримання процедур закупівель:

• Проведіть контроль якості тендерної процедури
• Забезпечте контроль якості рахунків-фактур.
• Перевірте характер документа та його оформлення (ксерокопія, оригінал, проформа, переклад, дата, підпис, печатка, використані терміни, точність розрахунків тощо)
  5. Зберігайте та архівуйте документи:
• Фотокопіюйте всі рахунки-фактури
• Зберігайте оригінали відповідно до бюджету (контракту) та статті бюджету
• Перевірте, чи всі рахунки-фактури присутні для кожної статті бюджету та кожного контракту
• По можливості покращити якість представлення документів: переклад, дата (згідно з файлом бази даних), додавання розрахункової примітки (квитка) тощо.
• Після щомісячного закриття бухгалтерського обліку перевірте коди бухгалтерського обліку, коди проектів і коди бюджету
• Подайте фотокопії рахунків-фактур відповідно до книг (касових і банківських) усіх робочі основи
• Запишіть все дуже сумлінно 
• У рідкісних випадках перерозподілу витрат перекласифікуйте рахунки-фактури відповідно до їхніх нових бюджетних статей, якщо це необхідно, особливо якщо вони використовувалися в різних операціях (перерозподіл початкових статей бюджету)

6. Участь у щоквартальних і щорічних аудитах

• Після закінчення контракту або щорічно готуйте файли для надсилання до головного офісу (остаточна перевірка рахунків-фактур і їх наявності, заповнення файлу ризиків за потреби)
• Підготуйте базу документів на запит зовнішніх/внутрішніх аудиторів 
• Завершіть розсилку файлів, додавши мітки та відповідну упаковку

< strong>ВИМОГИ:

ОСВІТА: Ступінь бакалавра фінансів, бухгалтерського обліку або економіки

ПРОФЕСІЙНИЙ ДОСВІД: Робота досвід роботи асистентом з фінансів, спеціалістом з фінансів, бухгалтером або на подібній посаді

НАВИЧКИ ТА ЗНАННЯ: 

• Добре знання процедур бухгалтерського обліку та бухгалтерського обліку< /li>
• Розширені навички MS Excel (створення електронних таблиць і використання фінансових функцій)
• Знайомство з бухгалтерським програмним забезпеченням (SAGA)
• Гарний рівень англійської мови
• Надзвичайна увага до деталей із здатністю виявляти числові помилки
• Навички самоорганізації та здатність працювати з мінімальним рівнем контролю

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, особи, які підлягають проходженню військової служби, під час прийняття на службу мають надати оновлені військово-облікові документи.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”