Заступник координатора проекту [Гуманітарна грошова допомога] в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

JOB PURPOSE

The Deputy Project Coordinator, based in Kyiv assists in overseeing the implementation of the project and ensures effective and timely completion of cash activities and implementation throughout, delivery of quality outputs and achievement of outcomes with maximum impact for beneficiaries. The Deputy Project Coordinator assists in the supervision of the project staff in daily management of all aspects of the Cash project and supports the liaison with relevant internal departments and external partners and project stakeholders.

OBJECTIVE

To contribute to the overall success of the cash project, and seeing that deliverables arrive on time, on scope, on budget, within acceptable quality levels, and in line with donor requirements and based on beneficiary needs. Coordination with cash program staff to ensure timely cash activities and organize capacity building to new Cash staff in ACTED offices in Ukraine.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Programming

1.1 Project Planning

a) Support the development of the overall cash project implementation strategy (incl. the transition/phase out strategy), systems, approaches, tools, and materials;

b) Assist in the development and updates of the Standard of Procedures (SOPs) to organize the various project deliverables and the work implementation of cash activities on time;

c) Contribute to the preparation of the work plan and tracking tool according to the schedule as a comprehensive and detailed model map for the successful implementation of the project;

d) Assist in the organization and planning of the project kick-off and other related to project planning meetings, and follow-up on the project-related action points originating from these meetings.

1.2 Контроль за реалізацією проекту

a) Підтримка контролю робочого плану касової діяльності по всій Україні, моніторинг стану реалізації проекту та щоденне оновлення прогресу проекту;< /p>

b) Допомога в документуванні прогресу впровадження та труднощів, регулярно оновлюючи структуру управління проектами (PMF) і надсилаючи її координатору Cash Project та технічний координатор;

c) Переконайтеся, що відповідна технічна якість і стандарти враховуються та дотримуються під час реалізації проекту;

d) Дійте відповідно до принципів «не нашкодь», щоб забезпечити безпеку проектів для громад;

e) Допомога в передбаченні та зменшенні ризиків і проблем, а також усунення будь-яких непередбачених проблем під час реалізації проекту;

f) Підтримка координації та управління змінами в реалізації проекту, зокрема визначення змін, які необхідно внести, перегляд запропонованих змін, аналіз впливу, який вони мають на план проекту, схвалення/відхилення запитаних змін і контроль і оновлення обсягу, вартості, бюджету, графіка та вимог до якості на основі затверджених змін і в координації з відділом розробки проекту та фінансовим відділом;

g) Надавати регулярні та своєчасні оновлення щодо прогресу та викликів координатору проекту, технічному координатору DCD і Cash та іншим членам команди.

1.3 Документування та відповідність

a) Переконайтеся, що записи та документи проекту, зокрема документи, що підтверджують завершення діяльності (список бенефіціарів, відомості про присутність, звіти від постачальників фінансових послуг тощо), належним чином підготовлені, зібрані та збережені відповідно до процедур ACTED та специфічні процедури для донорів;

b) Координація ведення бази даних бенефіціарів, що містить усі відомості про реєстрацію бенефіціарів та базову інформацію, а також діяльність, від якої бенефіціари отримали вигоду, гарантує захист даних від неправомірного використання відповідно до політики захисту даних Acted;

c) Забезпечити обізнаність персоналу та дотримання кодексу поведінки Acted, процедур FLATS і вимог донорів.

1.4 Залучення та підзвітність бенефіціарів

a) Переконайтеся, що співробітники проекту дотримуються Кодексу поведінки Acted і ставляться до всіх бенефіціарів з повагою та без будь-якої відмінності чи дискримінації bзалежно від національності, раси, етнічного походження, племені, статі, релігійних переконань, політичних переконань чи інвалідності;

b ) Допомога в нагляді за належним, досяжним і прийнятним відбором бенефіціарів проекту;

c) Допомога в розробці комунікаційна стратегія з громадами, щоб фактична, об’єктивна та корисна інформація надавалася зацікавленим сторонам проекту;

d) Забезпечити зацікавлені сторони проекту мають право брати участь протягом усього циклу проекту;

e) Переконайтеся, що механізм розгляду скарг і реагування Acted передано цільовим громадам і розглядає скарги, пов’язані з проектом, у координації з підрозділом MEAL.

1.5 Внутрішня координація

a) Допомога в організації регулярних координаційних зустрічей проекту з командою грошового проекту;

b) Надайте оновлену інформацію про хід впровадження операцій з готівкою, проблеми, ризики, зміни в контексті України та звіт про зміни або пропозиції щодо вирішення проблем і ризиків.

1.6 Зовнішня координація та залучення зацікавлених сторін

a) Підтримка, сприяння або проведення заходів з комунікації та зв’язку для активного консультування та залучення бенефіціарів, ключових інформаторів, учасників, партнерів та зацікавлених сторін на всіх етапах розробки проекту (взаємодія з підрозділом PD) та впровадження;< /span>

a) координувати та співпрацювати з іншими, розвиваючи добрі стосунки з ключовими гуманітарними суб’єктами – місцевими та міжнародними, включаючи державні органи та недержавні суб’єкти, шляхом регулярної участі в технічних зустрічах та двосторонніх зустрічах;

b) Допомога у визначенні можливостей для співпраці та координації зусиль з іншими організаціями, щоб наша діяльність спиралася на роботу інших, а не копіювала її;

< span style="font-weight: 400; font-style: normal">c) передавати незадоволені потреби іншим відповідним учасникам;

d) Діліться зовнішнім навчанням та інноваціями з громадами та іншими зацікавленими сторонами.

1.7 Керування партнерами

a) Уточніть ролі/обов’язки, а також очікування, зокрема щодо процесів, яких потрібно дотримуватися, а також бюджету, з самого початку партнерства, щоб уникнути проблем на пізнішому етапі.< /p>

b) Надати підтримку партнерам у реалізації проекту та забезпечити своєчасне та якісне виконанняпроектів партнерів відповідно до вимог ACTED і донорів;

c) Проводити оглядові зустрічі з партнерами, з особлива увага приділяється аспектам партнерської співпраці та забезпечує своєчасне вирішення будь-яких питань або суперечок.

1.8 Безпека

a) Підтримка аналізу контексту в територію впровадження проекту шляхом визначення та дотримання мікросигналів (наприклад, індикаторів безпеки, соціально-економічних показників) і підтримки регіонального координатора та відділу безпеки;

b) Переконайтеся, що зацікавлені сторони проекту мають хороший імідж ACTED, таким чином підвищуючи визнання присутності та діяльності Acted у сфері реалізації проекту;

c) Допомога в управлінні рухом команди впровадження проекту та забезпечення суворого дотримання SCR членами команди;

< span style="font-weight: 400; font-style: normal">d) За потреби домовтеся про доступ із місцевими зацікавленими сторонами.

2.Людські ресурси

a) Допомога у визначенні структури команди грошового проекту та розробка організаційної схеми проекту в межах обмежень бюджету та відповідно до пріоритету;

b) Допомога в розробці та/або коригуванні ТЗ, що окреслює ролі та обов’язки персоналу відповідно до стандартів ACTED;

c) Підтримка подання плану найму для проекту до відділу кадрів;

d) Брати участь у наборі персоналу касових проектів у сферах здійснення касової діяльності;

e) Переконайтеся, що персонал проекту розуміє та здатний виконувати свої ролі та обов’язки;

f) стежити за планами роботи та повсякденною діяльністю персоналу проекту;

g) Забезпечення позитивної робочої атмосфери та хорошої командної динаміки;

h) проводити регулярне оцінювання персоналу та стежити за управлінням кар’єрою;

i) Керувати міжособистісними конфліктами;

j) Забезпечити підвищення кваліфікації персоналу у відповідних секторах.

3. Логістика

a) Беріть участь у процесах планування закупівель, своєчасно запускайте закупівлі, необхідні для проекту, і уважно стежте за закупівлямиlпрацювання з логістикою;

b) Надсилання точних і точних форм замовлення вчасно;

c) Перевіряти якість необхідних товарів/поставок на етапі укладення контракту, а також на пункті прийому та сприяти закупівлям комітети для завершення вибору постачальників відповідно до відповідного сценарію;

d) уважно стежити за проектними рівнями запасів у координація з логістикою та проактивний моніторинг поточних, поточних, розподілених і необхідних запасів;

e) Участь в ефективному управлінні автопарком за допомогою своєчасних і обґрунтованих запитів на транспортні засоби;

f) Переконайтеся, що команда проекту має відповідні активи необхідні для виконання своїх обов’язків.

4. Фінанси

a) брати участь у перегляді BFU та прогнозувати початкові та звичайні витрати та перехресно перевіряти витрати на діяльність грошових проектів;

b) Підтримуйте прогнозування місячних грошових потреб проекту та надсилайте AC;

c) брати участь у нових процесах розробки бюджету шляхом надання експертних програмних порад, пов’язаних із знанням контексту.

5. Контроль якості

a) Брати участь у процесах планування MEAL та активно підтримувати виконання заходів MEAL відповідно до структури проекту MEAL;

b) Допомога в плануванні та організації внутрішніх перевірок якості з боку команди проекту;

c) Оцінка вжитої діяльності та забезпечення ефективного використання ресурсів;

d) Здійснюйте регулярні візити на місця для надання технічного керівництва та нагляду, а також регулярно відстежуйте хід проектної діяльності;

e) обговорювати, планувати та здійснювати відповідні коригувальні дії, зокрема на основі висновків і рекомендацій MEAL;

f) Допомога в зборі та застосуванні відповідних отриманих уроків і найкращих практик до поточних проектів, а також забезпечення того, щоб ці отримані уроки активно ділилися з керівником, MEAL та іншими членами команди, щоб застосувати їх у майбутньому процеси розробки проекту.

6. Управління грантами

a) Регулярно звітуйте про діяльність проекту, глприпущення та показники через щомісячне подання звіту PMF та PM; зокрема надавати регулярні та своєчасні оновлення про прогрес і виклики керівникам та іншим членам команди;

b) Внести внесок для складання (зовнішніх) звітів про хід виконання проекту, забезпечуючи якість і точність наданої технічної інформації;

c ) Сприяти організації підсумкової зустрічі проекту та подальших дій щодо дій, пов’язаних із проектом, які виникли на цій зустрічі;

d) брати участь у комунікаційних заходах через регулярний збір зображень та історій, пов’язаних із проектною діяльністю;

e) брати участь у процесах розробки нових пропозицій шляхом надання експертних програмних порад щодо контекстуальних знань;

f) У відповідних випадках підтримуйте зв’язок із донорами та тісно співпрацюйте з партнерами щодо оновлень проекту, візитів на сайти та іншої комунікації в координації з відділом розвитку проекту.

7. Інше

a) Будь-які інші завдання, призначені лінійним керівником.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які проходять військову службу, повинні надати оновлені військово-облікові документи під час працевлаштування

Умови:

• Офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України;
• 3 місяці випробувального терміну
< li style="font-weight: 400">Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
< li style="font-weight: 400">28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медичне страхування після 3 місяців роботи з ACTED.

_____________________________________________________________________________________________________

“ACTED дотримується підходу нульової толерантності до сексуальної експлуатації, насильства та домагань (SEAH). Зверніть увагу, що будь-які cКандидат, якому запропоновано роботу, підпише Кодекс поведінки та відповідну політику як частину свого трудового контракту. Неналежна поведінка може призвести до звільнення».