Польовий менеджер в International rescue committee

ІНФОРМАЦІЯ:

Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найгірші гуманітарні кризи у світі, допомагаючи відновити здоров’я, безпеку, освіту, економічний добробут і владу для людей спустошений конфліктами та катастрофами. Заснована в 1933 році за закликом Альберта Ейнштейна, IRC є однією з найбільших у світі міжнародних гуманітарних неурядових організацій (МНУО), яка працює в більш ніж 40 країнах і 29 містах США, допомагаючи людям вижити, повернути контроль над своїм майбутнім і зміцнити свої громади. Сила людяності, співробітники IRC забезпечують тривалий вплив, повертаючи безпеку, гідність і надію мільйонам. Якщо ви орієнтовані на рішення та пристрасно змінюєтеся, приєднуйтеся до нас, щоб позитивно вплинути на життя мільйонів людей у всьому світі заради кращого майбутнього.

ОГЛЯД ВАКАНСІЙ:

Під під наглядом польового координатора (FC), польовий менеджер (FM) відповідатиме за забезпечення високоякісної підтримки для надання програм у польовому офісі. Особливий фокус цієї посади – керівництво ефективними та дієвими функціями підтримки програми. Крім того, МЗС відіграватиме ключову роль у взаємодії з українськими урядовими органами, включаючи розблокування будь-яких перешкод та управління ризиками для ефективної реалізації. 

Міністер фінансів безпосередньо керуватиме групами польової підтримки – ланцюгом постачання (включаючи автопарк і склад), адміністрацією, людьми та культурою (P&C) і фінансами – щоб забезпечити суворе дотримання політики та процедур IRC, українського уряду та донорів. Керівник фінансового менеджменту надаватиме контекстно відповідну оперативну інформацію та консультації на всіх етапах проектного циклу, постійно оцінюючи якість та ефективність підтримки програми та вносячи відповідні коригування. Посада тісно співпрацюватиме з керівниками/офіцерами програм на місцях та їхніми командами, щоб оптимізувати надання операційної підтримки реалізації програми. 

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Керівництво служби підтримки на місцях Команда

• Аналізуйте функції ланцюга постачання, адміністрування, фінансів і керування на місцевому рівні, щоб переконатися, що служби підтримки програм працюють ефективно та результативно. На основі цього аналізу вживайте постійних зусиль щодо вдосконалення та, якщо це необхідно, надавайте рекомендації керівникам служби підтримки FC та/або центрального рівня. 
• Керівництво розробкою та поточним переглядом операційних планів для підтримки програмної діяльності та програмування масштабування/правильного розміру відповідно до затвердженої SAP країни. 
• Контроль за дотриманням усіх політик і процедур IRC і донорів щодо закупівель і активівуправління. 
• Брати участь у засіданнях комітету із закупівель, надаючи інформацію, якщо плануються стратегічні закупівлі/великомасштабні закупівлі.
• У координації з командою ланцюга постачання переконайтеся, що склади добре обладнані для операцій із залученням необхідних заходів безпеки та обладнання
• В координація з командою автопарку, нагляд за рухом транспортних засобів, щоб забезпечити дотримання правил і максимально підвищити безпеку програми, підзвітність та ефективне використання ресурсів автопарку.
• Підтримка адміністраторів, щоб переконатися, що офіс і приміщення належним чином обслуговуються та придатні для безпечного розміщення персоналу. Повідомляйте будь-які ІТ-проблеми в операційну групу та/або FC на центральному рівні для підтримки.
• Офіцер з фінансової підтримки для виконання обов’язків з фінансового управління, включаючи здійснення будь-яких платежів, створення фінансових звітів і підтримку команд підтримки програм в управлінні їхніми бюджетами. 
• Підтримуйте офіцера P&C, щоб забезпечити прийняття різних кадрових політик і процедур, різних кадрових процедур (цикл перевірки продуктивності та встановлення цілей), планів розвитку персоналу тощо для всіх членів команди південного регіону.

Персонал менеджмент

• Керувати командою підтримки програми польового офісу в координації з керівниками підтримки центрального рівня (ланцюг постачання, адміністратор, P&C та фінанси); безпосередньо контролювати та наставляти лідерів підтримки на польовому рівні. 
• Переконайтеся, що всі оцінки ефективності всього персоналу підтримки програми проводяться вчасно. Перегляньте всі оцінювання, щоб забезпечити якість і послідовність.
• У співпраці з керівниками операцій, P&C і фінансів запровадьте кадрову політику, включаючи навчання, оцінку ефективності, розвиток персоналу та дисциплінарні заходи для команди підтримки програм.

Бюджет і грант управління

• Щомісячно керуйте бюджетом і фактичним (BVA) процесом плану витрат для бюджету підтримки програми та операцій для південного регіону. 
• Вчасно визначте будь-які значні фактичні чи прогнозовані недо- чи перевитрати бюджетів підтримки програми та операцій і надішліть аналіз FC для пом’якшення або виправлення. 
• Перегляньте всі бюджетні коди в запитах на закупівлі, замовленнях на закупівлю, ваучерах та інших пов’язаних документах і затвердьте відповідно до порогових значень FM.
• Підтримуйте FC в організації зустрічей для відкриття грантів на місцевому рівні, щоб забезпечити виконання проектів з відповідним рівнем програмної підтримки для ефективної реалізації. 
• Внести свій внесок в оперативний огляд і складання бюджету в проекті, операційні бюджети,d field level master budgets to ensure program support is contextually appropriate and adequately resourced. 

Керівництво на місцях

• Разом із ФК та офіцером із гуманітарного доступу та безпеки та безпеки (HASS) уважно стежити за подіями в current and proposed areas of operation (humanitarian situation, politics, security) and support with contextual analysis. Ensure that operations functions are appropriately adapted to the changing context. 
• Разом із ФК, переконайтеся, що функції підтримки програми узгоджені з потребами реалізації програми та забезпечені відповідними ресурсами.
• Підтримуйте оцінку та реалізацію зусиль із розбудови операційної спроможності разом з партнерами IRC у південному регіоні.
• Підтримуйте заступника директора з управління на місцях (DDFM), коли це необхідно для виконання обов’язків FC на місцях, коли FC знаходиться поза офісом.
• Виконання інших обов’язків, які можуть бути доручені FC. 

Координація та представництво:

• Підтримка ФК у всіх координаційних та представницьких обов’язках, таких як, але не обмежуючись, відвідування зовнішні та внутрішні координаційні платформи, а також сприяння зустрічам і представництву з місцевими зацікавленими сторонами, наприклад, мерами, губернаторами, координатором ООН, українською владою, партнерами та спільнотами.
• Як член розширеної групи SMT (ESMT), разом із FC, FM представляє контекст південного регіону та надає внесок у розробку Стратегічного плану дій програми для України (SAP) та SAP Implementation Plan (SAP-IP) and supports the delivery of strategic goals. 

ВЗАЄМОЗВ'ЯЗКИ ТА КООРДИНАЦІЯ ЗВІТУ:

Підпорядковується: Польовому координатору  

Керіває: Менеджер ланцюга постачання, Адміністратор, спеціаліст з питань персоналу та культури (P&C), Фінансовий спеціаліст

Ключова координація з: офіцером HASS, керівниками програм, а також фінансовими, операційними та командами контролю та управління на центральному рівні. 

ВИМОГИ

Освіта: Вища освіта

Досвід роботи:

• Мінімум 4 роки професійного досвіду, бажано в НУО в Україні 
• Досвід управління наглядом
• Досвід принаймні однієї з функцій менеджера на місцях: ланцюг поставок, логістика, адміністрування, кадри або фінанси 
• Досвід роботи успішно співпрацювати з місцевими зацікавленими сторонами, такими як місцеві та міжнародні неурядові організації, місцеві органи влади, члени громади тощо з делікатністю та дипломатичністю

Продемонстровані компетенції:

• Відмінні навички налагодження стосунків, міжособистісні навички та здатність ефективно координувати роботу кількох команд
• Відмінні навички усного та письмового спілкування
• Велика увага до деталей і своєчасність у управлінні завданнями 
• Лідерство у прояві ініціативи та вирішенні проблем 

Потрібні мови: 

• Вільне володіння усною та письмовою українською та англійською мовами

Комп’ютер/Інші вимоги:

• Повна професійна компетентність у Microsoft Office Suite, особливо Word, Excel, PowerPoint, PowerBI
• Водійське посвідчення 

Можливість подорожувати: до 25% подорожей у Херсонській, Миколаївській та Одеській областях

Ця посада базуватиметься в місцях, де є присутність IRC. Ця посада наразі базується в Миколаєві, але оскільки це мінливий контекст, який швидко змінюється, місце розташування цього призначення може змінюватися залежно від оперативних потреб.

Професійні стандарти

Міжнародний комітет порятунку сповнений рішучості захищати людей, яких він обслуговує, і персонал від усіх видів шкоди, включаючи сексуальну експлуатацію, насильство та домагання. Він зобов’язується вживати всіх необхідних превентивних заходів і створювати середовище, де люди почуваються в безпеці. IRC створює різноманітні та інклюзивні команди професіоналів, які сприяють критичному осмисленню, розподілу повноважень, дебатам і об’єктивності, щоб надавати найкращі можливі послуги нашим клієнтам. 

Співробітники IRC повинні дотримуватися основних цінностей і принципів, викладених у IRC Way – Стандартах професійної поведінки.  Це чесність, обслуговування, рівність і підзвітність. Відповідно до цих цінностей IRC діє та впроваджує свою політику захисту, щоб захистити дорослих і дітей від будь-якого впливувід експлуатації та жорстокого поводження, включаючи сексуальну експлуатацію та насильство, а його персонал від сексуальних домагань та насильства. 

Якщо є підозри про неналежну поведінку, IRC дотримується підходу нульової терпимості та вживає всіх необхідних заходів і заходів для виправлення. Розслідувальний підрозділ IRC складається з експертів і навчених слідчих, які забезпечують проведення професійних розслідувань, зосереджених на постраждалих, якщо повідомлення про порушення правил безпеки надходять через безпечні та доступні канали повідомлень, які IRC надає своїм співробітникам, партнерам і клієнтам. 

Ці зобов’язання викладено в Політиці захисту IRC, доступній англійською та українською мовами за цим посиланням: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies. 

IRC є активним учасником створеної в Україні Міжвідомчої робочої групи з питань захисту від сексуальної експлуатації та насильства (PSEA).