ФІНАНСОВИЙ МЕНЕДЖЕР КОНСОРЦІУМУ в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Objectives

1. Prepare, Consolidate and follow-up the Financial Internal Control tools and Financial Reporting for the Consortium Projects
2. Under the CFM responsibility, lead all communications related to Consortium projects
3. Build a strong Consortium Finance Team

DUTIES & RESPONSIBILITIES 

1. Budget preparation and contractual review

a. Upon request of the CFM prepare budgets by gathering information from the relevant departments to consolidate budgets for project proposals according to project/mission needs and donor constraints; propose sufficient programme and support budgets including mission’s investment plans in close link with country coordination. Ensure the financial feasibility of projects, respecting ACTED and donors’ rules and deadlines

b. Whenever a new contract from a donor is received prepare a contract sheet clarifying all the financial rules applicable for the CFM validation (eligibility, flexibility, etc.), link it to the implementation plan

c. Before ACTED signs an agreement with an Implementing Partner:

• support the IP Due Diligence Assessment Framework consolidation process
• Check Grant Agreement with a Partner
• Ensure preparing Financial Report Template for a Partner

2. Implementation and Follow-Up of Financial tools

2.1. Monthly TITANIC consolidation and review

a. Allocations (between the 10th and 15th of each month and upon request)

1. Follow up of ACTED’s resources allocation per project at country level
2. Supervise accountancy procedures: filing of documents, allocation of expenses, vouchers registration, balance checking, etc. for Consortium projects;
3. Upon request, present a memo on the mission’s resources allocations to the CFM;
4. Update Daily payments file allocation based on the daily updates;

b. Budget Control and Funding Structure (between the 10th and 15th of each month and upon request)

1. Update the monthly BFU, CFU, DFU and share them with the CFM for validation
2. Provide an analysis of ACTED resources to be funded on new proposal
3. Identify funding gaps and risks
4. Analyze gaps between planned budgets and actual expenses.

2.2. Financial Reporting preparation and support

a. By the 15th of each month, control that the financial information from partners is accurate,заповнити та вчасно надіслати для щомісячного та щорічного закриття

b. Забезпечити підготовку фінансових звітів для донорів, перехресну перевірку таблиць асигнувань із фінансовими звітами та відповідне оновлення таблиць асигнувань, якщо необхідно

c. Плануйте, консолідуйте, складайте та перехресно перевіряйте фінансові звіти з відділом розвитку проектів (PDD) і командами REACH, якщо це необхідно (спеціальні, проміжні та остаточні), дотримуючись договірних термінів і правил, таких як гнучкість, відповідність вимогам і період ліквідації тощо.

d. Подальші платежі від донорів і фінансове закриття проекту (ліквідація контракту)

e. Забезпечити перегляд і контроль фінансових звітів і документації партнерів

f. Для кожного отриманого звіту партнера перевірте фізичну документацію та її відповідність обліковій книзі партнера, перевірте розподіл витрат. Перевірте, чи правильно зареєстровано витрати партнера в SAGA 

g. Проводити щомісячні зустрічі з партнерами-виконавцями як провідний представник агентства

h. Готувати, перевіряти та подавати щомісячні звіти з ПДВ органам влади для проектів, звільнених від ПДВ;

3. Участь у процесі проміжного та річного закриття бухгалтерського обліку

a. Під наглядом CFM підтримуйте підготовку до закриття V1 (ПРАКТИКА: очищення та напис авансів, переказів, змін, перевірка місцевих платежів), щоб забезпечити своєчасне закриття потоків

b . Під наглядом CFM підтримуйте підготовку до закриття V2 (ATROCE: остаточні звіти, перевірка розподілу SAGA, перерозподіл, виплати від донорів і відстеження готівки, перевірка ACT), щоб забезпечити плавне заморожування рахунків

c. Брати участь в аудиті проектів консорціуму та керувати фінансовою частиною цього

4. Навчання та нарощування потенціалу

1. Забезпечити навчання базового фінансового персоналу процедурам та інструментам ACTED FLAT
2. Забезпечити навчання партнерів ACTED у рамках проектів консорціуму
< li>Забезпечити тренінги для фінансової команди Консорціуму
3. Сприяти оцінюванню ефективності персоналу, що керує напрямками, на основі погоджених планів роботи та      результатів та/або опису роботи. 
4.  Підтримувати фінансову та адміністративну команди в опануванні фінансових документів, бухгалтерському програмному забезпеченні SAGA:

• Внести свій внесок у глобальне підвищення ефективності команд
• Проведення тренінгів з фінансового менеджменту для місцевих партнерів 

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які підлягають проходженню військової служби, під час прийняття на роботу повинні надати оновлені військово-облікові документи.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

____________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”