Фахівець з програмної адміністративної діяльності / Administrative Program Officer в People in Need

Місце роботи: Дніпро

Дата початку: Березень-Квітень 2026

Тривалість контракту: 3-місячний випробувальний термін з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про роль співробітника:

Під загальним керівництвом Начальника департаменту з реалізації програм, Фахівець з програмної адміністративної діяльності забезпечує адміністративну та організаційну підтримку програмного керівництва,  менеджерів програм з надання надзвичайної допомоги та програмних команд.  

Посада спрямована на забезпечення ефективної координації внутрішніх процесів, організації документообігу, перекладу, підтримки відряджень та інших обов’язків описаних нижче. 

Опис загальних обов'язків: 

Адміністративна підтримка програмного керівництва: 

• Надання адміністративної підтримки Начальнику департаменту з реалізації програм; 

• Підтримка менеджерів програм з надання надзвичайної допомоги у питаннях організації зустрічей, координації запитів та документообігу; 

• Організація та координація внутрішніх зустрічей програмних команд (бронювання приміщень, підготовка матеріалів за запитом); 

• Ведення протоколів зустрічей (за потреби) та контроль виконання адміністративних задач; 

• Підготовка службових записок, листів, внутрішньої кореспонденції за запитом керівництва; 

• Координація підписання документів програмного напрямку. 

 
Підтримка програмних команд:

• Адміністративна підтримка Program Teams за запитом (оформлення листів, довідок, внутрішніх документів); 

• Допомога в організації програмних заходів, тренінгів та робочих зустрічей; 

• Забезпечення коректного зберігання програмної документації в електронному архіві; 

• Взаємодія з іншими відділами (HR, Finance, Logistics) у частині адміністративної координації програмних процесів. 

• Підготовка презентацій для програмних зустрічей 

 
Переклад:

• Надання письмового перекладу документів (українська/англійська) за запитом керівництва; 

• Усний переклад під час зустрічей (за потреби); 

• Перевірка та редагування перекладених матеріалів. 

Підтримка відряджень:

• Підготовка та оформлення Travel Orders відповідно до внутрішніх процедур; 

• Координація підписання та передачі документів, пов’язаних із відрядженнями; 

• Взаємодія з Finance щодо оформлення супровідної документації; 

• Контроль своєчасного повернення документів після завершення відрядження. 

Кваліфікаційні вимоги:

 Освіта та спеціальність:  

Вища або незакінчена вища освіта (адміністрування, менеджмент, економіка, гуманітарні науки або суміжні галузі).  

Стаж роботи за фахом: 

Досвід роботи на адміністративній, координаційній або офісній посаді буде перевагою.  

Необхідні знання: 

• Основи документообігу та адміністративної підтримки; 

• Розуміння програмної діяльності гуманітарної організації; 

• Принципи роботи з конфіденційною інформацією; 

• Впевнене володіння MS Office (Word, Excel, Outlook); 

Необхідні навички та якості: 

• Високий рівень організованості та уважності до деталей; 

• Вміння працювати з великим обсягом інформації; 

• Вміння визначати пріоритети та дотримуватися дедлайнів; 

• Розвинені комунікаційні навички; 

• Стресостійкість та гнучкість; 

• Здатність працювати з кількома запитами одночасно. 

Англійська мова:

Рівень - вище середнього - B2 (Upper-intermediate).

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN у розмірі  1301 EUR (до стягнення податків) на випробувальному терміні + 3% після випробувального терміну;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

• Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету.

• Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах.
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтверджені кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.