Stellvertretender Finanzkoordinator in HEKS / EPER Ukraine

HEKS/EPER Ukraine ist eine internationale Nichtregierungsorganisation, die humanitäre und Entwicklungsprojekte in der Ukraine umsetzt. Wir sind derzeit auf der Suche nach einem qualifizierten Kandidaten für die Position des „Stellvertretenden Finanzkoordinators“ mit Sitz in Kiew.

Der stellvertretende Finanzkoordinator ist für das gesamte Finanzmanagement verantwortlich, sorgt für eine solide Haushaltsentwicklung, Überwachung und Einhaltung und erstellt hochwertige Finanzberichte sowohl für das Management als auch für die Spender. Die Position spielt eine Schlüsselrolle bei der strategischen Finanzplanung, dem Schutz organisatorischer Ressourcen und der Unterstützung von Programmteams mit finanziellen Erkenntnissen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Finanzen Management:

• Überwachen Sie die täglichen Finanzvorgänge, einschließlich Zahlungen, Abstimmungen und Buchhaltung.
• Stellen Sie die Einhaltung der Finanzrichtlinien der Organisation, der Spenderanforderungen und der gesetzlichen Verpflichtungen sicher.
• Verwalten Sie den Cashflow und die Liquidität, um die Programmumsetzung zu unterstützen.
• Führen Sie genaue und revisionssichere Finanzunterlagen.
• Verfolgen Sie die finanzielle Leistung anhand genehmigter Budgets und Meilensteine, indem Sie Systeme und Tools zur Verfolgung der finanziellen Leistung, einschließlich Budgets, Ausgaben usw., entwickeln und pflegen Erreichte Meilensteine.
• Überwachen Sie die tatsächlichen Ausgaben regelmäßig im Vergleich zu genehmigten Budgets, vergleichen Sie Abweichungen und identifizieren Sie potenzielle Unstimmigkeiten oder Problembereiche und teilen Sie diese mit dem Finanzkoordinator und den Programmmanagern. Leiten Sie Projektmanager bei der Ausgabenüberwachung und -prognose an.

Budgetvorschlag und Partnerschaft:

• Unterstützen Sie die Vorbereitungen neuer Zuschussbudgets und/oder die Überarbeitung bestehender Zuschussbudgets für das Landesprogramm unter der Leitung des Finanzkoordinators und in enger Zusammenarbeit mit den Programmmitarbeitern.
• Übernehmen Sie die Verantwortung für die Koordinierung und Anleitung der am Budgetentwicklungsvorschlagsprozess beteiligten Mitarbeiter und stellen Sie die Übereinstimmung mit den Zielen der Organisation und dem Spender sicher Anforderungen.
• Stellen Sie die Einhaltung der Spender- und Organisationsanforderungen sicher. Bleiben Sie über die spezifischen Anforderungen und Vorschriften informiert, die von Spendern und der Organisation in Bezug auf Budgetierung und Finanzberichterstattung festgelegt werden.
• Überprüfen und interpretieren Sie Spendervereinbarungen, Verträge und Richtlinien, um die für jedes Projekt geltenden finanziellen Anforderungen und Einschränkungen zu verstehen, und teilen Sie sie mit den Finanz- und Programmmitarbeitern.
• Kontaktieren Sie während der Budgetentwicklung mit Partnern und koordinieren Sie sich mit den Partnern, um ihre Budgets zu überprüfen, auf die Kommentare des Spenders und der Zentrale einzugehen und sicherzustellen, dass die Berichtsformate und -verfahren konsistent sind.
• Unterstützung bei der Verwaltung bieten und Verfolgung des gesamten PartnerbudgetsInformieren Sie die Programmkoordinatoren im Hinblick auf Dienstleistungen und Finanzberichterstattung über mögliche Probleme mit Ausgaben und Finanzberichterstattung.

Vergabeverwaltung:

• Überwachen Sie Schlüsselindikatoren und Projektausgaben für Auszeichnungen. Überprüfen Sie Finanzberichte und Dokumentation im Zusammenhang mit gewährten Zuschüssen oder Verträgen und überprüfen Sie die Einhaltung von Spenderanforderungen, Organisationsrichtlinien und behördlichen Standards.
• Erstellen Sie Finanzberichte von Spendern in Übereinstimmung mit den Richtlinien und Vorschriften der Spender, stellen Sie die Genauigkeit der Kostenaufschlüsselung, der unterstützenden Dokumentation und die Einhaltung von Rechnungsfristen sicher.
• Unterstützung bei programmspezifischen Finanzprüfungen.

Finanzberichte

• Erstellen Sie Finanzberichte und kennzeichnen Sie etwaige Verstöße in der Finanzberichterstattung und beheben Sie sie mit Rücksprache mit dem Finanzmanager.
• Kontaktieren Sie bei Bedarf die Mitarbeiter von Finance Partnerships bezüglich aller Finanzberichte zu Untervergaben oder Zahlungsanfragen.
• Laisse aktualisiert den Berichtskalender mit dem Grants-Team und leitet ihn innerhalb der Finanzabteilung weiter.
• Seien Sie die zentrale Anlaufstelle für die Vorbereitung der Finanzberichterstattung und die Übermittlung an Spender.
• Stellen Sie sicher, dass die Finanzberichte korrekt sind, die Projektcodes im System auf dem neuesten Stand sind und Pünktlich im Einklang mit den Regeln und Vorschriften des Spenders eingereicht.

Sonstiges

• Sicherstellen, dass die Spendervorschriften in allen Aspekten der Operationen eingehalten werden.
• Unterstützen Sie Projekt-Spender-Audits und -Überwachung von Spenderprojekten.

Anforderungen und Fähigkeiten:

• Bachelor-Abschluss in Finanzen, Rechnungswesen, Wirtschaftsprüfung, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich (Master bevorzugt)
• Mindestens 7 Jahre relevante Erfahrung in der Wirtschaftsprüfung und dem Finanzmanagement
• Erfahrung in der Arbeit mit von Spendern finanzierten NGOs und Partnerschaften
• Gute Kenntnisse der Gebervorschriften (z. B. USAID, ECHO, UN Agenturen)
• Erfahrung in der Risikobewertung und in internen Kontrollsystemen
• Ausgezeichnete Berichtserstellungs-, Analyse- und Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgeprägte Schulungs-/Moderationsfähigkeiten für Mitarbeiter und Partner

• Fließendes Ukrainisch und Englisch auf B2/C1-Niveau.

• Fortgeschrittene Microsoft Excel Fähigkeiten 
• Kenntnisse von Microsoft Business Central sind von Vorteil

• Keine aktuelle politische Zugehörigkeit oder Beamten-/Regierungsposition.

• Bekenntnis zu HEKS/EPER-Werten, humanitären Grundsätzen, Schutz und Ethik Standards.

Sicherheit und Kinderschutz

HEKS/EPER legt großen Wert auf die Sicherheit und das Wohlergehen von Kindern und schutzbedürftigen Personen. Alle Kandidaten werden Hintergrund- und Referenzprüfungen unterzogen, um die vollständige Einhaltung der Sicherheitsstandards sicherzustellen. Die Organisationtion fördert ein integratives, vielfältiges und respektvolles Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter.

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