Координатор з адміністративних, фінансових та людських ресурсів в Bibliotheques Sans Frontieres

ТЕЛЕФОН ЗА КОНСУЛЬТАЦІЄЮ  

Координатор з адміністративних, фінансових і людських ресурсів 
(Ukraine Response, Київ)  

БІБЛІОТЕКИ БЕЗ КОРДОНІВ / БІБЛІОТЕКИ БЕЗ МЕЖ  

 Про BSF  

Заснована у 2007 році французьким істориком Патріком Вейлем, Bibliotheques Sans Frontieres (Бібліотеки без кордонів) – це неурядова організація, яка розширює можливості вразливих верств населення шляхом обміну культурою, освітою та інформацією. Він реалізує інклюзивні та інноваційні проекти в 30+ країнах, що дозволяє людям, які постраждали від кризи та нестабільності, вчитися, мріяти та (пере)будувати своє життя. Завдяки своїм інноваційним інструментам, бібліотеці вмісту та досвіду медіації, BSF та його партнери вирішують основні виклики 21 століття, такі як освіта, культура, громадянство, розбудова громади, охорона здоров’я, працевлаштування чи підприємництво.   

Наша робота в Україні  

З 2022 року BSF працює в різних місцях по всій Україні, від публічних бібліотек до центрів переміщення. У партнерстві з місцевими та іншими міжнародними організаціями ми пропонуємо безпечні місця для вразливих дітей, де вони можуть брати участь у освітніх, культурних і розважальних заходах. BSF в Україні прагне розширити свою діяльність і побудувати місцеві партнерства, зосереджені на освіті, психічному здоров’ї та інформаційній підтримці за допомогою інноваційних інструментів та адаптованого контенту.  

Цілі місії  

Координатор з адміністративних, фінансових та кадрових питань підпорядковується безпосередньо представнику країни, тісно співпрацює з координатором програми, а також з фінансами, логістикою та кадрами відділів на рівні штаб-квартири.  

1. Адміністративна координація 

• Допомагає представнику країни та координатору програми підтримувати зв’язок із посадовими особами місцевої влади для забезпечення відповідності з місцевими нормативними актами та протоколами. 

• Діє як основний контакт для адміністративних справ і зовнішніх постачальників. 

• Забезпечує розробку та коригування офіційних документів і угод щодо програм, адміністрування, реєстрації в органах влади України та процедури донорів.  

2. Людські ресурсикерівництво 

• Забезпечує виконання трудового законодавства України.  

• Забезпечує дотримання кадрової політики BSF і сприяє її постійному вдосконаленню. 

• Централізує дані, пов’язані з управлінням персоналом, контролює відстеження контрактів і виплати заробітної плати, діє як зв’язок із зовнішніми бухгалтерами в обслуговуванні розрахунку заробітної плати та забезпеченні точного ведення обліку. 

• Забезпечує юридичний моніторинг питань, пов’язаних з персоналом. 

• Контролює наймання та адаптацію нових працівників. За потреби здійснює підбір та управління консультантами, новими наймами та/або простими підрядниками (водії тощо), які стосуються адміністративних, фінансових чи матеріально-технічних питань. 

• Уважно ставиться до питань, які порушують команди, і гарантує задовільні умови праці. 

3. Управління фінансами та бюджетом 

• Забезпечує відповідність наших бюджетів як внутрішнім процедурам, так і процедурам донорів адміністративні та фінансові правила та положення. 

• Створює стандартні операційні процедури, узгоджені з практиками штаб-квартири та сумісні з донорами. 

• Підтримує представника країни у визначенні фінансової стратегії для забезпечення фінансової стабільності BSF у регіоні. У тісній координації з координатором програми та представником країни завершує прогнозування бюджету для програм, операцій та адміністративних витрат. 

• Вчасно та точно відстежує бюджети та, коли/за потреби, розробляє фінансові звіти для фінансового відділу головного офісу та донорів проектів або партнерів 

• Обробляє наш місцевий банківський рахунок і керує платежами та готівкою на руках. 

• Керує переказами коштів і забезпечує безпеку коштів/готівки у співпраці з представником країни. 

• Контролює готівку в касі та банківські перекази зі штаб-квартири. 

• У координації з представником країни та координатором програми, за потреби розробляє нові бюджети для проектів. 

• Керує процесами оплати офісного обладнання, витратних матеріалів і послуг, забезпечуючи найкраще співвідношення ціни та якості та дотримання Політика закупівель BSF.  

• Готує та підтримує аудити в координації з адміністративними та ффінансовий відділ у головному офісі. 

 4. Відповідність та управління ризиками 

• Забезпечує відповідність діяльності BSF Ukraine місцеві закони та нормативні акти. 

• Зменшує адміністративні, фінансові та логістичні ризики, гарантуючи, що всі операції та дії виконуються в безпечному та безпечним способом, дотримуючись протоколів і вказівок організації з управління ризиками. 

• Переглядає/оновлює засоби внутрішнього контролю, політику та процедури для зменшення потенційних ризиків. 

Результати роботи  

• Підтримувати BSF у всіх адміністративних процедурах, пов’язаних з його реєстрацією та дотриманням українських законів і нормативних актів 

• Підтримка BSF Ukraine в її адміністративному переході, що дозволяє організації перейти від пропозицій контрактів на надання послуг до національних посад 

• Забезпечити відкриття нового офісу та Гостьових будинків у Києві  

Забезпечити фінансово-бюджетний подальше спостереження. Подайте будь-який необхідний фінансовий звіт/інформацію згідно з правилами донорів і графіком звітності. 

Вимоги  

• Ступінь магістра у відповідній галузі, такій як бізнес-адміністрування, фінанси, кадри або суміжні галузі. 

• Мінімум 6 років професійного досвіду з принаймні 3 роками адміністративної та фінансової роботи в координаторі рівень. 

• Попередній досвід роботи в НУО буде перевагою. 

• Строгий, організований і надійний, зі здатністю працювати незалежно та на випередження 

• Хороше управління стресом. 

• Міжособистісні та комунікативні навички 

• Чудові навички письма та Excel. 

• Чудове володіння Microsoft Office Suite. 

• Робоче володіння англійською мовою. 

• Вільне володіння українською мовою. 

Модальності 

• Статус: 3 місяці, сконтракт на обслуговування 

• Дата початку: Якнайшвидше  

• Місце: Київ, вул. Україна 

• Винагорода: Винагорода за це призначення буде встановлено за взаємною згодою сторін після фінансової пропозиції від кандидата. Цінова пропозиція не повинна перевищувати 9600 євро за контракт на обслуговування на 3 місяці. 

• Подорож: залежно від У зв’язку з ситуацією з безпекою ця консультація вимагатиме поїздок на об’єкти по всій Україні, щоб відвідати партнерів, оцінити їхні програми, провести тренінги та заходи з капіталізації та навчання.  

• Цей запит на консультацію відкритий лише для громадян України або тих, хто постійно проживає в країні.  

Контакт 

Заявка повинна містити технічну примітку з описом запропонованої методології, цінову пропозицію та резюме консультанта, який працюватиме над завдання (англійською). Будь ласка, надішліть свою заявку електронною поштою (тема: AFHR Coordinator Consultancy) на адресу:  

[email protected]   

< span style="font-weight: bold">До 2 січня 2025 р.   

Щоб дізнатися більше про BSF: https://www.bibliosansfrontieres.org/