Фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання (Facilities and Inventory Officer) в DAI Global LLC

Київ

ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПРОЄКТ
Проєкт USAID Economic Resilience Activity (ERA) створений як інноваційний і гнучкий інструмент, що сприяє задоволенню актуальних потреб розвитку України та зміцненню її економічної стійкості. Зусилля України, спрямовані на досягнення перемоги та відродження після повномасштабної війни, розв’язаної Росією, мають на меті впевнено крокувати шляхом до прискореного розвитку як суверенної, незалежної, демократичної та процвітаючої держави. Це вимагає динамічного, інклюзивного підходу до економічного відновлення та сталого зростання.

СТАБІЛІЗАЦІЯ ТА ВІДНОВЛЕННЯ БІЗНЕСУ
ERA сприяє розвитку стійкої, інклюзії та відновлення економіки, орієнтованої на зростання, у регіонах, які зазнали значних руйнувань. ERA надає українцям можливість створювати та розвивати мікро-, малі та середні підприємства (ММСП) у перспективних економічних секторах, впроваджувати інновації та виходити на нові ринки України, Європейського Союзу (ЄС) та інших регіонів. ERA особливо підкреслює важливість залучення внутрішньо переміщених осіб (ВПО), жінок, молоді, ветеранів, літніх людей, представників ЛГБТКІ+ та інших вразливих груп, щоб забезпечити їхню участь у розбудові економічного успіху регіону.

Починаючи з 2025 року, ERA відновлює свою діяльність у напрямку стабілізації та відновлення бізнесу, зосереджуючи основну увагу на 4 східних областях (Луганська, Донецька, Запорізька, Херсонська) та 3 суміжних областях (Харківська, Дніпропетровська, Миколаївська), а також у меншій мірі у 4 постраждалих від війни регіонах (Сумська, Полтавська, Чернігівська, Одеська). Ця діяльність спрямована на підвищення економічної стійкості східної України шляхом досягнення наступних цілей:

• Мета 1: Надати підтримку для стабілізації економіки України;
• Мета 2: Сприяти сталому розвитку мікро-, малих і середніх підприємств (ММСП) в Україні.

Завдяки цьому економіка східних і прифронтових громад України зможе протистояти викликам, які виникли внаслідок вторгнення Росії та руйнування критичної інфраструктури. Громади, підприємства та урядові партнери зможуть відновлювати свої життя та діяльність у цих регіонах, покращуючи економічну стійкість.

Окрім стабілізації та відновлення бізнесу в східних та прифронтових областях, ERA продовжує підтримувати додаткові напрями діяльності:

ПІДТРИМКА ЛОГІСТИКИ ЕКСПОРТУ ЗЕРНА В РАМКАХ ІНІЦІАТИВИ «AGRI-УКРАЇНА»

Проєкт «Економічна підтримка України» є одним із ключових партнерів USAID, що реалізує ініціативу «Розвиток стійкості сільського господарства (далі – AGRI-Ukraine), бюджет якої складає 350 мільйонів доларів. Ця ініціатива була розпочата у 2022 році з метою розвитку експорту зернових з України та подолання глобальної продуктової кризи, що була поглиблена через війну. В рамках ініціативи AGRI-Ukraine, проєкт «Економічна підтримка України» співпрацює з державними та приватними компаніями, інвестуючи у перевозку та перевалку критично необхідних зернових продуктів.

ПОКРАЩЕННЯ ІНФРАСТРУКТУРИ

Проєкт «Економічна підтримка України» також безпосередньо підтримує Уряд України, включаючи Державне агентство з відновлення та розвиткуінфраструктури України (SARDI), Державну митну службу та Українську залізницю, в рамках модернізації 42 українських пунктів пропуску (BCP). Сучасна та більш ефективна прикордонна інфраструктура та митні процедури зменшать експортні витрати та збільшать експортну спроможність, дозволяючи Україні масштабувати торгівлю та просуватись на шляху до інтеграції в ЄС.

ПІДТРИМКА ТА ВІДНОВЛЕННЯ ЕНЕРГЕТИКИ

Як один і найбільш гнучких видів діяльності USAID, що реагує на нові та/або надзвичайні потреби, проєкт USAID розширює свої інтервенції, які допомагають українському бізнесу, громадам та окремим особам в осінньо-зимовий період (вересень 2024 – грудень 2025 рр.). Мета – мінімізувати вплив на населення та економіку України, враховуючи нещодавній дефіцит електроенергії. Це адаптивний компонент, і проєкт USAID може також реагувати на інші надзвичайні потреби в умовах триваючої російської агресії та атак на критично важливу інфраструктуру України.

Про позицію

Фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання відіграє важливу роль у забезпеченні ретельного обліку, пильного моніторингу та точної звітності щодо об’єктів інвентаризації, дотримуючись при цьому суворого дотримання вимог проєкту USAID. Ця роль охоплює широкий спектр обов’язків – від комплексних інвентаризаційних перевірок до ретельного маркування активів та ретельного управління ліцензіями на програмне забезпечення. працює у тісній координації з технічним персоналом компонентів проєкту USAID  для забезпечення енергетичної та екологічної оцінки інтервенцій проєкту USAID; у співпраці з групою із закупівель фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання отримує, перевіряє та приймає всі товари, що надходять до проєкту USAID. Фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання має гострий погляд на деталі, бездоганні організаторські навички та сильні комунікативні здібності для ефективної співпраці з постачальниками, клієнтами та проектними командами. Фахівець(чиня) з інвентаризації обладнання підпорядковується менеджеру з експлуатації приміщень та інвентаризації і базується в офісі у Києві.

Обов’язки:

Прийом товарів та управління активами:

• Забезпечити точну та систематичну інвентаризацію всіх предметів, закуплених або переданих для проєкту USAID, відповідно до вимог проєкту USAID та контракту.
• Періодично виїжджати за межі проєкту для перевірки доставки закуплених товарів та обладнання, за необхідності проводити ретельну фізичну інвентаризацію та підписувати всі акти приймання-передачі відповідно до Розподілу повноважень за проєктом та Інструкції з проведення операційної діяльності.
• Координувати графіки поставок з членами команди з питань закупівель та комунікацій, відповідальними за підготовку всієї документації та належну організацію приймання товарів/обладнання.
• Наносити маркерування проєкту USAID та присвоювати унікальний інвентарний або ідентифікаційний номер проєкту всім матеріальним активам через систему TAMIS.
• Ефективно впроваджувати та контролювати процедури перевірки предметів, що використовуються для семінарів, тренінгів або інших цілей за межами офісу, використовуючи запис про перевірку в системі TAMIS.
• У співпраці з командою ретельно реєструвати всі придбання програмного забезпечення в модулі інвентаризації TAMIS. Забезпечити включення неспростовних доказів ліцензування для майбутніх аудитів.
• Суворо дотримуватися встановлених інструкцій щодо ліцензування програмного забезпечення.

Закупівлі та інвентаризація товарів:

• Систематично вносити всі предмети, придбані або отримані від клієнтів чи інших проєктів, до модуля інвентаризації TAMIS. Це повинно охоплювати предмети тривалого користування, витратні матеріали та витратні матеріали.
• Вести вичерпні інвентаризаційні записи, оновлюючи такі дані, як місцезнаходження, стан, відповідальна особа або інформація про утилізацію за необхідності.
• Ретельно документувати будь-які зміни в статусі, місцезнаходженні, стані утилізації, відповідальній особі або відсутню інформацію в системі TAMIS (наприклад, ціну, дату придбання, серійний номер тощо).
• Забезпечити суворе дотримання процедур звітування та вирішення питань, пов’язаних із втратою, пошкодженням або викраденням майна проєкту.
• Створити надійну систему контролю доступу для захисту майна та обладнання від несанкціонованого використання або розпорядження.

Звітування та комунікації:

• Ефективно комунікувати з відповідними зацікавленими сторонами проєкту USAID (грантовим менеджером, менеджером із закупівель, технічним керівником тощо), щоб переконатися, що вони знають про майбутні звіти про інвентаризацію та строки їх подання.
• Підготувати та подати всі необхідні звіти про інвентаризацію до USAID, дотримуючись встановлених термінів та форматів.
• Тісно співпрацювати з іншими відповідними співробітниками проєкту USAID та керівниками щодо будь-яких додаткових питань, пов’язаних зі звітністю або дотриманням вимог, за необхідності.

Кваліфікація:

• Ступінь бакалавра в суміжній галузі (логістика, управління ланцюгами постачання, економіка, фінанси).
• Досвід роботи у сфері управління інвентаризацією та нагляду за об’єктами.
• Бажано володіння програмним забезпеченням для управління інвентарем.
• Високий рівень організованості, комунікативних і аналітичних навичок.
• Відмінна увага до деталей та здатність працювати самостійно.
• Ґрунтовні знання процедур закупівель і управління майном.
• Уміння одночасно виконувати кілька завдань і дотримуватись встановлених термінів.
• Вільне володіння українською та англійською мовами.

МИ ПРОПОНУЄМО

Тривалість трудового договору: 12 місяців з можливістю продовження.

Пакет переваг:

• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 10 днів оплачувального лікарняного на рік;
• Медичне страхування співробітників ERA та їхніх сімей;
• Страхування життя співробітників ERA та одного члена сім’ї;
• Покриття всіх витрат на відрядження;
• Проєкт USAID відноситься до категорії критичної інфраструктури, можливе бронювання з військової служби.

Дата початку: січень 2025 року

Процес подання резюме

Усі кандидати мають надсилати супровідний лист та актуальне резюме (не більше чотирьох сторінок) виключно англійською мовою. Лише відібрані кандидати з відповідним досвідом роботи будуть запрошені на співбесіду.

Усі кваліфіковані заявники отримають право на роботу незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, національного походження, інвалідності, віку чи статусу захищеного ветерана.

Кінцевий термін подання резюме: 22 січня 2025 року.

Kyiv

ERA BACKGROUND

The USAID Economic Resilience Activity (ERA) is designed as an adaptive and flexible mechanism that supports Ukraine’s immediate development needs and overall economic resilience. Ukraine’s efforts to win the future – emerging from Russia’s full-scale war ready to accelerate its development as a sovereign, independent, democratic, and prosperous state – require a dynamic, inclusive economic recovery.

STABILIZATION AND BUSINESS REVIVAL

ERA participates in developing a resilient, inclusive, and growth-oriented economy in severely damaged areas. ERA empowers Ukrainians to establish and develop micro, small, and medium enterprises (MSMEs) in promising economic sectors, innovate, and enter new markets in Ukraine, the European Union (EU), and other regions. ERA emphasizes the inclusion of internally displaced persons (IDPs), women, young adults, veterans, the elderly, LGBTQI+ and other vulnerable groups to ensure that these people also participate in building the region’s economic success.

Starting in 2025, ERA is reviving its interventions around Stabilization and Business Revival and re-establishing a core focus on 4 eastern oblasts (Luhansk, Donetsk, Zaporizhzhia, Kherson) and 3 adjacent oblasts (Kharkiv, Dnipropetrovsk, Mykolaiv); and, to a lesser extent, in 4 war-affected areas (Sumy, Poltava, Chernihiv, Odesa). This Stabilization and Business Revival intervention area aims to improve the economic resilience of eastern Ukraine by achieving the following goals:

• OBJECTIVE 1: Provide assistance to stabilize the economy of Ukraine; and
• OBJECTIVE 2: Support the sustainable development of micro, small and medium enterprises (SMEs) in Ukraine.

Consequently, the economy of eastern and frontline communities in Ukraine will be able to withstand and respond to the challenge presented by Russia’s invasion and destruction of critical infrastructure; and individuals, businesses and government partners will be able to rebuild their lives and operation in these regions, thereby improving the economic resilience of the region.

In addition to Stabilization and Business Revival in the east and frontline oblasts, ERA continues to support complementary intervention areas:

• AGRI-UKRAINE GRAIN EXPORT LOGISTICS; USAID’s Economic Resilience Activity (ERA) is one of USAID’s core partners implementing the $350 million Agriculture Resilience Initiative – Ukraine (AGRI) that was established in 2022 to bсприяти експорту української сільськогосподарської продукції та пом’якшити глобальну кризу продовольчої безпеки, загострену війною. В рамках AGRI-Ukraine ERA співпрацює з державними та приватними компаніями, щоб доповнити та залучити терміново необхідні інвестиції в транспортування та перевалку зерна.
• ПОКРАЩЕННЯ ПУНКТІВ ПЕРЕТИНУ КОРДОНУ (ПП); ERA безпосередньо підтримує уряд України, включаючи Державне агентство з відновлення та розвитку інфраструктури України (SARDI), Державну митну службу та Українську залізницю, у модернізації 42 українських ПП. Сучасна та більш ефективна прикордонна інфраструктура та митні процедури зменшать експортні витрати та збільшать експортну спроможність, що дозволить Україні збільшити обсяги торгівлі та просунутися на шляху до інтеграції в ЄС. Як один із найбільш гнучких заходів USAID, який відповідає на нові та/або надзвичайні потреби, ERA розширює свої заходи, спрямовані на допомогу українським підприємствам, громадам або окремим особам восени та взимку (вересень 2024 – грудень 2025). Мета полягає в тому, щоб мінімізувати вплив на український народ та економіку з огляду на останні дефіцити електроенергії. Це адаптивний компонент, і ERA також може знадобитися реагувати на інші надзвичайні потреби в умовах триваючої російської агресії та нападів на критично важливу інфраструктуру України.

ОГЛЯД РОБОТИ

Офіцер з матеріально-технічного забезпечення та інвентаризації відіграє важливу роль у забезпеченні ретельного запису, ретельного моніторингу та точного звітування про товарно-матеріальні цінності, суворо дотримуючись вимог відповідно до положень Інструкції з польових операцій USAID ERA. Ця роль охоплює широкий спектр обов’язків, від всебічного аудиту інвентаризації до ретельного маркування активів і ретельного керування ліцензіями на програмне забезпечення. працює в тісній координації з технічним персоналом AGRI та BCP та командою з екологічної відповідності, щоб забезпечити оцінку втручання ERA, пов’язану з електроенергією, енергією та навколишнім середовищем; У співпраці з відділом закупівель спеціаліст із матеріально-технічного забезпечення та інвентарю отримує, перевіряє та приймає всі товари, доставлені до USAID ERA. Спеціаліст з матеріально-технічного забезпечення має гострий погляд на деталі, бездоганні організаційні навички та сильні комунікативні здібності для ефективної співпраці з постачальниками, клієнтами та проектними групами. Спеціаліст з об’єктів та інвентарю підпорядковується менеджеру з об’єктів та інвентарю та базується в київському офісі.

ОБОВ’ЯЗКИ:

Прийняття товарів та Управління активами:

• Забезпечення точної та систематичної інвентаризації всіх предметів, закуплених або переданих до проекту, відповідно до проекту та контракту вимоги.
• Періодично виїжджайте на зовнішню територію, щоб перевірити доставку закуплених продуктів і обладнання, якщо це необхідно, провести ретельну фізичну інвентаризацію та отримати підписи всіх Актів приймання-передачі згідно з Графіком повноважень проекту (PSOA). і Керівництво з польових операцій (FOM).
• Узгоджувати графіки доставки з членами групи закупівель і комунікацій, відповідальними за забезпечення того, щоб уся документація підготовлено, а приймання товарів/обладнання організовано в свідповідний порядок.
• Застосовуйте наклейки USAID (обов’язково для проектів, що фінансуються USAID) і присвоюйте унікальний інвентарний або ідентифікаційний номер проекту всім фізичним активам через систему TAMIS.
• Ефективно впроваджуйте та контролюйте процедури перевірки предметів, які використовуються для семінарів, тренінгів чи інших цілей за межами підприємства, з використанням касового запису TAMIS.
• У співпраці з командою ICT, ретельно реєструвати всі придбання програмного забезпечення в модулі інвентаризації TAMIS. Забезпечте включення неспростовних доказів ліцензування для майбутніх аудитів.
• Суворо дотримуйтеся встановлених інструкцій щодо ліцензування програмного забезпечення.

Інвентаризація та ведення записів:

• Систематично вводьте всі предмети, придбані або отримані від клієнтів чи інших проектів, у модуль інвентаризації TAMIS. Це має включати предмети тривалого використання, витратні матеріали та споживані предмети.
• Вести вичерпні інвентаризаційні записи, оновлюючи інформацію про місцезнаходження, стан, відповідальну особу або інформацію про утилізацію, якщо це необхідно.
• Ретельно. документувати будь-які зміни в статусі, місцезнаходження, статусі розпорядження, відповідальній особі або відсутню інформацію в TAMIS (наприклад, ціна, дата придбання, серійний номер, тощо).
• Забезпечте суворе дотримання процедур звітування та вирішення питань про втрачене, пошкоджене або викрадене майно проекту.
• Встановіть надійну систему контролю доступу для захисту майна та обладнання від несанкціонованого використання або розпорядження.

Звітування та комунікація:

• Ефективно спілкуйтеся з відповідними зацікавленими сторонами проекту (менеджер грантів, закупівлі Менеджер, технічний керівник тощо), щоб переконатися, що вони в курсі майбутніх звітів про інвентаризацію та кінцевих термінів.
• Підготувати та надати всі необхідні звіти про інвентаризацію до USAID, дотримуючись визначених часових рамок і форматів.
< li>Тісно співпрацювати з іншим відповідним персоналом ERA та менеджерами HO щодо будь-якої додаткової звітності або питань відповідності, як необхідно.

КВАЛІФІКАЦІЯ

• Ступінь бакалавра у суміжній галузі (наприклад, логістика, управління ланцюгом поставок, економіка , фінанси).
• Перевірений досвід управління запасами та нагляду за об’єктами.
• Знайомство з програмним забезпеченням для керування запасами є перевагою.
• Сильний організаційний, комунікаційний та навички вирішення проблем.
• Надзвичайна увага до деталей і здатність працювати незалежно.
• Досконалість у процедурах закупівель та управлінні майном.
• Здатність керувати кількома завданнями та дотримуватись термінів.
• Потрібно вільно володіти англійською та українською.

МИ ПРОПОНУЄМО

< strong>Тривалість контракту: Трудовий договір на 12 місяців з можливістю продовження.

Пакет пільг:

• 28 календарних днів щорічної відпустки
• 10 днів оплачуваної відпустки для внутрішнього благополуччя на рік
• Медична страховка для співробітників ERA та їхніх сімей
• Страхування життя для співробітників ERA
• Покриття всіх витрат для бізнесу поїздки
• Проект USAID ERA відноситься до критичної інфраструктури, можливе бронювання з військової службиle

Дата початку: січень 2025

Процес подання заявки

Усі заявники повинні надішліть супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою.

Усі кваліфіковані заявники отримають розгляд для працевлаштування незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, національне походження, інвалідність, вік або статус захищеного ветерана.

Кінцевий термін подання заявок: 22 січня 2025 року

Для отримання додаткової інформації про DAI GLOBAL LLC, будь ласка, зверніться до нашого сайту era-ukraine.org.ua.