Спеціаліст з адміністративних питань в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH шукає кваліфікованого адміністративного спеціаліста для Кластера належного багаторівневого управління («Кластер MLG»):  

Адміністративний Спеціаліст (повний робочий день, Київ)

(внутрішній код SAP: адміністративний спеціаліст ) 

Адміністративний спеціаліст ETOM приєднається до підрозділу управління кластером у Кластері належного багаторівневого врядування («Кластер MLG») GIZ Ukraine. 

Кластер належного багаторівневого врядування в українському портфоліо GIZ включає проекти, що підтримують прозору, ефективну та стійку реформу врядування в рамках відновлювальних заходів, які вже тривають у постраждалій від війни країні, формуючи її майбутнє як сучасну Європейська нація. Проекти забезпечують ефективну співпрацю національного, регіонального та місцевого рівнів управління, сприяючи субсидіарності як принципу демократії, оскільки Україна відповідає acquis Communautaire Європейського Союзу. 

Підрозділ управління кластером (CMU) із приблизно 40 співробітниками надає комерційні та адміністративні послуги для проектів у кластері MLG. CMU складається з трьох команд (фінанси та бухгалтерський облік; контракти та закупівлі; заходи, подорожі та управління офісом [ETOM]).

Як адміністративний спеціаліст ETOM, ви відповідаєте за забезпечення професійного управління офісом і відповідні завдання . 

Сфери відповідальності 

• Надання професійних послуг з управління офісом; Отримання у власність офісу (2 поверхи, 2500 кв.м., офіс open space) в т.ч. управління та координація всіх пов’язаних завдань (забезпечення оптимальних робочих умов; технічне обслуговування, ремонт та вдосконалення; нагляд та організація облаштування кімнат для переговорів, соціальних зон, робочих зон, санітарних зон, укриття; закупівля всіх відповідних офісних товарів).
• Подальший розвиток офісного простору для комфортних та сучасних умов праці; планування та здійснення заходів з реконструкції, будівництва та благоустрою.
• Забезпечення оптимальних умов праці в офісі (опалення, вентиляція, кондиціонування, освітлення, інше) шляхом взаємодії з орендодавцем.
• Координація роботи сторожів/прибиральників, портьє та водія.
• Стратегічна та оперативна розробка та налаштування процесів для офісу Управління.
• Видання та перегляд правил управління офісами, охорони, укриття, паркування тощо.
• Управління договорами оренди та суборенди; дослідження ринку нерухомості з регулярним порівнянням вартості.
• Управління основними засобами, щорічна фізична інвентаризація та відповідні процеси.
• Проведення тренінгів з усіх відповідних тем.
• Підтримка організації внутрішніх і зовнішніх заходів.
• Підготовка та контроль за контрактами на надання послуг і закупівлями; Координація постачальників послуг, будівельних компаній і постачальників.
• Консультування менеджерів і персоналу щодо процесів, пов’язаних з управлінням офісом.
• Виконання функції координаційної точки безпеки (SFP) для офісного персоналу та приміщень.
• Виконавецьg інші обов’язки та завдання за запитом керівництва.
• Організація логістичних послуг.

Необхідна кваліфікація, досвід і компетенції: 

• Ступінь бакалавра або еквівалент у відповідній галузі. 
• Перевірений досвід офіс-менеджера / менеджера з обслуговування в офісах площею понад 1000 кв. 
• Досвід роботи на аналогічній посаді не менше 2 років. 
• Досвід роботи в GIZ та/або інших міжнародних організаціях є перевагою. 
• Насолоджуйтесь творчою роботою та проектуванням.
• Надійність, конфіденційність, гнучкість та стресостійкість, уміння керувати кількома завданнями одночасно та підтримувати високу якість роботи. 
• Командний гравець із навичками міжкультурного спілкування, орієнтованим на клієнта та обслуговування. 
• Орієнтований на результат і рішення підхід. 
• Видатні організаційні навички та навички управління часом, здатність дотримуватись термінів. 
• Високий ступінь лояльності, самоорганізації та мотивації. 
• Рідна українська мова, вільне володіння англійською та знання німецької є перевагою. 
• Гарні навички роботи з комп'ютером, включаючи пакет MS Office і програми. 
• Відмінні навички письмового та усного спілкування. 
• Бажання підвищувати кваліфікацію відповідно до завдань, які потрібно виконати. 
• Готовність до нерегулярних відряджень в межах України у зв’язку з різними локаціями проекту.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Фіксована заробітна плата в євро, бонуси за результатами роботи та 13-та зарплата.
• Медична страховка, 29 днів відпустки на рік.
• Мовні курси, важкі і тренінги з м’яких навичок.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можлива дистанційна та гнучка робота.
• Змістовна та цінна робота, міжнародне середовище.
< /ul>

Умови працевлаштування

Повна зайнятість з 40-годинним робочим тижнем. Призначення починається якнайшвидше. Місце служби: м. Київ. Строк дії договору до 31.12.2025 з можливістю пролонгації. 

GIZ є роботодавцем із рівними можливостями та пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями для підвищення кваліфікації.

Заявка 

Заявка на адресу [email protected], що складається з резюме кандидата та супровідного листа англійською мовою з поясненням мотивації подати заявку на роботу до COB січня 27, 2025< strong>, понеділок.

Надсилаючи заявку, кандидат дає згоду на обробку персональних даних виключно для процесів найму. Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для наступних етапів процесу найму.