Нагорода/Проект Головний спеціаліст в HIAS

РЕЗЮМЕ ПОСАДИ

Спеціаліст із нагород/проектів відділу програм HIAS відповідатиме за забезпечення ефективної координації, адміністрування та оптимізації всіх процесів, пов’язаних із керуванням нагородами. Ця посада буде зосереджена на управлінні циклами нагородження від подання заявки до реалізації та звітності, покращенні операційних процесів і слугуванні ключовою точкою контакту між відділами. Спеціалісту з нагороди/проекту також буде доручено створити системи, які сприятимуть ефективності та чіткості, забезпечуватимуть узгодженість усіх зацікавлених сторін, а також дотримання термінів, бюджетів і результатів.

ОБОВ’ЯЗКИ ТА ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ:  

1. Управління присудженням і оптимізація процесу (40%)

· Контролюйте весь життєвий цикл присудження, включаючи етапи подання заявки, переговорів, впровадження, моніторингу та завершення роботи.

· Переконайтеся, що процеси, пов’язані з керуванням нагородами, спрощені та оптимізовані для досягнення максимальної ефективності.

· Розробляйте, впроваджуйте та обслуговуйте системи й інструменти для відстеження прогресу нагород, результатів, бюджетів і кінцевих термінів.

· Координуйте роботу з фінансами, MEAL та операційними командами, щоб забезпечити узгодженість бюджетів, звітності та вимог до відповідності.

· Визначайте вузькі місця в поточних процесах і пропонуйте рішення для оптимізації операцій і спрощення робочих процесів.

2. Міжвідомча координація (25%)

· Служити основним контактним пунктом для всіх внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін, залучених до процесу нагородження, забезпечуючи плавну комунікацію між командами.

· Підтримуйте актуальну документацію про нагороди та забезпечуйте належне ведення документів відповідно до організаційних та донорських політики.

3. Відповідність і звітність (20%)

· Переконайтеся, що всі нагороди відповідають вимогам донорів, організаційній політиці та юридичним зобов’язанням.

· Керуйте своєчасним поданням а також точні фінансові та програмні звіти донорам і зацікавленим сторонам.

· Тісно співпрацюйте з командами MEAL, щоб зібрати необхідні дані для звітності та забезпечити узгодженість із системами моніторингу та оцінки.

4 . Управління документацією та знаннями (15%)

· Переконайтеся, що вся документація щодо проектів і контрактів є добре організованою та доступною, включаючи контракти, звіти, бюджети та листування.

· Керуйте централізованою базою даних або системою інформації про нагороди для сприяння прозорості та легкого доступу для всіх відповідних членів команди. 

НЕОБХІДНІ ЗНАННЯ, НАВИЧКИ ТА ВМІННЯ:

· Операційна координація: підтверджена здатність оптимізувати процеси, керувати робочими процесами та забезпечити координація між декількома відділами та командами.

· Досвід управління нагородами: продемонстрований досвід управління повним життєвим циклом нагород, включаючи відповідність, звітування та фази завершення.

· Оптимізація процесів: здатність виявляти неефективність і впроваджувати рішення, які оптимізують процеси та підвищують загальну операційну ефективність.

· Фінансова кмітливість< /u>: розуміння бюджету, фінансового відстеження та дотримання вимог донорів.

· Управління зацікавленими сторонами: перевірений досвід побудови та підтримки відносин з донорами, партнерами та внутрішніми командами.< /p>

· Володіння програмним забезпеченням: передові знання Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) та інструментів керування проектами (наприклад, SharePoint, Visio чи еквівалент).

· Комунікаційні навички: Сильні навички письмового та усного спілкування, здатні створювати чіткі, лаконічні звіти та презентації.

· Рішення проблем: Здатність працювати незалежно, критично мислити та пропонувати інноваційні рішення операційних завдань.  

КВАЛІФІКАЦІЇ: 

· Ступінь бакалавра в галузі ІТ, управління проектами або в суміжній галузі.

· Мінімум 3-5 років досвід управління проектами, координації проектів або відповідні ролі в гуманітарному чи корпоративному секторах.

· Перевірений досвід оптимізації операційних процесів і забезпечення своєчасного досягнення результатів проекту.

• Вільне володіння українською та англійською мовами обов’язкове.   

БАЖАНА КВАЛІФІКАЦІЯ:

· Досвід управління гуманітарними програмами в конфліктних або постконфліктних умовах.

· Знайомство з результатами- базоване управління (RBM) та ІТ-структури.

ВІДМОВА ВІД ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

Ця посадова інструкція призначена для опису загального характеру та рівня роботи, що виконується. Це не вичерпний перелік усіх обов’язків, обов’язків, необхідних навичок або постійного місця розташування. Розташування може бути змінено залежно від потреб програми. Гнучкість є важливою, оскільки ми ростемо та розвиваємося. Успішний кандидат повинен відчувати себе комфортно в мінливому робочому середовищі, яке швидко розвивається, і має багато важливих дедлайнів. За потреби від усіх членів команди може вимагатися виконання обов’язків поза межами їх звичайного робочого часу. 

ПРОЦЕС НАЙМАННЯ:

Ми прагнемо чесного та шанобливого процесу найму та робимо все можливе, щоб відповісти кожному кандидату. Ми надаємо пріоритет комунікації та прозорості з усіма кандидатами, навіть з тими, які не рухаються вперед. Ось знімок нашого процесу найму: 

Крок 1. Надішліть свою заявку!

Крок 2. Екран телефону зі співробітником відділу кадрів.

Крок 3 : Співбесіда з менеджером з найму.

Крок 4: Співбесіда з групою співробітників HIAS.

Крок 5: Перевірка рекомендацій.

Крок 6: Пропозиція та перевірка репутації.

Крок 7: Почніть свій професійний шлях із HIAS! 

Примітка: деякі з наших процесів найму можуть відрізнятися, і не всі кандидати будуть просуватися до кожного рівня. 

ПРО НАС:

Понад сто років тому єврейська громада заснувала HIAS (спочатку Товариство допомоги єврейським іммігрантам) у Нью-Йорку, воротах іммігрантів до Америки. Підтримуючи євреїв, які втікали від переслідувань і злиднів у Східній Європі, наші засновники керувалися традиціями,життя та історія єврейського народу — історія гноблення, переміщення та діаспори. Відтоді HIAS допомагав поколінням євреїв, які стикалися з насильством через те, ким вони були, і HIAS продовжує допомагати єврейським біженцям у будь-якій точці світу. Сьогодні наші клієнти в HIAS походять з різних віросповідань, етнічних груп і походження, як і наш персонал. Ми привносимо наш досвід, історію та цінності в нашу роботу на п’яти континентах, гарантуючи, що біженці сьогодні отримують життєво важливі послуги та можливості, необхідні для процвітання.

HIAS — це навчальна спільнота, яка прагне різноманітності та інклюзії. Ми виконуємо свою роботу чесно, підзвітно, прозоро та дотримуємося найвищих етичних стандартів. Ми шукаємо співробітників із різним професійним становищем і життєвим досвідом, які приєднаються до наших команд у Сполучених Штатах та по всьому світу. Людям, які ідентифікують себе як BIPOC, людям з обмеженими можливостями, людям із ЛГБТК+ спільноти та людям із досвідом вимушеного переміщення чи імміграції, заохочують подати заявку. Ми прагнемо створювати різноманітну робочу силу, яка відображає наше бачення, місію та цінності. 

БАЧЕННЯ:

HIAS виступає за світ, у якому біженці знаходять гостинність, безпеку та можливості. 

МІСІЯ:

Грунтуючись на наших єврейських цінностях та історії, HIAS надає життєво важливі послуги біженцям і шукачам притулку в усьому світі та захищає їхні фундаментальні права. вони можуть перебудувати своє життя. 

ЦІННОСТІ:

Ласкаво просимо • Acogimiento • Hospitalite • ????? ?????? (Hachnasat Orchim)

We Welcome the Stranger

Justice • Justicia • Justice • ??? (Цедек)

We Pursue Justice

Empathy • Empatia • Empathie • ??? (Chesed)

Ми підходимо до наших клієнтів із співпереживанням

Партнерство • Companerismo • Співпраця • ?????? (Chevruta)

Ми віримо в зміну світу через партнерство

Courage • Coraje • Courage • ????< /em> (Ometz)

Ми сміливо діємо, щоб побудувати кращий світ

Стійкість • Resiliencia • Стійкість • < em>??? (Ruach)

Ми адаптуємось і процвітаємо, постійно демонструючи свою стійкість 

РІЗНОМАНІТНІСТЬ:

HIAS прагне створити різноманітне та інклюзивне робоче місце. Усі кваліфіковані заявники розглядатимуться для працевлаштування незалежно від раси, кольору шкіри, національного походження, етнічного походження, походження, статусу громадянства, віросповідання, віку, статі, статі, сексуальної орієнтації, фізичної вади, розумової вади, стану здоров’я, генетичної інформації, сімейний стан, статус зареєстрованого сімейного партнера або громадянського союзу, сімейний стан, вагітність, пологи, військовий статус, захищений статус ветерана, політична орієнтація чи інший захищений законом статус. 

ЗАХИСТ:

HIAS прагне захищати дітей, уразливих дорослих та будь-яких інших осіб від будь-якої шкоди, заподіяної прямо чи опосередковано через їх потрапляння в контакт з HIAS. Ми не будемо терпіти сексуальну експлуатацію, жорстоке поводження чи будь-яку форму жорстокого поводження з дітьми чи зневаги з боку нашого персоналу чи пов’язаного персоналу. Будь-який кандидат пропонував роботу з HIОчікується, що AS підпише та дотримуватиметься Кодексу поведінки та політики безпеки HIAS. Усі пропозиції про працевлаштування підлягають задовільній рекомендації та відповідній перевірці, яка може включати судимість. HIAS також бере участь у Міжвідомча схема розкриття неправомірної поведінки . Згідно з цією Схемою, ми вимагатимемо від попередніх роботодавців претендентів на роботу інформацію про будь-які виявлені факти сексуальної експлуатації, сексуального насильства та/або сексуальних домагань під час працевлаштування або розслідуваних інцидентів, коли заявник залишив роботу. Так само HIAS надаватиме цю інформацію, коли інші організації запитуватимуть про нинішнього та колишнього персоналу HIAS у рамках процесу найму. Надсилаючи заявку, претендент підтверджує своє розуміння цих процедур найму.