Адміністратор / помічник з кадрів в SOLETERRE STRATEGIE DI PACE

АДМІНІСТРАТОР/ПОМІЧНИК HR

Обов'язки станція: Місто Київ

Тип Контракт: FOP

Звітність до:  Фінансового директора

Контролює: Н/З

Функції:
Адміністратор/помічник з персоналу відповідає за щоденну підтримку адміністративних/фінансових завдань Soleterre. Крім того, він/вона відповідає за належний архів та платежі київського офісу. У цьому контексті він/вона виплати здійснюються вчасно, проектні документи архівуються належним чином, відповідно до процедур Організації та вказівок фінансового офіцера. Крім того, він/вона несе відповідальність за реалізацію політики та процедур відділу кадрів, а також правильне адміністративне управління всім персоналом, що працює в місії Soleterre Kyiv відповідно до організаційних процедур, забезпечуючи дотримання внутрішніх правил і правил донора. Очікується, що він/вона буде чесним і прозорим, а також зберігатиме необхідний рівень конфіденційності інформації, отриманої під час роботи.

Обов'язки Фінансовий відділ:

• Підтримувати фінансового спеціаліста в підготовці правильної фінансової звітності відповідно до вимог донорів, національного законодавства та робочого плану програми.
• Забезпечити точність фінансових документів.
• Підготовка та архівація платежів і доставка їх фінансовому спеціалісту.
• Перевірте список витрат відповідно до описів BL.
• Організуйте та керуйте адміністративними файлами; збирати та контролювати фінансову документацію (тобто документація, що надходить із відділу логістики, є повною, додаються додаткові документи з програмного відділу) та архівувати її.
• Підтримувати оновлений архів (онлайн і у файлах досьє) контрактів з різними постачальниками та юридичні особи.
• Щоденно реєструйте витрати в системі звітності Soleterre.
• Проводьте регулярні перевірки фінансових документів партнерів разом із програмною командою.
• Допомога в управлінні та звірці грошових потоків (готівкових і банківських) і створенні щомісячних звітів.
• Підтримка фінансового офіцера в підготовці до внутрішнього та зовнішнього аудиту.
• Сприяти визначенню та оновленню адміністративних процедур у відповідно до національних нормативних актів, донорів і внутрішніх процедур Soleterre.
•  

Обов'язки відділу кадрів:

• Відповідно до політики найму, проведіть процес набору на призначені вакансії та відберіть кандидатів, які відповідають зазначеним критеріям на посаду, у тісній координації з менеджерами з найму.
• Переконайтеся, що процес найму належним чином відстежується, документується та архівується.
• Проводьте нарадні/вступні зустрічі на теми HR із новими співробітниками, які приєднуються до Soleterre протягом першого тижня, якщо інше не домовлено. Переконайтеся, що весь персонал пройшов усі обов’язкові інструктажі (наприклад, безпека, CP/PSEA).
• Переконайтеся, що всі нові члени вчасно підписують свої контракти, призначають електронну адресу, отримують ідентифікаційний бейдж та ІТ-обладнання, якщо це необхідно.
• Введіть/оновіть дані вна регулярній основі до бази даних кадрів (Drive та досьє персоналу персоналу).
• Допомагайте лінійним керівникам гарантувати, що весь персонал має щорічний план відпусток, який постійно оновлюється. Відстежуйте та затверджуйте запити на відпустку та діліться балансом відпустки з персоналом/лінійними керівниками щокварталу. Переконайтеся, що система відстеження відпусток регулярно оновлюється.
• Зберіть підписи на місячних платіжних відомостях і переконайтеся, що співробітники отримають їх копії.
• Підтримка лінійних керівників у управлінні продуктивністю, впровадження системи оцінки ефективності персоналу, відстеження та перегляд форми оцінки ефективності та перевірка процесу (форми підписані та правильно заповнені).
• За запитом він/вона може бути присутнім на нараді з оцінки ефективності, щоб сприяти обговоренню та переконатися, що цілі досягнуті.
• Переконайтеся, що співробітники правильно та вчасно отримують і підписують свої контракти, виконують формальності щодо внесення змін/продовження/непродовження та розірвання контракту для працівників відповідно до внутрішніх правил.
• Відстежуйте статус контракту персоналу в зоні відповідальності та інформуйте про це лінійних керівників.
• Переконайтеся, що персонал, який звільняється, завершив/пройшов процедури оформлення.
• У координації з командою програми переконайтеся, що оновлено і регулярно повідомляйте організаційну схему місцевій команді.
• Підтримка в перекладі документів/комунікацій на місцеву мову, якщо це необхідно.
• Здійснюйте регулярні візити на місця для підтримки/зустрічі з персоналом.

Вимоги:

• Університетський ступінь з управління бізнесом/адміністрування або будь-який відповідний ступінь
• Мінімум 1 рік відповідної професійної eдосвід роботи в кадровій сфері та досвід роботи в міжнародній організації. Додатковий відповідний досвід може замінити згадані вище ступені. 
• Знання інструментів звітності та системи подвійного запису. 
• Відмінні навички роботи з програмним забезпеченням у MS Excel.
• Знайомство із заг. принципи бухгалтерського обліку, адміністрування грантів і процеси закупівель.
• Здатність працювати як індивідуально, так і в складі команди та створювати підтримуючі робочі відносини між усіма проектними командами.
• Висока конфіденційність, повага, чесність і недискримінаційне ставлення
• Дотримання цінностей Soleterre. 

Мова: Добре знання англійської (обов'язково) та української