Асистент з питань нагород та партнерства / Award & Partnership Assistant в Save the Children

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОЗИЦІЇ:

Асистент з питань нагород та партнерств - це ключова допоміжна посада, яка відповідає за надання допомоги експерту з питань нагород та партнерств в управлінні нагородами та партнерствами в рамках Української центральної регіональної програми. Ця позиція передбачає дотримання вимог донорів, надання допомоги у складанні фінансової та наративної звітності, ведення документації щодо нагород та партнерств, а також надання адміністративної підтримки з метою зміцнення партнерських зв'язків Save the Children.

Асистент тісно співпрацюватиме з командами з реалізації програм / операцій, фінансів та відділу нагород і партнерств головного офісу, щоб підтримувати актуальну інформацію про нагороди та партнерства і забезпечувати своєчасне подання звітів. Ця посада також передбачає підтримку партнерської діяльності, відстеження дотримання вимог та розбудови потенціалу партнерів.

У разі серйозної гуманітарної надзвичайної ситуації від посадової особи може бути необхідна робота, що виходить за рамки її звичайного функціонального профілю, і вона буде готова працювати за гнучким графіком.

КЛЮЧОВІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

1. Управління інформацією про нагороди та партнерства

• Ведення та оновлення Системи управління нагородами (AMS) з відповідною документацією про нагороди та партнерства, включаючи угоди, звіти партнерів, плани закупівель, правки та документи про закриття контрактів.
• Відстежувати та оновлювати дати подання звітів донорів та партнерів в AMS та забезпечувати своєчасне завантаження поданих звітів.
• Підтримувати ведення оновлюваного трекера активних партнерств, забезпечуючи реєстрацію всіх угод, фінансових та наративних звітів.

2. Підтримка звітності та відповідності вимогам

• Допомагати у підготовці фінансових та наративних звітів для донорських нагород та партнерських угод, забезпечуючи відповідність внутрішнім процесам Save the Children та вимогам донорів.
• Допомагати в аналізі та перевірці фінансових і програмних звітів партнерів, виявляти проблеми з дотриманням вимог і повідомляти експерту про проблеми, що викликають занепокоєння.
• Співпрацювати з відділами нагород та партнерств головного офісу для забезпечення донорських рекомендацій, вимог щодо відповідності та оновлення шаблонів звітності для всіх зацікавлених сторін.

3. Координація партнерства та розбудова потенціалу

• Допомога в адаптації нових партнерів, забезпечення виконання всіх необхідних оцінок належної обачності, меморандумів про взаєморозуміння (MoUs) та угод відповідно до стандартів Save the Children.
• Підтримка партнерських тренінгів та семінарів, допомагаючи зміцнити потенціал місцевих партнерів у сфері управління нагородами, фінансової звітності та відповідності донорським вимогам.
• Координація з технічними та MEAL командами для забезпечення партнерами активного моніторингу проектів, оцінки та навчання.

4. Адміністративна та матеріально-технічна підтримка

• Забезпечення матеріально-технічної підтримки для донорських та партнерських зустрічей, включаючи планування, підготовку порядку денного та складання протоколу.
• Допомога в організації та документуванні вступних зустрічей для донорів та партнерів, а також регулярних оглядових зустрічей на регіональному рівні.
• Підтримка закупівель, адміністрування контрактів та обробки платежів, пов'язаних з партнерською діяльністю.

5. Комунікація та координація

• Виступати в якості контактнї особи для комунікації між програмними командами, фінансовими командами та партнерами, забезпечуючи ефективну координацію та своєчасне вирішення питань.
• Допомагати в підготовці та оформленні листування, що стосується нагород, партнерств та комунікації з донорами.
• Сприяти обміну інформацією між командами в регіональному та головному офісі щодо оновлень з питань відповідності вимогам, термінів звітності та змін в нагородах.

НАВИЧКИ ТА ПОВЕДІНКА (Цінності SCI на практиці):

Відповідальність:

• Бере на себе відповідальність за завдання, забезпечуючи дотримання термінів та виконання результатів.
• Забезпечує належне документування та архівування всіх матеріалів, що стосуються нагород і партнерств.

Амбіційність:

• Встановлює чіткі цілі та бере на себе відповідальність за професійний розвиток.
• Шукає можливості для навчання та сприяє покращенню роботи команди.

Співпраця:

• Ефективно працює в командах і з партнерами, сприяючи культурі співпраці.
• Цінує різноманітність і підтримує поважні відносини з усіма зацікавленими сторонами.

Креативність:

• Визначає можливості для поліпшення процесів і ефективності управління нагородами та партнерствами.
• Пропонує рішення для вирішення проблем у звітності та відповідності.

Цілісність:

• Дотримується цінностей та політик Save the Children, забезпечуючи прозорість у всіх діях.
• Зберігає конфіденційність та забезпечує безпеку даних у процесах нагород та партнерств.

КВАЛІФІКАЦІЯ:

• Ступінь бакалавра в галузі бізнес-адміністрування, міжнародного розвитку, фінансів, політичних наук або суміжних дисциплін.
• Мінімум 1-2 роки досвіду в управлінні нагородами, координації партнерств, фінансах або адміністрації, переважно в НУО або середовищі, що фінансується донорами.

ДОСВІД ТА НАВИЧКИ:

Обов'язкові:

• Сильні організаційні навички та увага до деталей, здатність одночасно управляти кількома завданнями.
• Добрі комунікаційні навички англійською мовою (письмово та усно), включаючи досвід підготовки звітів та координації з кількома зацікавленими сторонами.
• Володіння Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) та досвід роботи з системами управління нагородами або фінансового моніторингу.
• Здатність ефективно працювати в міжкультурному середовищі та підтримувати професійні відносини з партнерами і колегами.
• Сильні навички вирішення проблем та здатність проактивно виявляти та усувати проблеми.

Бажані:

• Ознайомленість з регламентами основних донорів (наприклад, DANIDA, ECHO, BHA, UNOCHA).
• Досвід роботи в гуманітарних або програмах розвитку.
• Знання української та/або російської мов буде перевагою.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 09:00 - 17:00
• Медичне страхування з першого робочого дня

Рівні можливості

Особа, яка обіймає цю посаду, зобов'язана виконувати свої обов'язки відповідно до політики та процедур SCI щодо рівних можливостей та різноманітності.

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською є обов'язковою вимогою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

Готові найняти працівника з інвалідністю.
Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

ROLE PURPOSE: 

The Award & Partnership Assistant is a key support role responsible for assisting the Award & Partnership Coordinator in managing awards and partnerships within the Ukraine Central Area Programme. This role ensures compliance with donor requirements, assists in financial and narrative reporting, maintains award and partnership records, and provides administrative support to strengthen Save the Children’s partnerships.

The Assistant will work closely with the Program Implementation/Operations, Finance, and CO Awards & Partnerships teams to maintain up-to-date award and partnership information and ensure timely submissions of reports. The role also supports partner onboarding, compliance tracking, and partner capacity-building activities.

In the event of a major humanitarian emergency, the role holder may be required to work outside the normal role profile and be available to work flexible hours.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY: 

1. Управління інформацією про нагородження та партнерства

• Підтримуйте та оновлює систему управління нагородами (AMS) з відповідною нагородою та документацією про партнерство, включаючи угоди, звіти про партнерства, плани закупівель, поправки та документи про закриття. Звіти.
• Підтримуйте підтримку оновленого трекера активних партнерських відносин, забезпечуючи всі угоди, фінансові звіти та звіти про оповіді. Підтримка звітування та відповідності
  • Допомога у підготовці фінансових та оповідних звітів для донорів та донорів договорів. Координатор.
  • Зв'язок з командами нагородження та партнерства Country Office для забезпечення донорських рекомендацій, вимог до відповідності та шаблонів звітності оновлюються та доступні для всіх зацікавлених сторін.

  3. Координація та розбудова потенціалу

  • Допомога у борту нових партнерів, забезпечуючи всі необхідні оцінки належної ретельності, мус та угоди у відповідності з збереженням стандартів дітей. Дотримання донорів.
  • Координація з технічними та харчовими командами, щоб гарантувати, що партнери активно займаються моніторингом, оцінкою та навчальною діяльністю. Адміністративна та логістична підтримка
    • Надайте матеріально-технічну підтримку для засідань нагород та партнерства, включаючи планування, підготовку порядку денного та хвилини.
    • Допомога в організації та документуванні нагороди та проведення партнерських засобів, а також регулярних оглядових зустрічей на рівні офісу. Обробка, пов’язана з партнерською діяльністю.

    5. Комунікація та координація

    • Діяти як фокус для спілкування між командами програм, фінансовими командами та партнерами, забезпечуючи плавну координацію та своєчасну резолюцію. Офісні та кантрі-офісні команди щодо оновлень дотримання, термінів звітування та модифікацій нагородження.

    <Сильний стиль =" у стилі шрифту: успадкування; Шрифт: 700 "> Навички та поведінка (значення SCI на практиці ):

    Підзвітність:

    • Взяття за завдання, забезпечуючи строки та результати. Шрифт: 400 "> Амбіція:
      • Встановлює чіткі цілі та несе відповідальність за професійне зростання.
      • шукає можливості для навчання та сприяє вдосконаленню команди. Шрифт: 400 "> Співпраця:
        • Ефективно працює між командами та з партнерами, сприяючи культурі співпраці.
        • Цінує різноманітність і підтримує шанобливі стосунки з усіма зацікавленими сторонами. Шрифт: 400 "> Творчість:
          • Визначає можливості для підвищення процесів та ефективності в управлінні нагородженням та партнерством.
          • пропонує рішення для викликів у звітуванні та дотриманні.

          Цілісність:

          • Підтримує збереження цінностей та політики дітей, забезпечуючи прозорість у всіх діях.
          • Підтримує конфіденційність та забезпечує безпеку даних у процесах нагородження та партнерства. Шрифт: 400 "> Кваліфікація:
            • ступінь бакалавра з питань ділового адміністрування, міжнародного розвитку, фінансів, політології чи пов'язаної з ними поля. Шрифт: 400 "> Досвід та навички

              Основний:

              • Сильні організаційні навички та увагу до деталей, з можливістю одночасно керувати численними завданнями. міжкультурне середовище та підтримувати професійні стосунки з партнерами та колегами.
              • Сильні навички вирішення проблем та здатність активно ідентифікувати та вирішувати проблеми. Шрифт: 400 "> бажано:
                • Ознайомлення з основними донорськими правилами (наприклад, ДенIDA, Echo, BHA, UNOCHA).
                • Досвід роботи в гуманітарних або програмах розвитку.
                • Знання українських та/або російських мов - це перевага.

                ми пропонуємо:

                • Офіційні роботи
                • li> дію працевлаштування
                • 09:00-17:00
                • Медичне страхування з першого робочого дня

                Здоров'я та безпека

                Власник пошти зобов’язаний виконувати обов'язки відповідно до політики та процедур безпеки SCI, якщо у вас є інтерес до цієї посади, ми сподіваємось отримати ваш відгук. Англійська мова.

                Ми готові найняти працівника з інвалідністю.