Заступник/-ця координатора/-ки проєкту (Emergency Response Deputy project coordinator) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

The Emergency Project Deputy coordinator, under the supervision of the Emergency Response Deputy project coordinator and with the technical support of the WASH, Shelter and Partnership Coordinators, overview the timely implementation of ACTED’s Emergency Response Mechanism (ERM) at country level.

The Emergency Response Deputy project coordinator will coordinate the Emergency Response Team (ERT) activities in the different areas, implementation and reporting of ACTED’s ERM, which consists of the provision of essential items in WASH, Shelter and food assistance sectors to frontline areas, as well as provision of protection services through a network of partners. Based on project needs, this may include organizing needs assessments, coordinating distributions of humanitarian aid and coordination with local authorities, local partners and other stakeholders to ensure timely and effective project implementation.

FUNCTIONS: 

Project implementation:

• With the support of the Emergency Response Project Coordinator, directly manages the ER teams and follows up on teams’ overall completion of tasks to ensure achievements of targets., with a focus on PMs empowerment.
• Tracks achievements against set project targets for teams, including tracking spending and supporting with budget forecasting.
• Timely troubleshoots issues and raises bottlenecks, including problems with relations with local authorities, operational problems, management problems, to the Emergency Response Project Coordinator.
• Supports Emergency PC with decision-making on areas and modalities of implementation and on partnerships with sub-implementing partners.
• Proposes innovative ideas to improve tools and processes as needed, as well as ideas for capacity building of the team.
• On an exceptional basis, offers dedicated support to the Emergency team to ensure timely implementation of activities and standardization of tools.

Program quality:

• Provide technical support to ER teams on all steps of distributions, including beneficiary registrations, distributions, managing beneficiary databases.
• With the support and guidance of the Emergency Projects Coordinator, ensures the work of ER teams is in line with project and Acted/ERT overall strategic objectives.
• Ensures adherence of distributions conducted by ER teams to the ERM/Distribution SOP and usage of tools as provided by the Emergency Response PКоординатор проекту.
• Забезпечує дотримання розподілів, які проводить команда швидкої допомоги, до гуманітарних стандартів, принципів ненанесення шкоди та підходу, орієнтованого на бенефіціарів.
• Проводить аналіз даних щодо бенефіціарів, розподілів та інше, на запит, для інформування про нові та поточні заходи та проекти.

Внутрішній координація:

Підтримка координатора проекту реагування на надзвичайні ситуації для забезпечення скоординованого міжвідомчого реагування. Працюйте з різними програмами та командами підтримки таким чином:

3.1. Фінанси:

• Перегляньте BFU(s) і надайте точні прогнози з BOQ
• Прогнозуйте місячні потреби в готівці проекту та надішліть до AC.

3.2. Логістика:

• Керівництво процесами закупівель і технічними перевірками нових товарів.
• Відстеження запасів і подальші дії, щоб забезпечити достатню наявність запасів.< /li>
• Взаємодія з командою логістики для забезпечення оперативної здійсненності нових і поточних заходів.
• Усунення будь-яких проблем, пов’язаних із закупівлями/транспортними засобами/предметами закуплено.

3.3. Адміністрація/HR:

• Участь у підборі технічного персоналу (розробка організаційних програм, ТЗ, розробка тестів та їх перегляд; співбесіди тощо)
• Переконайтеся, що співробітники проекту розуміють і здатні виконувати свої ролі та обов’язки 
• Підтримуйте робочі плани та повсякденну діяльність проекту персонал
• Керувати персоналом проекту у співпраці з територіальними координаторами 
• Забезпечувати позитивне робоче середовище та гарну динаміку команди 
• Проводити регулярне оцінювання персоналу та стежити за управлінням кар’єрою< /li>
• Керувати міжособистісними конфліктами
• Забезпечувати розвиток потенціалу серед персоналу у відповідних секторах

3.4. Безпека:

• Вчасно спілкуйтеся з командою безпеки щодо планів команди та контролюйте будь-які проблеми впливають на розповсюдження з точки зору безпеки.
• Підтримує координатора проекту реагування на надзвичайні ситуації з моніторингом ситуації з безпекою та доступом до можливих зон реалізації.
• Усуває будь-які проблеми з доступом і безпекою, щоб забезпечити відповідність діяльності безпеки вимоги та передовий досвід.

3.5. Прозорість:

• Переконайтеся, що записи та документи проекту (прості файли, список бенефіціарів, сертифікати пожертвувань, відомості про присутність тощо) належним чином підготовлені, зібрані та збережені відповідно до процедур ACTED
• Забезпечити обізнаність персоналу та повагу до кодексу поведінки ACTED і процедур FLATS

3.6. Звітування:

• надавати регулярні та своєчасні оновлення про прогрес і труднощі керівникам та іншим членам команди 
• проекти (внутрішніх) описових звітів і внески до розробки фінансових звітів через регулярний бюджетний контроль.
• Сприяти складанню (зовнішніх) звітів про хід виконання проекту, забезпечуючи якість і точність технічної інформації надається
  

<сильний>3.7. Партнерство:

• Підтримка координатора проекту з реагування на надзвичайні ситуації у створенні нових інструментів для відстеження ефективності та покращення спроможності місцевих партнерів.
• Підтримує команди з охоплення нових партнерів у співпраці з відділом партнерства, щоб покращити доступ до нових територій.

Зовнішні Координація

• Відвідувати засідання кластерів/робочих груп і координувати дії з іншими гуманітарними суб’єктами через координаційні платформи або на двосторонньому рівні щодо сфер впровадження, представляючи діяльність ERT.
• Відвідувати двосторонні та багатосторонні зустрічі з місцевими органами влади на всіх рівнях, щоб підтримати ACs та команди, представляючи діяльність ERT.

Досвід і навички

• Принаймні 3 багаторічний досвід роботи в гуманітарній сфері та/або секторі розвитку (бажано).
• Університетська освіта в галузі соціальних наук, політичних наук, державного управління, досліджень або відповідної галузі буде вважатися перевагою.
• Доступний для проїзду до населених пунктів, розташованих поблизу с на лінії фронту, у складних умовах безпеки та для можливого частого ночівлі на базах ACTED (до 60% часу).
• Попередній досвід або бажання працювати у важкодоступних місцях, постраждалих від конфлікту місцезнаходження.
• Попередній досвід складання звітів і записок, а також проведення презентацій.
• Добре знання роботи систем місцевого самоврядування.
• Доведена здатність працювати автономно та на відстані, з сильними навичками звітності
• Доведене вміння працювати в Microsoft Excel, Word та Outlook.
• Вільне володіння українською та практичне знання розмовної та письмової англійської потрібне (і буде оцінено за допомогою співбесіди).
• Мотивація працювати як частина командної роботи в мультикультурному середовищі, що вимагає гнучкості та здатності працювати в стислі терміни
• Бажання подорожувати в інші офіси ACTED.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після тестового терміну (3 місяці).

_____________________________________________________________________________________________________

«ACTED дотримується підходу нульової терпимості до сексуальної експлуатації, насильства та домагань (SEAH). Зверніть увагу, що будь-який кандидат, якому пропонують роботу, підпише Кодекс правил поведінки та пов’язаної з ними політики, як частини їхнього трудового контракту, може призвести до звільнення.»