Менеджер з адміністративної діяльності Atlas Logistics (Administrative Officer) в Handicap international

Адміністративний співробітник Atlas 

КРАЇНА: УКРАЇНА 

ПІДПОВІДАЄ:  КЕРІВНИКУ ПРОЕКТУ ATLAS 

МІСЦЕ: Дніпро 

Будь ласка, надсилайте своє резюме англійською мовою

ЗАГАЛЬНА МІСІЯ 

Контекст місії 

З 1993 року Humanitarian and Inclusion (HI) надає логістичні послуги гуманітарним організаціям, які реагують на кризи в 15 різних країнах через свою логістичну платформу, відому як Atlas Logistique. 

З березня 2022 року Atlas Logistique (AL) працює в Україні, щоб пропонувати логістичні рішення гуманітарним організаціям (підхід від гуманітарної до гуманітарної) з метою сприяння доставці допомоги швидшим, безпечнішим та найефективнішим способом для найбільш постраждалих груп населення.  

На даний момент, маючи три логістичні центри в Дніпрі, Харкові та Миколаєві, HI пропонує спільне зберігання, а також транспортні послуги (зокрема у важкодоступні пункти призначення) для інших гуманітарних учасників. Відповідно до потреб, виявлених на на землі, HI також пропонує послуги холодового ланцюга/температурного зберігання та транспортування організаціям, які доставляють чутливі до температури гуманітарні вантажі постраждалому населенню та місцевим партнерам.  

МІСІЇ / ОБОВ'ЯЗКИ 

Під наглядом керівника проекту,  основними місіями є: 

Місія 1. Відстеження та моніторинг даних:  

1.1 Він/вона збирає та перевіряє дійсність усіх документів перевізників та партнерів (GPS-координати, обсяг/вага вантажу на SRF…) 

1.2 Забезпечує відповідність транспортної діяльності/системи/процесу ATLAS федеральним, провінційним і територіальним законам. 

1.3 Забезпечує дотримання процедур платформи HI. 

1.4 Забезпечує dколекція ata та запис свердловини в іншій базі даних з точки зору зберігання та транспортування (Excel). 

1.5 Він/вона несе відповідальність за збір, запис, моніторинг та архівування всіх файлів покупки транспорту. 

1.6 Пояснює перевізникам положення договорів перевезення та/або TTN. 

1.7 Забезпечує засоби зв’язку та ідентифікації для перевізників/конвеєрів (GPS, трекер, наказ про завдання, видимість тощо), залежно від відділу безпеки  < /p>

1.8 Збирає та об’єднує інформацію про постачальника в базу даних «Моніторинг контрактів».  

Місія 2. Адміністративне супроводження:  

2.1 Забезпечує адміністративні та кадрові відносини між адміністрацією транспорту Офіцер та Експерт з транспорту та Офіцер з аналізу ринку. 

2.2 Перевірте рахунки-фактури перевізника, надіслані експертом з транспорту та спеціалістом з аналізу ринку, перш ніж надати їх експерту з транспорту та спеціалісту з аналізу ринку для підтвердження. 

2.3 Слідкуйте за процесом оплати та квитанціями про оплату постачальника. 

2.4 Керує паперовою фабрикою та відповідає за основні потреби транспортної діяльності. 

2.5 Регулярно або на вимогу своєї ієрархії звіти та статистичні дані про транспортну діяльність.  

2.6 Пропонує модифікації інструментів і форматів, бере активну участь у динаміці постійного вдосконалення та пошуку ефективності проекту платформи.  

2.7   Забезпечте належний зв’язок між операційною діяльністю, спеціалістом з транспорту, спеціалістом з бази даних і процесу та адміністратором/фінансовим відділом. 

2.8 Забезпечте якісне архівування всіх файлів придбання та підтримуйте папку актуальною та чистою. Архівування та підтримка різних файлів у порядку (електронні та паперові копії) 

Місія 3 . Представлення: 

3.1 Бере участь у щотижневих зустрічах з відділом транспорту 

3.2 Бере участь у передачі професійного та доброзичливого іміджу партнерам і перевізникам 

3.3 Координація доставки до Небезпечна зона та повідомлення про рух у відділ безпеки 

3.4 Проводити дослідження ринку, котирування та переговори з перевізниками.  

3,5 Eзабезпечити оперативне спостереження за перевезеннями (контакт із перевізниками, водіями, представниками)  

3.6 Забезпечити належну підзвітність документів процесу та забезпечення точності інформації. (TTN, рахунок-фактура, ACT, звітність) 

3.7 Аналіз транспортного ринку на певних дорогах 

3.8 Надає та оновлює інформацію про безпеку транспорту (зона, оновлення дати, адреси доставки тощо) 

3.9 Надає засоби зв’язку та ідентифікації для конвеєрів/конвеєрів (GPS, Tracker, Mission Order тощо) 

3.10 Проведення місій підтримки (навчання, наставництво, підтримка, набір персоналу, внутрішній аудит, передача) 

3.11 Забезпечення хорошої комунікації-координації-інформації з та між членами команда 

3.12 Забезпечити належне матеріально-технічне управління операційною командою тісна співпраця зі службами підтримки 

3.13 Допоможіть Партнерам щодо відповідної логістики для їхніх дій і запропонуйте найкраще транспортне рішення 

ШУКАЄТЬСЯ ПРОФІЛЬ 

Кваліфікація(и):

• Ступінь бакалавра у відповідній галузі (логістика, розвиток тощо) 

• Буду приймати досвід замість освіти 

• Бажано - кваліфікація у сфері логістики 

Досвід:

• Принаймні 3 роки досвіду роботи в транспортному секторі чи ланцюзі постачання (НУО чи приватна компанія) 

• Досвід роботи з міжнародною НУО є перевагою 

Навички:

• Вміння спілкуватися англійською та українською мовами. 

• Хороший переклад, пояснення та навички ведення переговорів 

• Добре знання українського законодавства 

• пакет Microsoft Office 

• Добре знання Excel (буде перевірено) 

Особисті якості: 

• Здатність розставляти пріоритети та брати відповідальність, сильні організаційні навички 

• Справжня мотивація для роботи в гуманітарній сфері 

• Автономність і здатність працювати в команді 

УМОВИ РОБОТИ:

Контракт: Трудовий договір (відповідно до законодавства України) Строковий

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Пакет переваг:

• 30 календарних днів для щорічної відпустки 
• 12 днів оплачуваної відпустки внутрішнього добробуту щорічно ( пропорційно)
• Медична страховка для співробітників HI та одного утриманця (податок сплачує HI)
• Індивідуальні консультації для співробітників HI
• Пакет переміщення може бути надано для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно 
• Відповідні заходи підтримки для особи з обмеженими можливостями (за потреби)

РІВНІ МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі для всіх працівників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, статусом інвалідності, релігією , етнічне походження, колір шкіри, раса, сімейний стан або інші захищені характеристики. 

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів, щоб допомогти вам під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні відомості.

Handicap International має чітку інституційну політику щодо "Захисту дітей", "Боротьби з шахрайством, хабарництвом і корупцією", "Інвалідності, статі та віку" та "Захисту бенефіціарів від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань". Тому для всіх співробітників є обов’язковим взяти на себе зобов’язання поважати, підтримувати та просувати цю політику, а також підписати Кодекс та поведінку HI.

Надсилаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).

Менеджер з адміністративної діяльності Atlas Logistics (Administrative Officer)

КРАЇНА:  Україна

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ:  Керівник проектів та програм у сфері матеріального (нематеріального) виробництва (транспортна програма)

РЕГІОН:  Дніпро 

 Надсилайте, будь ласка, резюме англійською мовою

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ 

Контекст місії  

З 1993 року організація Humanity and Inclusion (HI) надає логістичні послуги гуманітарним організаціям, які реагують на кризи в 15 різних країнах, через свою логістичну платформу, відому як Atlas Logistique.  

З березня 2022 року Atlas Logistique (AL) працює в Україні, пропонуючи гуманітарним організаціям логістичні рішення (підхід «від гуманітарного до гуманітарного»), щоб сприяти швидшому, безпечнішому та ефективнішому наданню допомоги найбільш постраждалому населенню.   

Наразі, маючи три логістичні хаби в Дніпрі, Харкові та Миколаєві, HІ пропонує іншим гуманітарним організаціям послуги зі спільного зберігання та транспортування (у тому числі у важкодоступні місця). Відповідно до потреб на місцях, HІ також пропонує послуги зі зберігання та транспортування гуманітарних вантажів із дотриманням холодового ланцюга/температурного режиму організаціям, що доставляють чутливі до температури гуманітарні вантажі постраждалому населенню та місцевим партнерам. 

ЗАВДАННЯ / ОБОВ'ЯЗКИ 

Під керівництвом керівника проекту основними завданнями є: 

Місія 1. Відстеження та моніторинг даних: 

1.1 Він/Вона збирає та перевіряє дійсність усіх документів перевізників та партнерів (GPS координати, об’єм/вага вантажу на SRF…) 

1.2 Забезпечує відповідність транспортної діяльності/системи/процесу ATLAS державним, обласним та місцевим законам.  

1.3 Забезпечує дотримання процедур Платформи НІ.  

1.4 Забезпечує збір даних і належне введення в різні бази даних стосовно зберігання і транспортування (Excel).  

1.5 Він/вона несе відповідальність за збір, запис, моніторинг та архівування всіх файлів з закупівлі та транспорту. 

1.6 Роз’яснює перевізникам положення договорів на перевезення та/або ТТН.  

1.7 Забезпечує засоби зв’язку та ідентифікації для перевізників (GPS-трекер, службове завдання, розпізнавальні знаки тощо).  

1.8 Збирає та об’єднує інформацію про постачальників в базу даних «Моніторинг договорів».  

Місія 2. Адміністративне супроводження: 

2.1. Забезпечує адміністративні та кадрові відносини між спеціалістом з бази даних і обробки та фахівцем із транспорту.  

2.2. Перевіряє рахунки-фактури перевізника, надіслані фахівцем із транспорту, перш ніж надавати їх адміністратору бази даних та обробки даних для підтвердження.  

2.3. Слідкує за процесом оплати та квитанціями про отримання оплати постачальниками.     

2.4. Керує документообігом та забезпечує основні потреби транспортної логістики.  

2.5. Регулярно або на запит свого керівника, звітує та надсилає статистичні дані про транспортну діяльність.  

2.6. Пропонує модифікацію засобів та форматів, бере активну участь у динаміці постійного вдосконалення та пошуку ефективності проекту платформи.  

2.7. Забезпечує належний зв’язок між операційною діяльністю, фахівцем з транспорту, адміністратором бази даних та обробки даних та адміністративним/ фінансовим відділом.  

2.8. Забезпечує належне архівування усіх файлів закупівель та підтримує актуальну базу в порядку. Архівує та підтримує різні файли в порядку (електронні та паперові копії). 

Місія 3. Комунікація щодо проекту HI Platform 

3.1 Бере участь у щотижневих зустрічах з Транспортним департаментом 

3.2 Бере участь у формуванні професійного та доброзичливого іміджу серед партнерів та перевізників 

3.3 Координує доставлення в небезпечні зони та звітує про переміщення до відділу безпеки 

3.4 Проводить дослідження ринку, отримання комерційних пропозицій та переговори з перевізниками 

3.5 Забезпечує оперативний контроль за транспортуванням (контакт з перевізниками, водіями, представниками) 

3.6 Забезпечує належний облік процесних документів та точність інформації (ТТН, рахунок-фактура, Акт, звітування) 

3.7 Аналізує ринок транспортних послуг на окремих маршрутах 

3.8 Надає та оновлює відділ безпеки інформацією про транспортну безпеку (зона, дати оновлень, адреси доставлення тощо) 

3.9 Забезпечує інструменти зв'язку та ідентифікації для конвоїв (GPS, трекери, накази на місії тощо) 

3.10 Проводить підтримувальні місії (навчання, наставництво, підтримка, набір, внутрішній аудит, передача обов’язків) 

3.11 Забезпечує належну комунікацію, координацію та обмін інформацією між членами команди 

3.12 Забезпечує належне логістичне управління операційною командою у тісній співпраці з службами підтримки 

3.13 Надає допомогу партнерам щодо належної логістики для їхніх дій і пропонує найкращі транспортні рішення

НЕОБХІДНІ КОМПЕТЕНЦІЇ 

Кваліфікація(ї): 

• Ступінь бакалавра в суміжній галузі (логістика, девелопмент тощо) 
• Прийматиметься досвід замість освіти 
• Бажано - Кваліфікація випускника в галузі логістики 

Досвід роботи:

• Щонайменше 3 роки досвіду роботи в транспортному секторі або ланцюгу поставок (НУО або приватна компанія) 
• Досвід роботи в міжнародній неурядовій організації є перевагою

Навички:

• Вміння спілкуватися англійською та українською мовами. 
• Хороші навички перекладу, пояснення та ведення переговорів 
• Хороші знання українського законодавства в сфері вантажного трансопрту  
• Знання пакету Office 
• Добре знання Excel (буде перевірено) 

Особисті якості:

• Вміння розставляти пріоритети та брати на себе відповідальність, сильні організаторські здібності 
• Реальна мотивація до роботи в гуманітарному секторі 
• Автономність та вміння працювати в команді 

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий 

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).