Офіцер проекту центрів колективного та прийомного прийому (CCCM). в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Job Purpose

The Officer implements day to day Centre Management Support activities in the communal centres (Collective and Reception Centres) receiving and accommodating IDPs, under the direct management of the Senior Project Officer / Project Manager / Project Coordinator. This includes but it is not limited to: coordination with humanitarian partner agencies, civil society, and centres administration authorities; communication and liaison with communities and centres’ residents, establishing channels to communicate relevant information to centre residents, ensure that feedbacks and complaints from the residents are brought to the attention of the competent stakeholders, supervising service delivery monitoring and information management for partners and cluster reporting; coordinating upgrade and adaptation infrastructure works and distributing essential items to the centres’ residents. 

Responsibilities

Project implementation

Partner coordination and Service Delivery Monitoring

• Liaising and coordination with all humanitarian partners and stakeholders working in the centre such as NGOs, UN Agencies, activities, civil society, etc 
• Liaising and coordination with local authorities responsible for centre administration and for delivering services in the centre 
• Liaising with Sub National clusters (particularly CCCM, Shelter, Protection, WASH) 
• Monitoring of service provision by partners at centre level. Support to partners to achieve agreed minimum standards and service delivery quality.
• Timely reporting any gaps and/or duplication in service delivery and advocating through the appropriate mechanism for achieving agreed minimum standards and service delivery quality
• Supporting HLP and local authorities in monitoring the premises ownership 

Residents liaison, mobilisation, and accountability

• Establishing residents’ participation mechanisms and strengthening the coordination and relationship-building with residents on a formal and informal basis
• Organizing regular meetings with the residents and/or centre Focal Points/Managers 
• Overseeing mobilization activities conducted by assistants/outreach workers or residents and supporting partners’ mobilisation activities as needed
• Overseeing ACTED Communication with Communities (CwC) activities, including but not limited to outreach activitieінформаційні кампанії, гаряча лінія, сторінки в соціальних мережах тощо 
• Підтримка створення механізму розгляду скарг і реагування (CRM) і нагляд за його роботою, включаючи управління даними та перенаправлення
• Навчання та інструктаж керівника центру/координаторів, партнерських агенцій і команди центру з питань мобілізації, підзвітності, управління центром і координації та пов’язаної теми

Оновлення інфраструктури, адаптація та технічне обслуговування

• Участь у регулярній оцінці інфраструктури центру, включаючи інфраструктуру WASH 
• Визначення потреб у роботах з модернізації, адаптації або технічного обслуговування центру та нагляд за виконанням робіт підрядниками за потреби та у координації з відділом логістики 
• Врахування права володіння приміщеннями та прав власності під час робіт з модернізації, адаптації та технічного обслуговування, від планування до впровадження, а також проведення процесів належної перевірки HLP, якщо це необхідно

Управління інформацією

• Нагляд за збором даних для діяльності з управління інформацією та обмін інформацією з партнерами, кластерами, мешканцями, органами влади та зацікавленими сторонами, а також зв’язок з офіцером з управління інформацією для аналізу даних і звітування
• Підтримка вдосконалення систем управління інформацією в центрі у співпраці з офіцером з управління інформацією, включаючи: виявлення інформаційних прогалин, розробку/перегляд інструментів, баз даних і звітів, збір даних нагляд

Підтримка втручання на основі грошових коштів та розподілу в натуральній формі 

• Координація та нагляд за розподілом допомоги в натуральній формі, включаючи координацію з відділом AMEU та місцевими органами влади
• Повне управління розподілом натуральної та грошової допомоги, включно з підтримкою в закупівлі предметів, проведення інформаційно-роз’яснювальної роботи та інформаційно-роз’яснювальної роботи для розподілу та спостереження за розподілом ACTED SOP, підтримка вразливих осіб під час розповсюдження та основного захисту
• Підтримка в управлінні товарами в натуральній формі на складі, забезпечення належного планування товарів та їх транспортування до центру та своєчасне визначення будь-яких можливих можливостей для підтримки населення на базу потреб і вразливостей із залишками товарів на складі 
• Робота безпосередньо з мешканцями та керівником центру або координаторами для сприяння прозорості розподілу допомога 
• Забезпечення відмінного зв’язку між CCCM, матеріальними та грошовими компонентами проекту

Інтеграція захисту

• Враховуючи гендерні аспекти, захист , а також занепокоєння ГОН у всіх аспектах діяльності
• Просування та дотримання політики та вказівок із запобігання сексуальній експлуатації та насильству (для мешканців центру, персоналу ACTED, партнерських установ, підрядники)
• Підтримка та сприяння участі жінок, молоді, людей з особливими потребами в участі резидентів і діяльності CCCM
• Звертаючись до вразливих партнерів із захисту та випадків захисту в центрі 
• Координація допомоги вразливим особам під час заходів у таборі з партнерами із захисту та іншими гуманітарними організаціями (наприклад, розподіл, реєстрація тощо)
• Переконайтеся, що принципи конфіденційності даних дотримуються в діяльності з управління інформацією та що конфіденційні дані бенефіціарів збираються лише за потреби, захищаються під час зберігання та передаються лише у разі суворої необхідності та відповідно до протоколів, узгоджених з усіма партнерами 
• Забезпечення того, щоб усі центр, оновлення технічного обслуговування та роботи з інфраструктури виконуються через призму вразливості, завжди враховуючи доступність інфраструктури та залучення людей із специфікою потреби 

Управління проектами та звітування 

Планування, впровадження та звітування 

< li>Підтримка лінійного керівника в розробці тижневих і довгострокових робочих планів для реалізації проекту, зокрема, або діяльності з управління інформацією 
• Відвідування/Організація регулярних координаційних зустрічей персоналу
• Чудовий зв’язок з іншими Члени команди, що забезпечують послідовність і координацію діяльності в центрі 
• Своєчасне звітування про проблеми та виклики в центрах лінійному керівнику
•  Своєчасне звітування про інциденти безпеки та безпеки, включаючи пожежу, виселення та будь-яка інша можлива небезпека в центрі координатору/керівнику центру та безпосередньому керівнику 
• Вчасне подання щотижневого звіту, інформаційних продуктів і оновлених баз даних відповідно до вимог лінії менеджер 
• Вчасне подання внутрішніх звітів (щотижнева, місячна та спеціальна звітність донорів)
• Своєчасне подання кластерних звітів 
• Повсякденний нагляд за Колективним прийомом Команда центру на регіональному рівні за підтримки безпосереднього керівника
• Переконайтеся, що персонал CCCM та заохочена праця для їхнього центру активно дотримуються своїх ТЗ і дотримуються табору ACTED Кодекс поведінки
• Підтримка територіального координатора, лінійного керівника та технічного координатора у визначенні областей для вдосконалення та розробки стратегії центру
• Підтримка діяльності AME під час моніторингу та оцінки впровадження проекту та виконання рекомендацій відділу AME щодо підвищення ефективності проектної діяльності та максимізації впливу 
• Підтримка лінійного керівника в оновленні PMF для фіксації реалізації проекту прогрес

Логістика 

• Вчасно надсилайте точні та точні форми замовлень, якщо цього вимагає лінійний менеджер 
• Підтверджуйте якість матеріалу вибір, якщо і коли це можливо 
• Забезпечити належне управління та використання активів і запасів проекту
• Планувати переміщення команди на основі наявного парку та застосовних політики

Фінанси 

• Підтримка лінійного керівника в перегляді BFU(s) і надання точних прогнозів
• Підтримка лінійного керівника в прогнозування щомісячних потреб у грошових коштах для проекту та надання AC

HR

• Зобов’язання щодо безперервного навчання через тренінги та своєчасне визначення потреб і можливостей для нарощування потенціалу, за погодженням з лінійним менеджером/TC/HR Відділ  
• Контроль за наймом лічильників, якщо це необхідно для збору даних 
• Навчання лічильників 

Прозорість і відповідність 

• Забезпечення відповідності внутрішнім процедурам ACTEDпроцедури та донорські процедури
• Точне ведення записів проектної документації, включаючи фотографії та належне зберігання протоколів зустрічей, баз даних, звітів про присутність, звітів/документів про оцінку, перегляду та оновлення баз даних тощо, у друкованому та паперовому вигляді

Інше

• Надання перекладу різних документів (наприклад, звітів, протоколів, списків бенефіціарів, інформаційних табличок) за запитом лінійного керівника 
• Виконуйте будь-які додаткові завдання за запитом лінійного керівника.

Ключові показники ефективності

• Кількість тренінгів, проведених для керівників центрів колективного прийому, координаторів, партнерів або волонтерів
• Кількість розповсюджених наборів у натуральній формі/ Кількість домогосподарств, яким надано готівку Розповсюдження 
• Кількість етапів, пов’язаних з ТЗ, встановлених у робочому плані проекту/PMF, виконаних своєчасно.
• Кількість своєчасних внутрішніх (наприклад, моніторинг послуг, навчання, відстеження руху) та зовнішніх ( напр., щотижневі звіти CCCM, показники колективного приймального пункту) подані звіти

Записи та документи (в т.ч. сертифікати пожертвувань, відомості про присутність, протоколи зустрічей, звіти про оцінку/моніторинг) доступні та належним чином зберігаються (електронні та друковані копії)

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які підлягають проходженню військової служби, під час прийняття на службу повинні надати оновлені військово-облікові документи.

Подача заявки:

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме англійською або українською мовою, вказавши в темі листа посаду, на яку претендують (повідомлення без зазначеної посади не розглядається). Тільки обрані кандидати будуть запрошені на співбесіду. ACTED — роботодавець рівних можливостей.

__________________________________________________________________________________

«ACTED дотримується підходу нульової терпимості до сексуальної експлуатації, насильства та домагань (SEAH). Будь ласка, зверніть увагу, що будь-який кандидат, якому пропонують роботу, підпише Кодекс поведінки та відповідну політику як частину свого трудового контракту. Неналежна поведінка може призвести до звільнення».