FIN/HR Assistant / Помічник фінансово-кадрового відділу в Medair Ukraine

Вітаємо! Дякуємо за інтерес до вакансії нашої організації – Філії Медейр в Україні.

Наша багатонаціональна команда прагне служити найуразливішим верствам населення в світі, надаючи практичну і милосердну допомогу. Для реалізації місії в Україні ми шукаємо помічника фінансово-кадрового відділу (FHRA), який відповідатиме за підтримку усіх поточних фінансово-кадрових процесів у харківському офісі.

Що стосується фінансів – цей помічник забезпечує точну і своєчасну обробку платежів і підготовку бухгалтерської звітності відповідно до загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку (звітні документи, банківські рахунки і квитанції) для належного управління корпоративними фінансами. На щоденній основі передбачено виконання різноманітних бухгалтерських функцій, необхідних для забезпечення фінансових потреб програми реагування на надзвичайні ситуації в Україні, а також для того, щоб усі фінансові операції здійснювалися і реєструвалися належним чином та відповідно до вказівок донорів, головног офісу та локальних офісів.

У сфері управління персоналом, під загальним керівництвом Керівника з управління персоналом, помічник фінансово-кадрового відділу надаватиме підтримку відділу з управління персоналом у забезпеченні ефективного та результативного управління персоналом в офісі з високою якістю, точністю та послідовністю. Помічник проводитиме роз’яснювальну роботу та застосовуватиме політику, правила та положення з управління персоналом, впроваджуватиме внутрішні процедури підбору персоналу, заповнення вакансій, проведення аудиту, документально супроводжуватиме відрядження.

Огляд проекту: Medair (Медейр) — це міжнародна християнська гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу найбільш уразливим людям, які опинилися в умовах конфлікту, хвороб і катастроф, щоб забезпечити їхнє життя в гідності та надії. Вона розпочала свою діяльність в Україні на початку березня 2022 року внаслідок ескалації військових дій Росії в Україні. Medair реалізувала численні заходи в різних секторах, таких як: житло, охорона здоров’я, готівка та нефінансова інформація, соціальний супровід, WASH, психічне здоров’я. Команди Medair розташовані на сході, півночі та заході України, щоб забезпечити багатосекторальний підхід до допомоги. Ми шукаємо кваліфікованого фахівця, щоб приєднатися до нас у підтримці незахищених громад.
 Бажаєте дізнатися більше про організацію та її історію? Запрошуємо на сайт www.medair.org

РОЗГОРНУТИЙ ОПИС ВАКАНСІЇ

ФУНКЦІОНАЛЬНІ ЗВ'ЯЗКИ
 (з ким помічник взаємодіє в процесі виконання своїх обов’язків)

Внутрішні:

Фінансовий менеджер, менеджер з управління персоналом, менеджер з підтримки проектів, старший фінансовий менеджер, фахівці з управління персоналом, логісти, бухгалтери, менеджери проектів, координатори проектів, всі національні співробітники та інші співробітники Medair, за потреби.

Зовнішні:

Місцеві постачальники, служби доставки та оренди автотраспорту, місцеві органи влади, партнери з інших НГО, аудитори та адміністратори в штаб-квартирі.

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ТА ОСНОВНІ НАПРЯМИ ДІЯЛЬНОСТІ:

Загальні

- Підтримувати цінності Medair та сприяти добробуту команди як її активний учасник.

Фінансова діяльність

A) Обробка платежів

- Своєчасна обробка платіжних документів.

- Подавати платіжні документи на затвердження та забезпечувати належне додавання квитанцій як доказ підтвердження від продавців/постачальників.

- Забезпечувати зв'язок з фінансовим відділом з усіх питань, пов'язаних з доставкою готівки в офіс. 

- Правильно та належним чином посилатися на платіжні документи та зберігати їх без дублікатів.

- Дотримуватися процедур, політик, Посібника з фінансів та закупівель Medair під час обробки платежів. 

- Контролювати, щоб аванси готівкою враховувалися, а витрати реєструвалися своєчасно, як це передбачено фінансовим звітом.

Б) Управління готівкою

- підтримувати достатню кількість готівки (якщо це можливо), в офісі не повинно не вистачати готівки в будь-який час.

- Щодня, щотижня, щомісяця та щороку слід проводити підрахунок готівки та звіряти її з бухгалтерськими звітами.

- Готувати щотижневі прогнози потреб у грошових коштах для бази за участю команди логістики та програм.

C) Аудит та внутрішній контроль

- Виконувати активну роль у підтримці внутрішнього контролю, забезпечуючи дотримання встановлених процедур та нульову толерантність до шахрайства.

- Аудиторські рекомендації, що стосуються сфери відповідальності, виконуються протягом двох місяців після випуску аудиторського звіту (як внутрішнього, так і зовнішнього).

- Надання допомоги в отриманні необхідної документації та зразків для сприяння безперешкодному проведенню аудиту.

D) Звітність по рахунках

- Перевіряти рахунки, щоб підтвердити, що витрати віднесені до правильного рахунку GL, фонду, проекту, сектору, локації та дотримання принципів бухгалтерського обліку.

- Брати участь у щомісячному та щорічному закритті рахунків.

- Інструмент управління грантами - якщо це можливо, регулярно використовувати інструмент управління грантами для визначення донора та для віднесення різних витрат протягом різних періодів часу протягом циклу проекту.

E) Архівування

- Забезпечити щоденне сканування та збереження в хмарному сховищі Sharepoint чітких і читабельних фінансових документів,

- Контролювати, що фінансові документи зберігаються в повному обсязі як в паперових, так і в сканованих копіях.

F) Навчання

- Ознайомлення нових співробітників з роботою фінансового відділу (заповнення PDF, правильне розуміння Плану рахунків).

Діяльність, пов'язана з людськими ресурсами

G) Обробка платежів

- Відповідає за підтримання ефективної та точної системи ведення кадрової документації, яка полегшує повторний пошук документів та інформації, коли це необхідно.

- Розробляє та підтримує надійну робочу систему відстеження, постійно оновлює її та надає інформацію HRM та заступнику HRM для внесення змін.

- Створення особових справ для нових співробітників та забезпечення наявності всіх необхідних документів в особовій справі

- Своєчасна обробка інформації для посвідчень співробітників Medair

H) Управління контрактами

- Забезпечення наявності, обліку, належного підписання всіх контрактів та інших договірних угод, а також контроль за їхнім виконанням у разі необхідності. 

- Проактивно відстежувати копії контрактів та будь-які інші документи, що мають вплив на заробітну плату (повідомлення про закінчення контракту, документи про звільнення)

- Відстеження відгуків про співбесіди зі співробітниками, які звільняються.

I) Функція підтримки аудиту

- Відповідає за надання супровідної документації та керує будь-якими процесами аудиту, які можуть вимагатися керівництвом відповідно до запитів донорів. Наприклад: ECHO, OFDA, CHF тощо.  Зберігати файли, сканувати та надавати аудиторам усі необхідні документи.

 J) Делеговані повноваження

- Зберігати та убезпечувати конфіденційність інформації про співробітників

- Співпрацювати з відповідними колегами для забезпечення своєчасного управління кадровими процесами

- Контролювати, щоб всі практики працевлаштування персоналу, найнятого на національній основі, відповідали місцевому трудовому законодавству

ПОБАЖАННЯ ДО КАНДИДАТА: 

КВАЛІФІКАЦІЯ / ДОСВІД:

Професійна кваліфікація - диплом в галузі управління персоналом, адміністрування або фінансів/бухгалтерії, ділового адміністрування, менеджменту. БАЖАНО диплом з управління персоналом або бізнес-адміністрування. Сертифікований бухгалтер.

Досвід роботи - 1 рік у сфері фінансів або управління персоналом та/або адміністративний/архівний досвід, бажано в НГО; Буде перевагою 2+ роки досвіду у сфері фінансів та управління персоналом. Досвід роботи в сфері логістики - 1 рік в НГО.

Мови - впевнене володіння англійською мовою (усно та письмово), вільне володіння українською мовою з добрим знанням граматики (усно та письмово)

ІТ - Вміння працювати з пакетом Microsoft Office, зокрема Outlook, Word та Excel. БАЖАНО - Досвід роботи з бухгалтерськими та логістичними пакетами, програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати.

КОМПЕТЕНЦІЇ

Мотивація - бажання служити іншим, висока мотивація. БАЖАНО Співчутливий, цілеспрямований, енергійний, самостійний, з ентузіазмом, енергійний.

Командна робота - Командний гравець, але також здатний працювати самостійно, хороші навички міжособистісного спілкування та вирішення конфліктів, може добре працювати в мультикультурній команді, рішучий і впевнений в собі характер. БАЖАНО Здатність до заохочення, підтримки.

Адаптивність - Здатність працювати під тиском і керувати особистим рівнем стресу, креативність, відкритість, гнучкість, здатність до самонавчання; добре розуміння крос-культурних питань; здатність працювати в режимі багатозадачності, зберігати холоднокровність під тиском, думати наперед і працювати в строк; «можу зробити», позитивний настрій і гнучкий підхід; здатність працювати конфіденційно в будь-який час.

Технічна експертиза - загальний досвід адміністрування з підтвердженим успіхом у демонстрації уваги до деталей, письмових та комунікативних навичок. Здатність вирішувати проблеми. Прихильність до найкращих практик. Успішний досвід роботи з детальними процесами та процедурами.

Управління та лідерство - Хороші комунікативні та лідерські навички

Ставлення до роботи - уважний до деталей, організований, акуратний, цілеспрямований, з аналітичним складом розуму, здатний підтримувати інших, командний гравець.

Інші якості - Чесний, надійний

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами. 

 ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

OVERALL PURPOSE

Working as an important member of a diverse team committed to serve the world’s most vulnerable with practical and compassionate care, the Finance and Human Resources Assistant (FHRA) is responsible for supporting the Finance and Human Resources Departments.

With regard to Finance, the FHRA will ensure accurate and timely processing of payments and preparation of accounting as per generally accepted accounting principles records (cash book, banking and receipts) for good corporate financial management. On a day-to-day basis the FHRA carries out a variety of accounting functions required to ensure the financial needs of the Ukraine response programme are met and that all financial transactions are carried out and recorded with integrity and in accordance with donor, HQ and field guidelines.

With regard to HR, the FHRA, under the overall guidance of the Human Resources Manager, will support the HR Department in ensuring effective and efficient delivery of HR services in the Office with high quality, accuracy and consistency. The FHRA will be responsible to promote client and result-oriented approaches consistent to Medair strategic objectives of People–to–People. The FHRA will interpret and apply HR policies, rules and regulations, implement internal procedures in recruitment, filling, auditing, facilitation of travels.

PROJECT OVERVIEW

Multi-sector relief programme including: provision of Primary Health Care, Nutrition, Health and Hygiene Promotion, Water and Sanitation and NFI & Emergency Shelter distributions across fixed and emergency response locations throughout Ukraine. The goal is to assist in reducing morbidity and mortality in vulnerable communities in Ukraine.

ФУНКЦІОНАЛЬНІ ПОСИЛАННЯ

Внутрішні:
 Менеджер з фінансів, Менеджер з персоналу, Менеджер із підтримки проекту, Старший спеціаліст з фінансів та кадрів, FIN та відділ кадрів Офіцери, спеціалісти з матеріально-технічного забезпечення, бухгалтери, керівники проектів, координатори проектів, увесь національний персонал та інший персонал Medair, якщо необхідно.

Зовнішні:

Місцеві постачальники, агенти з трансферу, місцеві органи влади, партнери в інших неурядових організаціях, аудитори та адміністратори в штаб-квартирі.

ОБОВ'ЯЗКИ та ОСНОВНА ДІЯЛЬНІСТЬ:

Загальні

• Захищати цінності Medair і робити внесок у добробут команди як активний член.

ФІНАНСОВИЙ ЗАПИС. ДІЯЛЬНІСТЬ

A) Обробка платежів

• Вчасна обробка платіжного ваучера.
• Подання платіжних ваучерів для затвердження та переконайтеся, що квитанції належним чином додано як доказ підтвердження продавцями/постачальниками.
• Забезпечення зв’язку з фінансовими агентами з усіх питань, пов’язаних із доставкою готівки в офіс. 
• Правильно та належним чином посилайтеся на платіжні ваучери та заповнюйте їх без дублікатів.
• Дотримуйтесь Посібника з процедур, політики, фінансів і закупівель Medair під час обробки платежів. 
• Дотримуйтесь заходів, щоб забезпечити вчасний облік грошових авансів і реєстрацію витрат, як зазначено в посібнику з фінансів.
• Щоденно, щотижнево та щомісяця виконуйте звірку готівки для всіх надійних рахунків. щоб забезпечити узгодження всіх платежів з обліковою книгою.

B) Управління грошовими коштами

• Підтримувати достатню кількість готівки (якщо є), офіс не повинен закінчиться готівка в будь-який час.
• Щоденно, щотижнево, щомісяця та щороку переконайтеся, що підрахунок готівки виконується та звіряється з обліковою книгою.
• Готуйте щотижневі прогнози потреб у грошових потоках для місцезнаходження за допомогою команди логістики та програм.

C) Аудити та внутрішній контроль

• Відіграйте активну роль у підтримці внутрішнього контролю забезпечення дотримання встановлених процедур і дотримання нульової терпимості до шахрайства.
• Рекомендації аудиту, що стосуються сфери відповідальності, приймаються протягом двох місяців після випуску аудиторського звіту (як внутрішнього, так і зовнішнього).
< li>Допомога в отриманні необхідної документації та зразків для полегшення аудиту.

D) Облікові записи Звітування

• Перевірте облікові записи, щоб підтвердити, що витрати закодовані за правильним обліковим записом GL, фондом, проектом, сектором, місцеположенням і принципами бухгалтерського обліку.
• Беріть участь і беріть участь у щомісячному та щорічному закритті рахунків.
• Інструмент керування грантами – якщо застосовно, регулярно використовуйте інструмент керування грантами, щоб визначити легкого донора для стягнення різних витрат протягом різних періодів протягом циклу в Проект.

E) Архівування

• Переконайтеся, що чіткі та читабельні фінансові документи скануються та зберігаються в Sharepoint щодня,
• Переконайтеся, що повнота фінансових документів зберігається як у друкованих, так і в сканованих копіях.

F) Навчання

< li>Орієнтація нового персоналу в rз повагою до фінансового відділу (заповнення PDF, правильне розуміння плану рахунків).

ДІЯЛЬНІСТЬ, ПОВ’ЯЗАНА З КАДРОМ

G) Обробка платежів

• Відповідає за підтримку ефективної та точної системи діловодства кадрового персоналу, яка спрощує повторний розгляд документів та інформації, коли це необхідно.
• Розробити та підтримувати належний стан працююча система відстеження, продовжує оновлювати та ділитися з HRM та заступником HRM для отримання вхідних даних
• Створіть файли для нових найнятих співробітників і переконайтеся, що всі необхідні документи є в кадровій справі
• Вчасна обробка інформація для ідентифікаторів співробітників Medair

H) Управління контрактами

• Переконайтеся, що всі контракти та всі інші договірні угоди на місці, доводиться, належним чином підписані та за потреби виконуйте подальші дії. 
• Завчасно стежити за копіями контракту та будь-якими іншими пов’язаними документами, які впливають на нарахування заробітної плати (повідомлення про закінчення контракту, документи про звільнення)
• Відстежувати зворотній зв’язок під час співбесіди при звільненні.

I) Служба підтримки аудиту

• Відповідає за надання підтверджуючих документів і керує будь-якими процесами аудиту, які можуть бути викликані керівництвом відповідно до запитів донорів. Наприклад; ECHO, OFDA, CHF тощо.        Зберігайте файли, скануйте та діліться всіма необхідними документами з аудиторами.

 J) Делеговані повноваження

• Конфіденційність інформації, що зберігається про окремих співробітників
• Працювати з відповідними колегами, щоб забезпечити своєчасне управління процесами управління персоналом
• Забезпечити всі практики працевлаштування для набраний на національному рівні персонал відповідає місцевому трудовому законодавству

K) Прикриття для колег

• Під час відпустки або будь-якого іншого призначення на делегований рівень.

СПЕЦИФІКАЦІЯ ОСОБИ: 

КВАЛІФІКАЦІЯ / ДОСВІД:
 Професійна кваліфікація- Бажано мати диплом з кадрів, адміністрування або фінансів/обліку, бізнес-адміністрування, менеджменту. БАЖАНО диплом з HRM або бізнес-адміністрування. Сертифікований бухгалтер.
Досвід роботи - 1 рік у FIN або HR та/або адміністративний/архівний досвід, бажано в громадській організації; БАЖАНО 2 + 2 роки досвіду в FIN та HR. Досвід логістики 1 рік у секторі громадських організацій.

Мови - Володію англійською (усна та письмова), Вільне володіння українською (усна та письмова)

IT - Можливість працювати з пакетом Microsoft Office, зокрема Outlook, Word і Excel. БАЖАНО Володіння пакетами бухгалтерського та матеріально-технічного забезпечення, програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати.

КОМПЕТЕНЦІЇ
Мотивація - Бажання служити іншим, висока мотивація. БАЖАНО Співчутливий, самовмотивований, ентузіазм, енергійність, самостійність.

Побудова команди - Гравець у команді, але також здатний працювати незалежно, хороші навички міжособистісного спілкування та вирішення конфліктів, може добре працювати в мультикультурній команді, рішучий і впевнений характер. БАЖАНО Заохочення, підтримка

Здатність до адаптації -  Здатність працювати під тиском і керувати особистістюl рівень стресу, творчий, відкритий, гнучкий, самонавчається; Добре розуміння міжкультурних питань; Здатність виконувати багато завдань, підтримувати рівновагу під час стресу, думати наперед і працювати до дедлайнів; «Можу», позитивне ставлення та гнучкий підхід; Здатність працювати конфіденційно в будь-який час.

Технічна експертиза - загальний досвід адміністрування з доведеним успіхом у демонстрації уваги до деталей, письмових і комунікаційних навичок. Здатність вирішувати проблеми. Відданість найкращим практикам. Успішна робота з детальними процесами та процедурами.
Управління та лідерство - Хороші комунікативні та лідерські навички

Ставлення до роботи - Увага до детальний, організований, точний, відданий, аналітичний розум, підтримка, командний гравець

Інші якості – чесний, надійний

MEDAIR UKRAINE BRANCH прагне створювати різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем із рівними можливостями працевлаштування. Щоб отримати детальнішу інформацію, зв’яжіться з нами.