Field Assistant (Асистент/ -ка польової команди) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

ASSIGNMENT

IMPACT has been active in Ukraine since 2015, working primarily in government controlled and non-government-controlled areas of Donetsk and Luhansk. Following the full-scale invasion in February 2022, IMPACT significantly scaled-up its activities, operating across the whole country to support evidence-based planning and prioritisation.

IMPACT is seeking a Field Assistant. Under the supervision of the Field Officer by area, the Field Assistant will provide overall support for the implementation of data collection activities. 

The Field Assistant will support the field team(-s) by area with administrative tasks, organization of meetings/trainings/events, development of internal and external network of communication, materials, tools, etc., participate in field data collection activities, and/or as a member of field data collection team.

Under the supervision of the relevant focal point will be engaged in communications with local authorities, military structures, facilities, partner organizations, and other relevant stakeholders

FUNCTIONS

Administrative tasks

• Support FLAT with getting all necessary documents from the temporary field staff by area in a timely manner. 
• Regularly check and update information regarding equipment, uniform, CRM cards and other stuff needed and available for data collection by area.
• Proofread field related documentation in Ukrainian/English, printing, scanning
• Support with recruitment of temporary staff to perform the above tasks in times of high workload.
• Archive all necessary field documents (agendas, lists of training and FGD participants, photos of trainings, FGDs and field activities, contracts, Codes of conduct, policy acceptance forms, monthly timesheets, acts of services provided etc.) in the specified directories/servers.
• Provide administrative support for HR documentation, including printing HR documents upon request; collecting and maintaining complete documentation packages для тимчасового польового персоналу; перевірка поданих документів на повноту, точність і відповідність (наприклад, правильні підписи, кількість робочих днів, наявність необхідних документів і копій, типи документів і точність імен і посад одержувачів/відправників).
• Інші обов’язки та відповідальність, пов’язані із завданнями, покладеними на функції адміністратора польового підрозділу.

Польова робота. завдання

• Підтримка загального планування збору даних за територією, координація з FLAT, координатором безпеки та зони та інші відповідні кроки. 
• Шукайте та перевіряйте відповідну інформацію в/з Інтернет-ресурсів.
• Керуйте офіційним листуванням із широким колом учасників (місцевими громадами, органами влади, установами тощо) щодо майбутніх польових заходів під наглядом відповідного координатора.
• Підтримка в організації та проведенні тренінгів для польових команд (-ів) (переписувачів та керівників груп). 
• Систематизація та архівування фотоматеріалів, у тому числі зібраних через форму подання фотобанку, а також з інших джерел, що включає організацію, класифікацію та підтримку архіву фотографій проекту відповідно до внутрішньої SoP.
• Забезпечення подальших дій та постійного зв’язку, використовуючи всі відповідні канали зв’язку, з місцевою владою та відповідними зацікавленими сторонами щодо запланованих польових заходів.
• Інші обов’язки та обов’язки, пов’язані із завданнями, покладеними на польову роботу підрозділу.

 Зовнішнє залучення

• Підтримка членів польової групи за територією у співпраці з місцевою владою, військовими структурами, об’єктами, партнерами та іншими відповідними зацікавленими сторонами.
• Брати участь у зовнішніх зустрічах команди та вести протоколи нарад відповідно до вимог. 
• Підтримуйте та регулярно оновлюйте централізовану базу даних контактів для України, що охоплює місцеві органи влади, зацікавлені сторони приватного сектору, партнерські організації тощо, які працюють у сферах оцінки.
• Підтримка в організації заходів із різними зацікавленими сторонами за запитом.
• Бажання здійснити службові поїздки для підтримки реалізації заходів на місцях.
• Інші обов’язки та відповідальність, пов’язані із завданнями, покладеними на зовнішніх процес залучення польового підрозділу.

ВИМОГИ

• 1 рік відповідного досвіду роботи (бажано гуманітарної та/або у сфері місцевого управління)
• Розуміння структури органів державної влади і місцеве самоврядування буде перевагою.
• Знання англійської мови буде перевагою.
• Вміння користуватися комп’ютером, вміння користуватися програмним забезпеченням Office, зокрема Google sheets і Excel, MS Word, PowerPoint тощо.
• Здатність працювати самостійно та в команді, активно відстоювати власні ідеї.
• Потрібні навички стресостійкості та багатозадачності
• Висока мотивація до навчання та роботи. 

How to apply:

Please submit a CV in English to apply for this position. Please make sure your CV clearly shows why you would be a good fit for this position with REACH. Only short-listed candidates will be contacted for an interview. ACTED is an equal opportunity employer.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”