Заступник фінансового координатора в HEKS / EPER Ukraine

HEKS/EPER Ukraine — міжнародна громадська організація, яка реалізує гуманітарні проекти та проекти розвитку в Україні. Наразі ми шукаємо кваліфікованого кандидата на посаду  заступника фінансового координатора, який буде проживати в Києві.

Заступник фінансового координатора відповідатиме за загальне фінансове управління, забезпечення правильної розробки бюджету, моніторингу та відповідності, а також за підготовку високоякісних фінансових звітів як для керівництва, так і для донорів. Посада відіграє ключову роль у стратегічному фінансовому плануванні, захисті організаційних ресурсів і підтримці програмних команд фінансовими знаннями.

Завдання та обов’язки:

Управління фінансами:

• Контроль за щоденними фінансовими операціями, включаючи платежі, звірки та бухгалтерський облік.
• Забезпечення відповідності фінансовій політиці організації, вимогам донорів і статутним зобов’язанням.
• Керування грошовими потоками та ліквідністю для підтримки реалізації програми.
• Підтримувати точні та Фінансові записи, готові до аудиту
• Відстежуйте фінансову ефективність у порівнянні із затвердженими бюджетами та основними етапами, розробляючи та підтримуючи системи та інструменти для відстеження фінансової ефективності, включаючи бюджети, витрати та досягнуті етапи.
• Регулярно відстежуйте фактичні витрати у порівнянні із затвердженими бюджетами, порівнюючи відхилення та визначаючи потенційні розбіжності або сфери, що викликають занепокоєння, і повідомляйте про це фінансовому координатору та керівникам програм. Керуйте менеджерами проектів щодо моніторингу та прогнозування витрат.

Бюджетна пропозиція та партнерство:

• Підтримуйте підготовку нових грантових бюджетів та/або перегляд існуючих грантових бюджетів для програми країни під керівництвом фінансового координатора та тісно співпрацюючи з програмним персоналом.
• Візьміть на себе відповідальність за координацію та керівництво співробітниками, залученими до процесу розробки бюджетної пропозиції, забезпечуючи узгодженість з організаційними цілями та вимогами донорів.
• Забезпечити дотримання вимог донорів та організацій. Будьте в курсі конкретних вимог і правил, встановлених донорами та організацією щодо складання бюджету та фінансової звітності.
• Переглядайте та тлумачіть донорські угоди, контракти та вказівки, щоб зрозуміти фінансові вимоги та обмеження, застосовні до кожного проекту, і повідомляйте про це фінансовому та програмному персоналу.
• Зв’язуйтеся з партнерами під час розробки бюджету та координуйте роботу з партнерами для перегляду їхніх бюджетів, врахування коментарів донора та штаб-квартири та забезпечення послідовності формати та процедури звітності.
• Надання підтримки в управлінні та відстеженні бюджету всіх партнеріві результати фінансової звітності, інформуйте координаторів програм про будь-які потенційні проблеми з витратами та фінансовою звітністю

Управління нагородами:

• Моніторинг ключових показників і проектних витрат для нагород. Переглядайте фінансові звіти та документацію, пов’язану з наданими грантами або контрактами, перевіряючи відповідність вимогам донорів, організаційній політиці та нормативним стандартам.
• Готуйте фінансові звіти донорів відповідно до вказівок і нормативних актів донорів, забезпечуючи точність розподілу витрат, супровідної документації та дотримання графіків виставлення рахунків.
• Допомога у фінансових питаннях конкретної програми аудити.

Фінансова звітність

• Готуйте фінансові звіти та позначайте будь-яку відповідність у фінансовій звітності та вирішуйте їх за консультацією з фінансовим менеджером.
• Зв’яжіться з персоналом Фінансового партнерства щодо будь-якої фінансової звітності або запиту на оплату, якщо це необхідно.
• Laisse оновить звітний календар разом із командою Grants і поширить його в межах фінансовий відділ.
• Бути координатором для підготовки та подання фінансової звітності донорам.
• Переконайтеся, що фінансові звіти є точними, коди проектів оновлені в Системі та подані вчасно відповідно до правил і норм донорів.

Інше

• Забезпечення дотримання правил донорів щодо всіх аспектів операцій.
• Аудит донорських проектів підтримки та моніторинг донорських проектів.

Вимоги та навички:

• Ступінь бакалавра в галузі фінансів, бухгалтерського обліку, аудиту, бізнес-адміністрування або споріднена галузь (бажано магістра)
• Принаймні 7 років відповідного досвіду в сфері аудиту, фінансового менеджменту
• Досвід роботи з неурядовими організаціями та партнерствами, які фінансуються донорами
• Досконале знання нормативних актів донорів (наприклад, USAID, ECHO, агентства ООН)
• Досвід оцінки ризиків і систем внутрішнього контролю
• Відмінне написання звітів, аналітика та комунікація навички
• Вільні навички навчання/фасилітації для персоналу та партнерів

• Вільне володіння українською та англійською мовами на рівні B2/C1.

• Розширені навички Microsoft excel 
• Знання Microsoft Business Central є перевагою

• Відсутність поточної політичної приналежності чи посади державного службовця/уряду.

• Відданість цінностям HEKS/EPER, гуманітарним принципам, захищеності та етичним стандартам.

Захист і захист дітей

HEKS/EPER надає пріоритет безпеці та благополуччю дітей і вразливих осіб. Усі кандидати проходять перевірку репутації та рекомендацій, щоб забезпечити повну відповідність стандартам безпеки. Організаціяtion сприяє інклюзивному, різноманітному та шанобливому робочому середовищу для всіх співробітників.

HEKS/EPER пропонує : офіційне працевлаштування, гідна заробітна плата, обладнане робоче місце, медичне страхування та ін.

Резюме подавати тільки англійською мовою.

Усі співбесіди на цю посаду будуть проводитися англійською мовою.