Zastępca Koordynatora Finansowego w HEKS / EPER Ukraine

HEKS/EPER Ukraina to międzynarodowa organizacja pozarządowa realizująca projekty humanitarne i rozwojowe na Ukrainie. Obecnie poszukujemy wykwalifikowanego kandydata na stanowisko Zastępcy Koordynatora Finansowego, z siedzibą w Kijów.

Zastępca Koordynatora Finansowego będzie odpowiedzialny za ogólne zarządzanie finansami, zapewnienie należytego opracowania budżetu, jego monitorowanie i zgodność, a także tworzenie wysokiej jakości raportów finansowych zarówno dla kierownictwa, jak i darczyńców. Stanowisko odgrywa kluczową rolę w strategicznym planowaniu finansowym, zabezpieczeniu zasobów organizacyjnych i wspieraniu zespołów programowych swoimi spostrzeżeniami finansowymi.

Zadania i obowiązki:

Finanse Zarządzanie:

• Nadzoruj codzienne operacje finansowe, w tym płatności, rozliczenia i księgowość.
• Zapewnij zgodność z polityką finansową organizacji, wymaganiami darczyńców i zobowiązaniami ustawowymi.
• Zarządzaj przepływami pieniężnymi i płynnością, aby wspierać realizację programu.
• Prowadź dokładną i gotową do audytu dokumentację finansową
• Śledź wyniki finansowe w odniesieniu do zatwierdzonych budżetów i kamieni milowych poprzez opracowywanie i utrzymywanie systemów i narzędzi do śledzenia wyników finansowych, w tym budżetów, wydatki i osiągnięte kamienie milowe.
• Regularnie monitoruj rzeczywiste wydatki w porównaniu z zatwierdzonymi budżetami, porównując rozbieżności i identyfikując potencjalne rozbieżności lub obszary budzące wątpliwości oraz dzieląc się informacjami z Koordynatorem Finansowym i kierownikami programów. Wspieraj menedżerów projektów w monitorowaniu i prognozowaniu wydatków.

Propozycja budżetu i partnerstwo:

• Wspieraj przygotowania nowych budżetów dotacji i/lub rewizję istniejących budżetów dotacji dla programu krajowego pod kierunkiem Koordynatora finansowego i blisko współpracując z personelem programu.
• Przejmij odpowiedzialność za koordynację i kierowanie pracownikami zaangażowanymi w proces opracowywania propozycji budżetu, zapewniając zgodność z celami organizacji i darczyńców wymagania.
• Zapewnij zgodność z wymaganiami darczyńców i organizacji. Bądź na bieżąco z konkretnymi wymaganiami i przepisami określonymi przez darczyńców i organizację w zakresie budżetowania i sprawozdawczości finansowej.
• Przeglądaj i interpretuj umowy, kontrakty i wytyczne z darczyńcami, aby zrozumieć wymagania finansowe i ograniczenia mające zastosowanie do każdego projektu i dziel się nimi z personelem ds. finansów i programu.
• Współpracuj z partnerami podczas opracowywania budżetu i koordynuj z partnerami w celu przeglądu ich budżetów, uwzględniaj uwagi darczyńcy i centrali oraz zapewniaj spójność formatów i procedur raportowania.
• Zapewnij wsparcie w zarządzaniu i procedurach śledzenie całego budżetu partnerai wyniki sprawozdawczości finansowej, informuj Koordynatorów Programu o wszelkich potencjalnych problemach z wydatkami i raportowaniem finansowym.

Zarządzanie nagrodami:

• Monitoruj kluczowe wskaźniki i wydatki projektu na potrzeby nagród. Przeglądanie raportów finansowych i dokumentacji związanej z przyznanymi dotacjami lub kontraktami, weryfikując zgodność z wymogami darczyńców, polityką organizacyjną i standardami regulacyjnymi.
• Przygotuj raporty finansowe darczyńców zgodnie z wytycznymi i przepisami darczyńców, zapewniając dokładność w rozbiciu kosztów, dokumentację uzupełniającą i dotrzymanie terminów fakturowania.
• Pomoc w audytach finansowych specyficznych dla programu.

Sprawozdawczość finansowa

• Przygotuj raporty finansowe i zaznaczaj wszelkie zgodności w raportach finansowych i rozwiązuj je po konsultacji z Menedżerem Finansowym.
• Współpracuj z personelem Finance Partnerships w sprawie wszelkich raportów finansowych związanych z subdotacjami lub wniosków o płatność, jeśli to konieczne.
• Laisse zaktualizuje kalendarz raportowania wraz z zespołem ds. grantów i przekaże go w dziale finansowym.
• Bądź centralnym punktem przygotowywania raportów finansowych i ich przekazywania darczyńcom.
• Upewnij się, że raporty finansowe są dokładne, a kody projektów są aktualne w Systemu i przesłane terminowo zgodnie z zasadami i przepisami darczyńców.

Inne

• Zapewnianie przestrzegania przepisów darczyńców we wszystkich aspektach operacji.
• Wspieranie audytów darczyńców i monitorowanie projektów darczyńców.

Wymagania i umiejętności:

• Licencjat w dziedzinie finansów, rachunkowości, audytu, administracji biznesowej lub pokrewnej (preferowany magister)
• Co najmniej 7 lat odpowiedniego doświadczenia w audycie, zarządzaniu finansami
• Doświadczenie w pracy z organizacjami pozarządowymi i partnerstwami finansowanymi przez darczyńców
• Dogłębna wiedza na temat regulacje dotyczące darczyńców (np. USAID, ECHO, agencje ONZ)
• Doświadczenie w zakresie oceny ryzyka i ram kontroli wewnętrznej
• Doskonałe umiejętności pisania raportów, umiejętności analityczne i komunikacyjne
• Doskonałe umiejętności szkoleniowe/facylitacyjne dla personelu i partnerów

• Płynna znajomość języka ukraińskiego i angielskiego na poziomie B2/C1 poziom.

• Zaawansowana znajomość programu Microsoft Excel
• Znajomość Microsoft Business Central będzie atutem.

• Brak aktualnych powiązań politycznych ani stanowiska urzędnika państwowego/rządowego.

• Zaangażowanie zgodnie z wartościami HEKS/EPER, zasadami humanitarnymi, ochroną i standardami etycznymi.

Ochrona i ochrona dzieci

HEKS/EPER priorytetowo traktuje bezpieczeństwo i dobro dzieci i osób bezbronnych. Wszyscy kandydaci przechodzą weryfikację przeszłości i referencji, aby zapewnić pełną zgodność ze standardami ochronnymi. Organizacjawspiera integracyjne, różnorodne i pełne szacunku środowisko pracy dla wszystkich pracowników.

Oferty HEKS/EPER : oficjalne zatrudnienie, konkurencyjne i godziwe wynagrodzenie, pakiet socjalny zgodny z Kodeksem pracy, wyposażone stanowisko pracy, ubezpieczenie medyczne itp.

CV należy składać wyłącznie w języku angielskim.

Wszystko rozmowy kwalifikacyjne na to stanowisko będą prowadzone w języku angielskim.