Адміністративний помічник / Офіцер проекту, що фінансується ЄС «Інтеграція України в ЄС» в Central Project Management Agency

ТЕРМІН ПОДАЧІ ЗАЯВ | 31 січня 2025, 23:59 київський часСЕКТОРИ | Адміністрація ТИП МОЖЛИВОСТІ | Контракт на обслуговування на 12 місяців з можливістю продовження до кінця проекту БЮДЖЕТ ПЛАНУВАНИЙ | макс. 2 300 євро на місяць (контракт на обслуговування, включаючи всі відповідні податки та інші пов'язані витрати). Інші (неособисті) витрати, пов’язані з реалізацією проекту, покриватимуться додатково відповідно до правил та процедур проекту. ОЧІКУВАНА ДАТА ПОЧАТКУ | 1 кв. 2025 р. ОРГАНІЗАЦІЯ | Центральне агентство з управління проектами (CPVA), Литва МІСЦЕ СЛУЖБИ | Київ, Україна (Проектний офіс) КОНТАКТНА ПУНКТ | Керівник проекту CPVA пані Симона Петруліте [email protected] ОБОВ’ЯЗКИ ТА ОБОВ’ЯЗКИ АДМІНІСТРАТИВНОГО ПОМІЧНИКА/СПІВЦІВНИКА: Послуги включають послуги загальної підтримки для керівника групи (TL) та офісної команди щодо адміністративної допомоги, управління офісом, листування, ведення документації та Послуги з реєстрації, бухгалтерського обліку та письмового та усного перекладу надаються в тісній координації з TL, International та національні ключові експерти, команда CPVA, що включає наступне, але не обмежується: Загальна підтримка команди TL та офісу щодо адміністративної допомоги, управління офісом, листування, ведення документації та картотеки, бухгалтерського обліку та бухгалтерського обліку; Складання письмових матеріалів щодо проект українською/англійською мовами; Підтримка TL та команди офісу в організаційних, матеріально-технічних і технічних питаннях, особливо з організацією конференцій, тренінгів, семінарів, зустрічей, експертних місії та навчальні візити експертів та інше; Розвиток і підтримка тісних робочих контактів з українськими офіційними особами, залученими до Проекту, керівниками компонентів Проекту (міжнародними та національними), Проектною командою CPVA у Вільнюсі, візитними короткостроковими експертами (далі – STE); Допомога або організація контактів або зустрічей, відвідування зустрічей і складання проектів, розповсюдження протоколів; Допомога TL та команді офісу (якщо необхідно) у моніторингу та завдання звітності; Підтримка STE в організаційних і технічних питаннях, включаючи допомогу у вирішенні проблем, пов’язаних з проїздом, розміщенням та іншими пов’язаними питаннями; Внесок у соціальні медіа, присутність в Інтернеті та інші заходи видимості, якщо це необхідно та в координації з офіцером з комунікації та видимості / управління знаннями ;Заміщення перекладача-перекладача(ів): o Усний переклад під час зустрічей або інших усних розмов (помічник може підтримуватися професійним усним перекладом для спеціальних завдань) з української на англійську та навпаки навпаки; o Переклад документів проекту (юридичні документи, нормативні акти, навчальні матеріали, інформаційні матеріали, звіти та інші письмові матеріали) з української (на англійську та навпаки; o Вичитка документів, перекладених українською мовою; o Допомога TL і офісна команда та STE у зв'язку з мовними питаннями; Допомагати TL та офісній групі та перекладачам-перекладачам у визначенні, укладанні контрактів та моніторингу комерційних послуг письмового та усного перекладу. менеджер проекту CPVA та фінансовий спеціаліст (FO) з успішним адмініструванням та управлінням проектом: o Asпідтримувати фінансові витрати проектів; o Допомагати у вирішенні з українською владою будь-яких питань, пов’язаних із реалізацією проекту та функціонуванням команди проекту, напр. реєстрація проекту, подання звітності з ПДВ тощо; o Забезпечення дотримання процедур закупівлі CPVA при замовленні канцелярських товарів, послуг з організації заходів тощо; o Ведення фінансових записів та обробка рахунків-фактур разом із CPVA FO; o Збір претензій проекту для перевірок; o Відповідає за офіс, включаючи правила безпеки (наприклад, процедури протипожежної безпеки та інше); o Виконання будь-яких інших аспекти, які можуть відповідати посаді. АДМІНІСТРАТИВНИЙ ПОМІЧНИК/СПІВЦІЙНИЙ ПОВИНЕН МАТИ ТАКИЙ ПРОФІЛЬ: обов’язковий університетський ступінь (диплом). Мінімум 2 роки професійного досвіду надання адміністративної допомоги для реалізації та управління проектами. Досвід роботи на державній службі, в неурядових організаціях або в міжнародному середовищі буде вважатися значною перевагою (можна вимагати трудові договори або службові сертифікати). Англійська та українська (усна та письмова) є робочими мовами. Вільне володіння письмовою та усною англійською мовою є обов’язковим. Досвід перекладу/усного перекладу буде вважатися перевагою. Досвід роботи з адміністративними процедурами. Комп’ютерна грамотність, зокрема просунуті навички роботи з MS Office, MS Excel та PowerPoint. Готовність працювати досить незалежно, а також бути частиною команди, бути ініціативним і гнучким. Проактивний, гнучкий і детально орієнтований підхід до виконання завдань і підхід, орієнтований на обслуговування, до підтримки операцій на місцях. Хороші навички співпраці та спілкування та здатність будувати хороші робочі стосунки з людьми з різним культурним середовищем. ПРОЦЕДУРА ПОДАЧІ ЗАЯВКИ: будь ласка, надішліть своє резюме на електронну адресу [email protected] із зазначенням назви посади «Адміністративний помічник_UA2EU» до 31 січня 2025 року, 23:59 за київським часом. Повідомляємо, що для участі в подальших етапах закупівлі, запланованих на січень-лютий 2025 року, буде зв’язано лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку. ОПИС ПРОГРАМИ/ДІЇ: загальна мета програми ЄС «Інтеграційний механізм ЄС для України» (далі — UA2EU або Дія) ) полягає в підтримці поступового приведення України до acquis ЄС та її загальних зусиль щодо інтеграції в ЄС з перспективою на майбутнє Членство в ЄС. Ця допомога ЄС спрямована на створення сильних та ефективних державних механізмів для управління процесом вступу України до ЄС та впровадження відповідних реформ. Механізм слідкуватиме за потребами основних зацікавлених сторін, що виникають та змінюватимуться, і створюватиме солідний інституційний потенціал для виконання критеріїв приєднання. Проект забезпечить підтримку: i) Посилення спроможності ключових акторів і зацікавлених сторін в Україні щодо загального управління, координації та моніторингу процесів вступу до ЄС і відповідного порядку денного реформ; ii) Збільшення доступності юридичної експертизи, необхідної для ефективного наближення українського законодавства закону до acquis ЄС; iii) Покращення загального інституційного, процедурного та методологічного потенціалу компетентних установ у перекладі acquis ЄС; iv) Підвищення обізнаності українського суспільства та ключових зацікавлених сторінінші групи щодо процесу вступу до ЄС і відповідної програми реформ. Дія буде впроваджуватися в непрямому управлінні за допомогою Агентства держав-членів ЄС. Центральне агентство з управління проектами (CPVA) очолюватиме Дію, забезпечуючи узгодженість і сталість усіх заходів проекту, а також як нагляд за виконанням трьох компонентів. Загальний бюджет, виділений на період реалізації Проекту, становить 14 млн. євро, із внесками співфінансування у розмірі 1 млн. євро від Литовської Республіки та 3 млн. євро від Республіки Данія. Цим фінансуванням керуватиме CPVA протягом періоду з 1 січня 2025 року до 31 грудня 2027 року. Адміністративний помічник/посадовець працюватиме в тісній співпраці з командою проекту CPVA, включаючи керівників проекту та фінансових спеціалістів, а також з групою дій, складається з керівника групи, заступника керівника групи, міжнародних і національних ключових експертів, пулу короткострокових і середньострокові експерти та вбудовані експерти в рамках ключових установ-бенефіціарів. Персонал проектного офісу працюватиме з Києва, Україна. Про ОРГАНІЗАЦІЮ: CPVA має понад 20 років досвіду в управлінні проектами, і ми працюємо над тим, щоб державні інвестиції були вигідними та управлялися відповідально. Ми адмініструємо проекти та програми та впроваджуємо політику міжнародного розвитку. Ми також надаємо державним і муніципальним органам і установам методологічну підтримку з питань державного інвестування та консультуємо з питань, пов’язаних з проектами державно-приватного партнерства. РІЗНОМАНІТНІСТЬ ТА РІВНІ МОЖЛИВОСТІ: CPVA приймає різноманітність і поважає права людини в усіх сферах своєї діяльності. Будь-яка дискримінація, включно з ознаками статі, релігії, сексуальної орієнтації, етнічної або культурної приналежності, не допускається. Персонал повинен поважати рівні права людей і прагнути створити атмосферу, в якій відмінності людей приймаються та цінуються. ЗАХИСТ ДАНИХ: відповідаючи на цей Вираз інтересу, ви даєте згоду на обробку ваших персональних даних. Зверніть увагу, що ваші дані зберігатимуться на центральному сервері CPVA. Щоб отримати додаткову інформацію, відвідайте веб-сайт: https://www.cpva.lt/en/protection-of-personal-data/558. Уся отримана інформація зберігатиметься на наших захищених серверах, які не доступні для третіх осіб із загальнодоступного веб-сайту. Метою обробки наданих вами даних є управління кожним виявленим інтересом з огляду на можливий попередній відбір у CPVA. Законність обробки ґрунтується на Регламенті (ЄС) 2018/1725 Європейського Парламенту та Ради від 23 жовтня 2018 року про захист фізичних осіб щодо обробки персональних даних установами, органами, офісами та установами Союзу. агенцій і вільного переміщення таких даних. Показати більше Показувати менше Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий деньПосадові обов’язки Адміністрація Галузі Некомерційні організації