Фахівець/-чиня з адміністрування та кадрів (ADMIN/HR OFFICER) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Responsibilities

1.Administration

• Prepare administrative documents such as internal memos and letters upon request.
• Ensure that administrative procedures are implemented according to organisation guidelines;
• In charge of Premises contract management and follow up.

2.Filing:

• Maintain all administration files in the country office, including personal folders for every staff member
• Ensure that no-one has access to personal folders, except upon specific request from Manager.

3.Recruitment:

1. Managing recruiting process for new staff positions;
2. Prepare vacancy announcements for recruitment of national staff for the area and circulate through relevant channels;
3. For recruitment, set up short listing and interview panel, to be approved by Coordination.
4. Check references of candidates upon request of Coordination
5. Inform candidates about result of interviews and follow up hiring of successful candidates.
6. Prepare employment contracts for new staff 
7. Ensure that all staff, including those newly recruited, is in the possession of and aware about Acted guidelines and procedures.

4.Staff Follow-Up

1. Make sure all HR procedures are implemented according to Acted guidelines and standards;
2. Ensure that attendance sheets, leave request forms and other required forms are maintained in the area office;
3. Collect attendance sheets, leave request forms and other required forms from the sub offices on a monthly basis;
4. Maintain vacation and sick leave follow-up table for all area staff;
5. Ensure correct filing in/updating of information on all area staff into the salary file and be responsible for the timely follow-up of missing information to ensure the payment of salaries and the reimbursement of expenses can be actioned on time each month;
6. Data entry from the area employee attendance sheets into payroll;
7. Regular updating and actualisation of data of employees of the area in the payrolls;
8. Monitor and approve the list of employees for all areas staff who are to be granted a commitment grade next month and prepare the relevant Memo on a monthly basis;
9. Make sure that records in employment books are properly kept at the request of the employees;
10. Manage timely areas’ staff acts transferring to the Capital Finance Department on a monthна вільній основі;
11. Підготовка змін до контракту на вимогу координації;
12. Забезпечення регулярного оцінювання персоналу відповідно до чинної політики;
13. Готування щомісячних звітів з персоналу згідно з чинною політикою.

5. Керування архівами

1. Надання підтримки адміністратору архіву/помічнику з персоналу в контексті процес сканування та архівування;
2. Брати участь у тренінгах/нарадах щодо роботи з архівною платформою, які проводить відділ T&C;
3. Інформувати про будь-які зміни або вимоги щодо процесу архівування, запропоновані T&C Відділ до старшого адміністратора/менеджера з персоналу;
4. взаємодіяти з архівною компанією щодо адміністративних функцій і відповідно до вимог старшого адміністратора/управління персоналом Менеджер.

6. Захист особистих, конфіденційних і конфіденційних даних:

• Переконайтеся, що лише уповноважені особи мають доступ до папок кадрового персоналу та зберігайте вміст цих папок у конфіденційний спосіб у будь-який час;< /li>
• Дотримуйтеся Політики захисту даних Acted у всіх аспектах повсякденної роботи спеціаліста з кадрів і вимагайте, щоб інші члени команди також керували всіма особистими даними – як внутрішніми, так і зовнішніми – відповідно до Політика Acted (включно із застосуванням захисту паролем до файлів, що містять особисті дані).

7. Юридичні питання

• Забезпечення відповідності кадрової політики, правил внутрішнього персоналу, інструментів і процедур правовій базі;
• Організація підготовки наказів, посадових інструкцій та інших шаблонів та документи відповідно до вимог законодавства України.

8. Звітування та підтримка щодо інших видів діяльності з управління персоналом:

• Готуйте щомісячні звіти з питань управління персоналом, використовуючи стандартні шаблони Acted і згідно з політикою Acted.
• На запит лінійного керівника, підтримка в управлінні скаргами чи іншими скаргами персоналу, завжди діючи з повагою та конфіденційністю.
• Готувати адміністративні документи для допоміжного персоналу в польових місіях.
• Виконувати інші обов’язки як на запит лінійного керівника. 

Досвід і навички:

• Відповідний ступінь та 2+ роки професійного досвіду роботи в кадровій сфері в Україні (включаючи хорошу розуміння українського трудового законодавства).
• Університетська освіта з управління персоналом буде вважатися перевагою.
• Принаймні 1 рік досвіду роботи в гуманітарній сфері та/або секторі розвитку (суттєво бажано).
• Вміння працювати самостійно та проявляти ініціативу в розробці та виконанні завдань, орієнтованих на добробут та розвиток персоналу;
• Вміння працювати в Microsoft Excel, Word та Outlook.
• Вільне володіння українською та потрібне робоче знання розмовної та письмової англійської мови (і буде оцінено під час співбесіди).
• Мотивація працювати як частина командної роботи в мультикультурному середовищі, що вимагає гнучкості та здатності працювати напружено терміни.

Виконання інших пов’язаних обов’язків за потреби.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”