Адміністративно-фінансовий спеціаліст, тимчасове призначення (364 дні), NO-1, Львів, №130019 - Відкрито лише для громадян України в Unicef

ЮНІСЕФ працює в більш ніж 190 країнах і територіях, щоб рятувати життя дітей, захищати їхні права та допомагати їм реалізувати свій потенціал, починаючи з раннього дитинства і закінчуючи підлітковим віком. У ЮНІСЕФ ми віддані справі, пристрасні та пишаємося тим, що ми робимо. Захищати права кожної дитини — це не просто робота, це покликання. ЮНІСЕФ — це місце, де будується кар’єра: ми пропонуємо своїм співробітникам різноманітні можливості для особистого та професійного розвитку, які допоможуть їм побудувати повноцінну кар’єру, водночас досягаючи успіху. місія. Ми пишаємося культурою, яка допомагає персоналу процвітати, у поєднанні з привабливим пакетом компенсацій і пільг. Відвідайте наш веб-сайт, щоб дізнатися більше про те, що ми робимо в ЮНІСЕФ. Для кожної дитини, надіяЮНІСЕФ УкраїнаЯк ви можете змінити ситуацію? Основна місія ЮНІСЕФ полягає в заохоченні прав кожної дитини всюди, у всьому, що робить організація — у програмах, в адвокації та в діяльності. Стратегія справедливості, наголошуючи на найбільш знедолених і відчужених дітям і сім’ях, перетворює цю відданість правам дітей на дії. Для ЮНІСЕФ справедливість означає, що всі діти мають можливість вижити, розвиватися та повністю реалізувати свій потенціал без дискримінації, упередженості чи фаворитизму. У тій мірі, в якій будь-яка дитина має нерівні шанси в житті — у його соціальному, політичному, економічному, громадянському та культурному аспектах — її або її права порушуються. З’являється все більше доказів того, що інвестування в охорону здоров’я, освіту та захист найбільш знедолених громадян суспільства — усунення нерівності — не тільки дасть усім дітям можливість реалізувати свій потенціал, але й призведе до сталого зростання та стабільності країн. Ось чому така важлива увага до справедливості. Це прискорює прогрес у реалізації прав людини для всіх дітей, що є універсальним мандатом ЮНІСЕФ, як зазначено в Конвенції про права дитини, а також підтримує справедливий розвиток націй. Мета роботи Адміністративний і фінансовий співробітник відповідає за виконання широкого спектру стандартизованих адміністративних і фінансових завдань, які вимагають досконалого знання адміністративних і фінансових процедур, процесів і політики ЮНІСЕФ. Ця посада в основному надає підтримку спеціалісту з операцій NO-2/NO-1 для надання ефективних і економічно ефективних послуг адміністративної підтримки, надання вказівок щодо роботи служб адміністративної підтримки. Ця посада гарантує, що адміністративні операції та послуги офісу відповідають адміністративній політиці, процедурам, правилам і положенням організації. У цій якості потреба створити імідж надійного та надійного постачальника послуг є обов’язковою умовою для якості надання процесу, а вплив роботи безпосередньо відображається на загальній репутації команди з точки зору відповідності потребам клієнта та якості процесу виконання. Ця посада може керувати персоналом загального обслуговування. Короткий перелік основних функцій/обов’язків Адміністративна підтримка та послуги Керування відрядженнями Укладання контрактів із консультантами та постачальниками послуг Підтримка фінансового контролю, включаючи казначейство та управління готівкою Ведення документації та зберігання файлівgementKnowledge та розвиток спроможності Адміністративна підтримка та послуги Надає та вдосконалює адміністративну підтримку та офісні послуги, включаючи управління простором, транспортні послуги, використання та технічне обслуговування транспортних засобів, обладнання, організацію конференцій та подорожей, відтворення документів, зв’язок, послуги пошти та доставки, місцеві закупівлі та виставлення рахунків оплата комунальних послуг. Забезпечує своєчасне та економічно ефективне надання основних офісних послуг, включаючи управління простором, обладнанням, комунікаціями та безпекою для підвищення безпеки та продуктивності персоналу. Забезпечує ефективне управління адміністративним обладнанням, офісним обладнанням, транспортними засобами та іншим майном, проводить регулярну перевірку підрахунок вправ і своєчасне реагування на відповідну корпоративну звітність керівництву офісу та штаб-квартирі. Забезпечує офіційний переклад документів (польською мовою на англійську та навпаки, які використовуватимуться всередині країни або будуть подані до GSSC). Підтримує підходи міжвідомчої групи управління операціями для покращення загальних служб ООН для досягнення ефективності та результативності. Допомагає в обговоренні та управлінні питаннями, пов’язаними з офісними приміщеннями, комунальними послугами та послугами, з постачальниками та агентствами. Тісно співпрацює з ІКТ, відділом постачання та іншими відповідними відділами щодо бюджету, сертифікації рахунків, інвентаризації та управління активами. Вносить внесок до підтримки та реалізації плану забезпечення безперервності бізнесу. Управління відрядженнями Надає технічну допомогу персоналу щодо організації відряджень і надання прав на основі правил і політики організації. Зв’язується з відповідними координаційними центрами щодо подорожей, щоб гарантувати, що організація отримує найкращі послуги та ціни для всіх поїздок. Інструктує/розбирає співробітників щодо питань, пов’язаних із пов’язаними адміністративними питаннями, такими як візи, перевірки безпеки, процедури документації. Виписки, введення, ведення і перевіряє правильність записів про відрядження в системі відряджень організації, щоб забезпечити точні транзакції, пов’язані з витратами на відрядження та відрядженнями персоналу. Допомагає в підготовці бюджетів витрат на відрядження та веде записи контролю бюджету відряджень. Відстежує сертифікацію відряджень, витрати на відрядження, визначає та розглядає проблеми та проблеми з забезпечити ефективне відстеження та своєчасне вирішення та закриття проїзних документів. Підтримує впровадження корпоративних стратегій і систем подорожей. Рекомендує вдосконалення та пропозиції для команди. Укладання контрактів з консультантами чи іншими постачальниками послуг Забезпечує відповідність усіх адміністративних операцій і домовленостей контрактів застосовним політикам, процедурам, правилам і положенням. Бере участь у перегляді контрактних домовленостей, пов’язаних з адміністративною підтримкою ( наприклад, кур’єр, технічне обслуговування приміщень, допоміжна адміністративна підтримка, технічне обслуговування транспортних засобів, технічне обслуговування обладнання тощо), щоб переконатися, що постачальники послуг дотримуються умов усіх контрактів. Забезпечує підтримку в обговоренні економічно ефективних адміністративних договірних угод з постачальниками послуг, а також з партнерами-виконавцями, якщо це необхідно, і пропонує контролеру будь-які зміни, які можуть знадобитися. Контролює виконання платежів за договірними зобов'язаннями.Підтримка фінансового контролю, включаючи казначейство та управління готівкою. Своєчасний перегляд і обробка платежів у VISON, пов’язаних із HACT, комунальними платежами, поставками, замовленнями на замовлення, авансами та іншими фінансовими транзакціями в рамках глобального центру спільних послуг (GSSC), а також забезпечення дотримання бюджетних обмежень, МСБОДС та організаційних положень, правил, політики, процедур, стандартів підзвітності та етики. Своєчасно вживайте заходів щодо непогашених рахунків, щоб вирішити проблеми, що залишаються на розгляді. Це включає діалог і подальші дії з GSSC для сприяння своєчасній обробці фінансових транзакцій, надісланих до центру. Обробляйте (відповідно до делегованих повноважень) виплату платежів, якщо вони здійснюються на місці за допомогою банківських листів, чеків або дрібної готівки. Обробляйте грошові надходження та звіряйте внески доходів, щоб забезпечити їх своєчасне депонування та реєстрацію в системах ЮНІСЕФ. Своєчасно завершуйте відповідні дії щодо закриття рахунків (щомісяця, щокварталу та щороку) згідно з інструкціями щодо закриття. Перевіряйте фінансові та репутаційні ризики в операціях, які здійснюються офісом. і піднімати прапорці, коли керівництво потребує дій. Готуйте фінансові звіти про винятки, висвітлюйте незвичайні дії та транзакції, досліджуйте аномалії та інформуйте наглядового органу для вчасного вжиття заходів. Проводьте регулярну перевірку якості та відповідності фінансових транзакцій, включаючи супровідні документи DCT (передача, коригування, перепрограмування та ліквідація), щоб забезпечити реєстрацію документів належним чином, а витрати обґрунтовані. Підтримуйте контроль, операції та управління банківськими, дрібними та готівковими рахунками відповідно до фінансових положень і правил ЮНІСЕФ/ООН та місцевої банківської практики. Будьте в курсі процедур і правил щодо ведення банківських рахунків, обмінних і процентних ставок. Інформуйте керівника та відповідних колег для вчасного вжиття заходів. Підтримуйте зв’язок із керівництвом місцевого банку щодо рутинних операційних питань. Подавати щомісячні банківські виписки до GSSC для звірки та вживати необхідних коригувальних заходів щодо висновків, виявлених центром. Підтримувати систему моніторингу та прогнозування періодичних потреб у готівці. Надайте керівництву поточну інформацію про стан готівки/прогноз і надайте рекомендації щодо забезпечення достатньої наявності ресурсів для програм і операцій. Ведення документації та управління файлами. Перевірте наявність у запитах необхідних підтверджуючих документів, як правило, оригіналу документа, дійсності стягнення, сертифіковані відповідальним персоналом і правильно закодовані. Регулярно зберігайте транзакції та відповідні супровідні документи та за потреби надсилайте копії відповідним розділам. Ведіть жорсткі та електронні файли та оновлюйте системи баз даних, забезпечуючи своєчасний та відповідний запис, безпечне зберігання та видалення конфіденційної інформації. Розробіть ефективну систему файлів для оновлення та пошуку файли легше, дотримуючись політики та вимог щодо конфіденційності для захисту даних та інформації. Організуйте документообіг відповідно до системи файлів і оцифруйте всі важливі документи. Захищайте та оновлюйте файли за потреби. Розвиток знань і спроможності Сприяти культурі високогоетичних стандартів і поведінки в управлінні ресурсами ЮНІСЕФ. Підтримуйте ініціативи щодо вдосконалення управління шляхом збору, інституціоналізації та обміну найкращими практиками та отриманими уроками. Рекомендувати вдосконалення процесів і процедур для підвищення продуктивності та ефективності, включаючи впровадження стратегій економії коштів. Брати участь та/або організовувати навчальні та навчальні заходи для підвищення потенціалу персоналу та зацікавлених сторін/партнерів. Вплив результатів Здатність адміністративного та фінансового спеціаліста ефективно керувати та виконувати фінансові операції та адміністративні послуги безпосередньо впливає на задоволення потреб організації/персоналу та виконання програми цілей і завдань. Це, у свою чергу, сприяє збереженню/збільшенню довіри до ЮНІСЕФ як до ефективного та відповідального розпорядника ресурсами, довіреним організації, а також сприятиме зміцненню іміджу ЮНІСЕФ як компетентної організації, яка забезпечує економічно ефективні та стійкі результати програми. Кваліфікуватися як захисник кожної дитини ви матимете…ОсвітаМінімальні вимоги: необхідна освіта в одній із таких галузей: управління бізнесом, фінансовий менеджмент, бухгалтерський облік, державні фінанси, пов’язана операційна функція (міжнародний бізнес, управління проектами тощо) або будь-яка інша сфера соціальних наук. Досвід роботи Потрібний мінімум 1 рік професійного досвіду на національному та/або міжнародному рівні, зокрема в одній або кількох сферах управління операціями, включаючи бюджет; фінансовий менеджмент і звітність; управління об'єктами; адміністрування. Обов’язкове знання програм Microsoft Office. Вимоги до мови. Вільне володіння англійською та українською мовами. Бажано. Досвід роботи в країні, що розвивається, та/або знання надзвичайних ситуацій. Досвід роботи в агентстві системи ООН, великій приватній чи державній компанії є перевагою. Досвід роботи в країні, що розвивається, та/або в гуманітарних/надзвичайних ситуаціях є перевагою. Досвід роботи з корпоративними ERP (Планування ресурсів підприємства) та IPSAS (Міжнародний державний сектор) Бухгалтерські стандарти) є дуже бажаним. Знання іншої офіційної мови ООН або місцевої мови вважається перевагою. Для кожної дитини ви демонструєте... Основні цінності ЮНІСЕФ: турбота, повага, чесність, довіра та підзвітність та стійкість (CRITAS) все, що ми робимо і як ми це робимо. Ознайомтеся з нашою Хартією цінностей: Цінності ЮНІСЕФ Компетенції ЮНІСЕФ, необхідні для цієї посади, є… Будує та підтримує партнерство Демонструє самосвідомість та етичне усвідомлення Прагнення досягти результатів для впливу Впроваджує інновації та приймає зміни Керує неоднозначністю та складністю Думає та діє стратегічно Працює разом з іншими Виховує, керує та керує людьми. Ознайомтеся з нашою системою компетенцій та її різними рівнями. ЮНІСЕФ тут, щоб служити найбільш знедоленим дітям у світі, і наша глобальна робоча сила має відображати різноманіття цих дітей. Сім’я ЮНІСЕФ прагне включати всіх, незалежно від їх расової/етнічної приналежності, віку, інвалідності, гендерної ідентичності, сексуальної орієнтації, релігії, національності, соціально-економічного походження чи будь-яких інших особистих характеристикcteristic.Ми пропонуємо широкий спектр заходів для залучення більш різноманітної робочої сили, таких як оплачувана відпустка по догляду за дитиною, відпустка для грудного вигодовування та розумне пристосування для людей з обмеженими можливостями. ЮНІСЕФ настійно заохочує використання гнучкої схеми роботи. ЮНІСЕФ не приймає на роботу кандидатів, які перебувають у шлюбі з дітьми (осіб до 18 років). ЮНІСЕФ дотримується політики нульової терпимості до поведінки, яка несумісна з цілями та завданнями Організації Об’єднаних Націй та ЮНІСЕФ, включаючи сексуальну експлуатацію та насильство, сексуальні домагання, зловживання владою та дискримінацію. ЮНІСЕФ прагне сприяти захисту та захисту всіх дітей. Усі відібрані кандидати пройдуть сувору перевірку рекомендацій і репутації та повинні будуть дотримуватися цих стандартів і принципів. Перевірка репутації включатиме підтвердження академічних свідоцтв та трудової історії. Від обраних кандидатів може знадобитися надати додаткову інформацію для проведення перевірки. Призначення ЮНІСЕФ вимагає медичного огляду.  Видача візи приймаючою країною місця служби необхідна для посад ІВ, і ЮНІСЕФ сприятиме цьому. Записи також можуть залежати від вимог щеплення (вакцинації), у тому числі проти SARS-CoV-2 (Covid). Якщо вас виберуть на посаду в ЮНІСЕФ, ви повинні пройти відповідне щеплення або отримати медичний висновок у відповідному департаменті ООН. В іншому випадку відбір буде скасовано. Зауваження. Відповідно до пункту 3 статті 101 Статуту Організації Об’єднаних Націй першочерговою мірою при наймі персоналу є необхідність забезпечення найвищих стандартів ефективності, компетентності та чесності. ЮНІСЕФ активна відданість різноманітності та інклюзії має вирішальне значення для досягнення найкращих результатів для дітей. На цю посаду заохочується подати заявку жінкам, які відповідають вимогам. Державні службовці, які розглядаються для працевлаштування в ЮНІСЕФ, зазвичай повинні подати у відставку зі своїх державних посад, перш ніж приступити до роботи в ЮНІСЕФ. ЮНІСЕФ залишає за собою право відкликати пропозицію про призначення без компенсації, якщо віза чи медичний довідок не отримано, або необхідні вимоги щодо щеплення не виконані протягом розумного періоду з будь-якої причини. ЮНІСЕФ не стягує комісію за обробку на будь-якому етапі процесів набору, відбору та найму (тобто етап подання заявки, етап співбесіди, етап перевірки або призначення та навчання). ЮНІСЕФ не запитуватиме інформацію про банківські рахунки претендентів. Усі вакансії ЮНІСЕФ оголошуються, і лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемось і перейдемо до наступного етапу процесу відбору. Внутрішній кандидат, який працює на рівні посади у відповідній функціональній сфері, або внутрішній/зовнішній кандидат у відповідній групі талантів може бути обраний, якщо він підходить для цієї посади, без оцінки інших кандидатів. Відповідні співробітники на постійній основі строкові, безперервні або постійні контракти, які застосовуються до посад IP TA у місці служби, позначеному як L2/L3, можуть мати можливість зберігати заставу та свої права на визначений термін, за умови схвалення їх керівникомfice. Умови тимчасового призначення відрізнятимуться залежно від статусу посади, а права на переміщення можуть бути обмежені згідно з відповідними правилами. Додаткову інформацію про роботу в ЮНІСЕФ можна знайти тут. Ця посада розташована у Львові, а обіймаючий посаду буде очікується робота на місці. Однак, залежно від умов безпеки та рекомендацій, йому/їй доведеться переїхати в межах України. Показати більше Показувати менше Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Тимчасова зайнятість Посадові обов’язки Розвиток бізнесу, Загальний бізнес і Бухгалтерський облік/Аудит Галузі Фінансові послуги і Некомерційні організації